Operations Officer

Summary:

Under general direction of the Operations Team Leader, the overall purpose of this position is to work proactively as a member of the operations team in providing a customer focused service responsible for:

• Performing operational functions effectively and efficiently, and in accordance with World Courier Global and Japanese policies and procedures and regulatory requirements, which includes:

  • Preparing and executing customer shipments for air export and import, utilising the company’s shipment processing systems and completing regulatory clearances;

  • Monitoring shipments in transit,  initiating effective action as necessary to rectify issues;

  • Linking with the airlines and WC brokers as required.

  • Shipments airlines booking; Controlling our Air freight levels.

  • Training other team members in Customer Service and Dispatch on the requirements necessary for import and export procedures.

  • Assisting with answering telephone calls as necessary.

• Actively supporting other functional areas of the business as required.

• Any other duties as directed by the Operations Supervisor or Operations Manager.

• Ensure that shifts -including week end shifts when applicable – are established in agreement with the Operations Team lead / Operations manager.

Responsibilities:

• Utilize appropriate company shipment and export processing systems:

  • Update and finalize jobs.

  • Enter applicable information and charges.

  • Check customer export documents and attach to job.

  • Complete international carrier’s Master airway bill and other associated documents.

  • Complete company’s Declaration of Security.

  • Complete and transmit Master airway bill and House Airway Bill information to carrier.

  • Post flight shipments.

• Ensure all shipments are checked prior to driver delivering to international carrier:

  • Confirm shipments comply with security and regulatory requirements.

  • Confirm shipments are packed, labelled and marked correctly.

• Constantly monitor operations email:

  • Manage all communication responding to customers and where appropriate, immediately forwarding emails to other personnel.

• Utilise appropriate company shipment processing system:

  • Constantly monitor and manage all communication via job notes.

  • Notify consignees of pending shipments, confirming import and delivery details.

  • Update jobs by entering appropriate information and charges and attaching all applicable import documents.

• Proactively coordinate training with other team members:

  • Client Services Team members.

  • Dispatch team members.

  • When necessary: agents and their drivers.

• Prepare customer shipping documentation as required.

• Organise shipment collections liaising with customers and domestic agents.

• Acquiring and maintaining knowledge and understanding, and complying at all times with:

  • Company Code of Conduct and Policies;

  • World Courier global and WC Japan policies and procedures relevant to the position;

  • Company security requirements and health & safety system:

                                                              i.      Reporting all security breaches and incidents in a timely manner.

                                                             ii.      Taking all practical steps to ensure own safety and the safety of others while at work; reporting all accidents and incidents in a timely manner.

• Ensure compliance with relevant Work Health & Safety legislation and that any issues are identified and actioned in line World Courier Japan policy.

• Actively promote a culture that follows the Cencora Values.

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Experience:

• Significant customer service and/or operations experience.

• Strong international & domestic geographic knowledge.

• An understanding of Imports and Exports processes and statutory requirements.

• Sound experience using the Microsoft Office Suite, including Word, Excel and Outlook.

• Experience negotiating timelines and pricing with a range of stakeholders.

Minimum Skills, Knowledge and Ability Requirements:

• Strong interpersonal and communication skills.

• Sound level of numeracy and demonstrated attention to detail.

• Strong time management and organizational skills.

• Sound written and verbal communication skills.

• Problems solving skills.

• Demonstrated ability to work flexibly within tight time schedules and in accordance with variable workload demands.

• A calm and customer focused approach.

• Ability to use initiative.

職務概要（POSITION SUMMARY）

オペレーションズ・チームリーダーの一般的な指揮のもと、本ポジションの主な目的は、オペレーションチームの一員として主体的に行動し、顧客志向のサービスを提供することです。主な責務は以下のとおりです。

I. オペレーション機能を効果的・効率的に遂行し、World Courierのグローバルおよび日本の方針・手順、ならびに規制要件に従って業務を行うこと（以下を含む）： a. 会社の出荷処理システムを使用し、規制上の通関等の手続きを完了したうえで、航空輸出入の顧客貨物の準備および手配・実行を行う。 b. 輸送中の貨物をモニタリングし、問題がある場合は、是正のために必要な対応を速やかに開始する。 c. 必要に応じて航空会社およびWCのブローカー（通関業者等）と連携する。 d. 航空会社へのブッキング（予約）を行い、航空運賃（エアフレイト）水準を管理する。 e. 輸出入手続きに必要な要件について、カスタマーサービス（CS）およびディスパッチの他メンバーへ教育・トレーニングを行う。 f. 必要に応じて電話対応を支援する。

II. 必要に応じて、他の機能部門の業務を積極的に支援する。 III. オペレーションズ・スーパーバイザーまたはオペレーションズ・マネージャーの指示により、その他の業務を遂行する。 IV. シフト（該当する場合は週末シフトを含む）を、オペレーションズ・チームリード／オペレーションズ・マネージャーと合意のうえで設定する。

主な職務および責任（PRIMARY DUTIES AND RESPONSIBILITIES）

• 適切な社内の出荷・輸出処理システムを使用する。 a. ジョブ（案件）を更新し、完了処理を行う。 b. 該当する情報および費用（チャージ）を入力する。 c. 顧客の輸出関連書類を確認し、ジョブに添付する。 d. 国際航空会社のMAWB（Master Air Waybill：マスター航空運送状）および関連書類を作成する。 e. 会社のセキュリティ申告書（Declaration of Security）を作成する。 f. FWB（MAWB情報）およびFHL（House Air Waybill情報）を作成し、航空会社へ送信する。 g. フライト後（出発後）の出荷実績をシステムへ登録する。

• ドライバーが国際航空会社へ持ち込む前に、すべての貨物が確認されていることを確保する。 a. 貨物がセキュリティおよび規制要件に適合していることを確認する。 b. 梱包、ラベル表示、マーキングが正しいことを確認する。

• オペレーション用メールを常時モニタリングする。 a. 顧客対応を含む全コミュニケーションを管理し、必要に応じて他担当者へ速やかに転送する。

• 適切な社内出荷処理システムを使用する。 a. ジョブノートを通じたコミュニケーションを常時モニタリングし、管理する。 b. 到着予定貨物について受荷主へ連絡し、輸入および配送の詳細を確認する。 c. 適切な情報・費用を入力し、該当する輸入関連書類をすべて添付してジョブを更新する。

• 他チームメンバーとのトレーニングを主体的に調整する。 a. クライアントサービスチームのメンバー b. ディスパッチチームのメンバー c. 必要に応じて、代理店およびそのドライバー

• 必要に応じて顧客向け出荷書類を作成する。

• 顧客および国内代理店と連携し、集荷手配を行う。

• 以下に関する知識・理解を習得・維持し、常に遵守する。 a. 会社の行動規範および各種ポリシー b. 本職務に関連するWorld CourierグローバルおよびWC日本の方針・手順 c. 会社のセキュリティ要件および安全衛生（H&S）制度 i. すべてのセキュリティ違反およびインシデントを適時に報告する。 ii. 自身および他者の安全確保のために実行可能な措置を講じ、事故・インシデントを適時に報告する。

• 関連する労働安全衛生（WH&S）法令を遵守し、問題があれば特定のうえ、WC日本のポリシーに沿って対応する。

• AmerisourceBergen（現 Cencora）のバリュー（価値観）に沿った文化を積極的に推進する。

経験・学歴要件（EXPERIENCE AND EDUCATIONAL REQUIREMENTS）

• 顧客サービスおよび／またはオペレーションの十分な実務経験。

• 国際および国内の地理（地域・ルート等）に関する高い知識。

• 輸出入プロセスおよび法定要件に関する理解。

• Word、Excel、Outlookを含むMicrosoft Office Suiteの十分な使用経験。

• 多様な関係者と、納期（タイムライン）および価格について交渉した経験。

必須スキル・知識・能力要件（MINIMUM SKILLS, KNOWLEDGE AND ABILITY REQUIREMENTS）

• 優れた対人スキルおよびコミュニケーション能力。

• 十分な計算能力（数的処理能力）と、細部への注意力があること。

• 優れた時間管理能力および組織化能力。

• 文書・口頭での十分なコミュニケーション能力。

• 問題解決能力。

• 厳しい時間制約の中でも、変動する業務量に応じて柔軟に働けることが実証されていること。

• 冷静で顧客重視の姿勢。

• 主体性（自ら考えて行動する力）があること。

職場環境（WORK ENVIRONMENT）

ここに記載された職場環境の特性は、本職務の本質的機能を遂行する際に従業員が遭遇する代表的な内容です。障がいのある方が本質的機能を遂行できるよう、合理的配慮が提供される場合があります。

What Cencora offers

​Benefit offerings outside the US may vary by country and will be aligned to local market practice. The eligibility and effective date may differ for some benefits and for team members covered under collective bargaining agreements.

Full time

Affiliated Companies

Affiliated Companies: World Courier K.K. Japan

Equal Employment Opportunity

Cencora is committed to providing equal employment opportunity without regard to race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, genetic information, national origin, age, disability, veteran status or membership in any other class protected by federal, state or local law.

The company’s continued success depends on the full and effective utilization of qualified individuals. Therefore, harassment is prohibited and all matters related to recruiting, training, compensation, benefits, promotions and transfers comply with equal opportunity principles and are non-discriminatory.

Cencora is committed to providing reasonable accommodations to individuals with disabilities during the employment process which are consistent with legal requirements. If you wish to request an accommodation while seeking employment, please call 888.692.2272 or email [email protected]. We will make accommodation determinations on a request-by-request basis. Messages and emails regarding anything other than accommodations requests will not be returned