Administrative HR and Commercial Assistant

Description du poste

Vos missions principales

Gestion administrative et suivi financier

• Assurer le suivi administratif courant des établissements : gestion des dossiers, classement, archivage et mise à jour des documents.
• Assurer le suivi des factures fournisseurs et clients, contrôler les éléments de facturation et veiller au respect des procédures internes.
• Suivre les règlements, les acomptes, les soldes et les comptes débiteurs, et effectuer les relances nécessaires.
• Participer à la préparation des éléments de reporting et au suivi des indicateurs d'activité.
• Assurer la mise à jour des tableaux de suivi et des différents outils administratifs et commerciaux.
• Apporter un soutien administratif à la direction dans la gestion quotidienne des établissements.

Gestion commerciale, groupes et évènementiel

• Accompagner les clients lors de leur arrivée, veiller au bon déroulement de leur accueil et s'assurer de leur satisfaction tout au long de leur séjour.
• Traiter les demandes entrantes de groupes, séminaires, clients corporate et évènementiels, tous canaux confondus.
• Identifier les besoins des clients, élaborer les propositions commerciales et assurer le suivi des dossiers, du premier contact jusqu'à la signature du contrat.
• Gérer les réservations, les options, les garanties et les relances commerciales afin de sécuriser le chiffre d'affaires.
• Assurer le suivi des dossiers de la réservation à la facturation, en lien avec les différents services.
• Coordonner l'organisation des séminaires et événements avec les équipes de réception, de restauration et la direction.
• Assurer le suivi post-événement, recueillir les retours clients et contribuer à leur fidélisation.

Développement commercial et communication

• Participer au développement du chiffre d'affaires groupes, séminaires et évènementiel.
• Participer à la mise en place d'actions commerciales et d'animations destinées à développer la clientèle locale et le chiffre d'affaires restauration et bar.
• Assurer la mise à jour et l'optimisation des vitrines commerciales en ligne : offres, informations et visuels.
• Participer à la promotion des services et prestations des établissements.
• Assurer le reporting mensuel du chiffre d'affaires groupes et évènementiel et suivre les performances commerciales.

Coordination et qualité de service

• Travailler en étroite collaboration avec les différents services pour anticiper et répondre aux besoins des clients.
• Veiller à la bonne transmission des informations et au suivi des demandes.
• Gérer les imprévus avec réactivité et professionnalisme.
• Contribuer à la satisfaction et à la fidélisation de la clientèle en incarnant les valeurs de l'hospitalité et de l'esprit Heartist.

RH

• Préparation de la paie : collecter, contrôler et transmettre les éléments variables de paie (heures supplémentaires, absences, congés payés, primes, arrêts maladie et autres éléments nécessaires à l'établissement des bulletins de salaire).

E Réputation :

• Assurer le suivi et la réponse aux avis clients publiés sur les différentes plateformes (Google, Booking, Tripadvisor, etc.), dans le respect des standards de qualité de l'établissement.
• Analyser les retours clients et s’informer auprès des services concernés pour répondre au mieux aux clients.

Cette liste de missions n’est pas exhaustive et pourra évoluer en fonction des besoins de l’établissement et de l’activité.

Qualifications

Vos qualités et compétences :

• Organisation et rigueur : savoir gérer plusieurs dossiers simultanément et respecter les échéances.
• Polyvalence et autonomie : être capable de passer d'une mission administrative à une mission commerciale ou opérationnelle.
• Sens du relationnel : avoir un excellent contact client et apprécier les échanges avec différents interlocuteurs.
• Esprit commercial : être à l'écoute des besoins, savoir convaincre et identifier les opportunités de vente.
• Réactivité et adaptabilité : savoir gérer les imprévus et les priorités avec calme et efficacité.
• Esprit d'équipe : aimer travailler en collaboration avec les différents services de l'hôtel.
• Aisance rédactionnelle : maîtriser la communication écrite et orale.
• Sens du service et de l'hospitalité : placer la satisfaction client au cœur de ses préoccupations.
• Discrétion et confidentialité : respecter la confidentialité des informations administratives et commerciales.
• Bac +2 à Bac +4 : Ecole de commerce, Tourisme, Hôtellerie .Ce poste est ouvert à tous les profils disposant des compétences recherchées.

Une expérience dans le secteur de l’hôtellerie-restauration sera toutefois particulièrement appréciée et constituera un atout pour la prise de poste.

Informations supplémentaires

Une expérience dans le secteur de l’hôtellerie-restauration sera toutefois particulièrement appréciée et constituera un atout pour la prise de poste.

Compensation: N/A to 2338 (EUR) (MONTHLY)