Administrative Assistant - Maintenance

Description du poste

Ce que l'établissement vous offre :

• Avantages et taux réduits pour voyager dans les hôtels Accor mondialement (plus de 5700 hôtels)!
• Stationnement gratuit.
• Accès gratuit au centre sportif et piscine intérieure.
• Hébergement temporaire disponible ($).
• Plan d’assurances concurrentiel, majoritairementpayé par l’employeur.
• Fonds de pension avec cotisations de l’employeur.
• Programme d’aide aux employés (PAE) offert gratuitement, incluant :
  • Soutien en santé mentale
  • Conseils juridiques et financiers
  • Services en santé et nutrition
  • Accompagnement professionnel pour le travail et la carrière
  • Appui pour les transitions de vie
• Nettoyage à sec offert.
• Repas gratuit à la cafétéria (avantage imposable).
• L’opportunité de développer vos talents et de vous épanouir au sein de votre établissement et à travers le monde
• La possibilité de vous engager activement dans divers comités et de contribuer à la communauté à travers des initiatives philanthropiques.
• Intégrer une riche culture d’entreprise :
  • Des valeurs fortes qui guident nos actions et favorisent un environnement de travail collaboratif et respectueux.
  • Une reconnaissance régulière des employés grâce à des événements mensuels et annuels.
  • Un engagement fort envers l’équité, la diversité et l’inclusion, avec des comités dédiés.
  • Des initiatives sociales et environnementales pour faire une différence positive dans nos communautés.

Description du poste :

• Soutien administratif et coordination : Assurer le soutien administratif quotidien du département, préparer et mettre en forme les documents, effectuer la saisie de données, maintenir les dossiers à jour et assurer les communications avec la direction, les clients, les fournisseurs et les sous-traitants.
• Gestion des bons de travail : Préparer, ouvrir et assurer le suivi des bons de travail, transmettre les informations aux employés et techniciens, veiller à leur complétion dans les délais et effectuer les suivis nécessaires auprès des clients et de la direction.
• Coordination des employés et des travaux : Coordonner les horaires et les affectations des employés et techniciens selon les priorités, assurer la transmission des informations liées aux travaux et gérer efficacement les changements d’horaire, les urgences et les imprévus.
• Suivi administratif et paie : Recueillir et vérifier les feuilles de temps, effectuer la saisie des heures travaillées et participer au traitement de la paie, ainsi qu’au suivi des absences et des vacances.
• Organisation et suivi des opérations : Préparer des tableaux de suivi dans Excel, assurer le suivi de l’avancement des travaux et des projets et maintenir une communication efficace entre la direction, les équipes, les clients et les fournisseurs.
• Soutien aux initiatives de durabilité : Effectuer la saisie et le suivi des données liées à la durabilité, notamment dans les outils et systèmes utilisés par l’établissement, et collaborer avec les différents départements dans le cadre des initiatives et suivis de durabilité.

Qualifications

• Expérience et connaissances du domaine : Expérience en administration et en coordination d’employés. Une connaissance de la construction ou de la mécanique du bâtiment ou de la durabilité constitue un atout.
• Compétences informatiques : Bonne maîtrise de Word et Excel et aisance avec les logiciels de gestion des bons de travail et de paie.
• Organisation et priorités : Excellent sens de l’organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs dossiers et priorités simultanément.
• Autonomie et communication : Faire preuve d’initiative, de débrouillardise et de professionnalisme, avec de bonnes aptitudes en communication et en gestion des imprévus.
• Langues exigées pour le poste : Français et anglais à l’oral et à l’écrit pour communiquer avec une clientèle internationale.

Informations supplémentaires

Notre Engagement Diversité & Inclusion : 

Nous sommes une entreprise inclusive et notre ambition est d’attirer, de recruter, et de promouvoir la diversité des talents.

Rejoignez-nous dès aujourd'hui pour une carrière enrichissante au Fairmont Le Château Montebello, où chaque jour apporte de nouvelles opportunités et où votre bien-être est au cœur de nos priorités.

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