Project Coordinator

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Overview

The Project Coordinator supports construction projects from preconstruction through closeout by coordinating bidding activities, project documentation, procurement, billing, compliance requirements, and operational support for project teams. This role requires a highly organized professional who can manage multiple priorities, collaborate with cross-functional stakeholders, and ensure projects remain on schedule, compliant, and properly documented throughout the project lifecycle.

Le ou la coordonnateur(trice) de projets soutient l’exécution des projets de construction, de la phase de pré construction jusqu’à la clôture des projets, en coordonnant les activités d’appel d’offres, la gestion de la documentation de projet, les approvisionnements, la facturation, les exigences de conformité ainsi que le soutien opérationnel aux équipes de projet. Ce poste requiert une personne hautement organisée, capable de gérer simultanément plusieurs priorités, de collaborer avec divers intervenants internes et externes et de veiller à ce que les projets demeurent conformes aux exigences, correctement documentés et réalisés selon les échéanciers établis tout au long de leur cycle de vie.

Responsibilities

• Support preconstruction efforts by identifying and tracking project opportunities, reviewing Invitations to Bid, and assisting with client communications regarding project requirements, scope, and bidding intent.
• Assist with prequalification packages, bidder lists, opportunity tracking, and maintaining project information in Groundworks, SharePoint, and other project management platforms.
• Download, organize, review, and distribute project documents, including plans, specifications, geotechnical reports, and addenda.
• Coordinate with estimating, operations, project management, and engineering teams throughout the bidding and project lifecycle.
• Create and maintain comprehensive project documentation, project files and SharePoint sites.
• Support project startup activities, including vendor setup, purchase orders, material deliveries, subcontract preparation, certificates of insurance, bonds and produce/acquire project related letters/documents such as denunciation letter, release forms, CNESST conformity letter, CCQ situation letter and ARQ conformity.
• Manage, maintain and update RBQ and AMP registries.
• Coordinate safety-related documentation, certifications, training requirements, and regulatory compliance needs.
• Manage utility locate requests (info-excavation), monitor expiration dates, and communicate status updates to project teams.
• Support project managers, field engineers, superintendents and foremen with project tracking, reporting, and evolving project needs throughout execution.
• Assist with monthly billing processes, progress billing and invoicing, lien waivers, payment tracking, cash collections, and project closeout activities.
• Coordinate material and equipment pricing, maintain vendor relationships, track lead times, and support procurement efforts.
• Support engineering activities through document preparation, design information gathering, and engineering submittal coordination.
• Compile and organize technical documentation for engineering review, project execution, and client deliverables.

• Soutenir les activités de pré construction en repérant et en assurant le suivi des projets potentiels, en analysant les invitations à soumissionner et en participant aux communications avec les clients relativement aux exigences du projet, à la portée des travaux et à l’intention de soumissionner.
• Participer à la préparation des dossiers de préqualification, à la gestion des listes de soumissionnaires, au suivi des projets potentiels et à la mise à jour des informations de projet dans Groundworks, SharePoint et les autres plateformes de gestion de projets de l’entreprise.
• Télécharger, organiser, examiner et distribuer la documentation de projet, y compris les plans et devis, les rapports géotechniques, les addendas et tout autre document technique pertinent.
• Assurer la coordination avec les équipes d’estimation, d’opérations, de gestion de projets et d’ingénierie tout au long du processus d’appel d’offres et de l’ensemble du cycle de vie des projets.
• Créer et maintenir à jour une documentation de projet complète, les dossiers de projet ainsi que les sites SharePoint, en veillant à l’exactitude, à l’accessibilité et à l’organisation de l’information tout au long du cycle de vie du projet.
• Soutenir les activités de démarrage des projets, notamment l’ouverture des dossiers fournisseurs, l’émission des bons de commande, la coordination des livraisons de matériaux, la préparation des contrats de sous-traitance, l’obtention des certificats d’assurance et des cautionnements, ainsi que la préparation et l’obtention de la documentation contractuelle et réglementaire requise, telle que les lettres de dénonciation, les quittances, les attestations de conformité de la CNESST, les lettres de situation de la CCQ et les attestations de conformité de Revenu Québec (ARQ).
• Assurer la gestion, la mise à jour et le maintien des registres de la RBQ (Régie du bâtiment du Québec) et de l’AMP (Autorité des marchés publics), en veillant à la conformité et à l’exactitude des renseignements qui y sont inscrits.
• Coordonner la gestion de la documentation en santé et sécurité, des certifications, des exigences de formation et des obligations réglementaires, tout en veillant au respect des normes applicables et des exigences de conformité du projet.
• Gérer les demandes de localisation des réseaux souterrains (Info-Excavation), assurer le suivi des dates d’échéance, et communiquer les mises à jour de statut aux équipes de projet.
• Soutenir les chargés de projet, les ingénieurs de chantier et les surintendants/contremaitres dans le suivi des projets, la production de rapports et la coordination des besoins évolutifs tout au long de l’exécution des travaux.
• Participer aux processus mensuels de facturation, à la préparation des demandes de paiement progressives et des factures, à la gestion des quittances, au suivi des paiements, au recouvrement des comptes recevables et aux activités de clôture des projets.
• Coordonner l’obtention des prix pour les matériaux et les équipements, maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs, assurer le suivi des délais d’approvisionnement et soutenir les activités d’approvisionnement du projet.
• Soutenir les activités d’ingénierie par, la collecte des données de conception et la coordination des documents techniques à soumettre aux clients et aux consultants.
• Compiler, organiser et maintenir la documentation technique requise pour les revues d’ingénierie, l’exécution des projets et la préparation des livrables destinés aux clients.

Qualifications

Background Requirements (Knowledge, Skills, Experience)

• Must be fluently bilingual (English and French)
• Experience supporting construction projects, project coordination, project administration, estimating, or project management activities.
• Strong understanding of project documentation, bidding processes, and project lifecycle management.
• Experience with Microsoft Office applications and project management systems such as SharePoint, Groundworks, or similar platforms.
• Ability to coordinate multiple projects, priorities, deadlines, and stakeholders simultaneously.
• Strong organizational, communication, and customer service skills.
• High attention to detail with the ability to maintain accurate project records and documentation.
• Experience supporting billing, change orders, contracts, procurement, and project financial processes.
• Knowledge of construction operations, safety requirements, utility locate processes, and project compliance requirements preferred.
• Ability to work independently while collaborating effectively with project managers, engineers, superintendents, vendors, and clients.
• Familiarity with AutoCAD, quantity takeoffs, engineering support activities, or construction estimating is a plus.

Physical Requirements

• Ability to perform work in a standard office environment, including prolonged periods of sitting and working at a computer
• Frequent use of hands and fingers for typing, data entry, and operating office equipment (e.g., keyboard, mouse, calculator)
• Ability to view and read information on a computer screen for extended periods
• Ability to communicate effectively in person, via phone, and through electronic means
• Occasional standing, walking, bending, or reaching within the office environment
• Ability to maintain focus and accuracy while performing detailed, repetitive tasks
• May require extended periods of concentration and attention to detail in a fast-paced environment

Formation et exigences professionnelles (connaissances, compétences et expérience) 

• Doit maîtriser parfaitement le français et l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Expérience dans le soutien de projets de construction, la coordination de projets, l’administration de projets, l’estimation des coûts ou les activités de gestion de projets.
• Excellente compréhension de la documentation de projet, des processus d’appel d’offres et de la gestion du cycle de vie complet des projets.
• Expérience avec les applications de la suite Microsoft Office et les systèmes de gestion de projets tels que SharePoint, Groundworks ou toute autre plateforme similaire.
• Capacité à coordonner simultanément plusieurs projets, priorités, échéances et intervenants, tout en assurant une gestion efficace des activités et des livrables.
• Excellentes aptitudes en organisation, en communication et en service à la clientèle, avec la capacité d’établir et de maintenir des relations professionnelles efficaces avec les clients et les intervenants.
• Grand souci du détail et capacité à maintenir des dossiers de projet et une documentation précise, complets et à jour.
• Expérience dans le soutien des processus de facturation, la gestion des avenants (changements de portée), l’administration des contrats, les activités d’approvisionnement ainsi que le suivi financier des projets.
• Une connaissance des opérations de construction, des exigences en matière de santé et sécurité, des processus de localisation des réseaux souterrains (Info-Excavation) ainsi que des exigences de conformité applicables aux projets constitue un atout.
• Capacité à travailler de façon autonome tout en collaborant efficacement avec les chargés de projet, les ingénieurs, les surintendants, les fournisseurs et les clients afin d’assurer la réussite des projets.
• La connaissance d’AutoCAD, des relevés quantitatifs, des activités de soutien à l’ingénierie ou de l’estimation en construction constitue un atout.

Exigences physiques

• Capacité à travailler dans un environnement de bureau standard, ce qui comprend de longues périodes en position assise et le travail prolongé à l’ordinateur.
• Utilisation fréquente des mains et des doigts pour la saisie de données, la rédaction au clavier et l’utilisation d’équipements de bureau tels qu’un clavier, une souris et une calculatrice.
• Capacité à consulter, lire et analyser de l’information affichée sur un écran d’ordinateur pendant de longues périodes.
• Capacité à communiquer efficacement en personne, par téléphone et au moyen de diverses plateformes de communication électronique.
• Capacité d’effectuer occasionnellement des activités physiques légères dans un environnement de bureau, notamment se tenir debout, marcher, se pencher ou atteindre des objets situés à différentes hauteurs.
• Ability to maintain focus and accuracy while performing detailed, repetitive tasks
• Le poste peut exiger des périodes prolongées de concentration et une grande attention aux détails dans un environnement de travail dynamique et à rythme soutenu.