Executive Assistant

Stellenbeschreibung

• In dieser Position unterstützen Sie die Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen Belangen und sorgen für eine strukturierte Organisation sämtlicher Abläufe.
• Sie übernehmen die eigenständige Steuerung von Aufgaben, koordinieren Prioritäten und stellen durch konsequentes Follow-up die Umsetzung vereinbarter Maßnahmen sicher.
• Als organisatorische Drehscheibe für Besprechungen übernehmen Sie die vollständige Meetingorganisation inklusive Einladungen, Raum- und Verpflegungsmanagement sowie die Erstellung von Agenden, Protokollen und Präsentationsunterlagen.
• Die Betreuung (inter-) nationaler Gäste umfasst die Organisation von Unterkünften, Transfers und Verpflegung sowie die Verwaltung notwendiger Zugangsberechtigungen.
• Als zentrale Schnittstelle steuern Sie die Kommunikation nach innen und außen. Sie gewährleisten transparente sowie effiziente Abläufe.
• Darüber hinaus übernehmen Sie vielfältige administrative Tätigkeiten wie Post- und Dokumentenmanagement, E-Mail-Bearbeitung, Rechnungskontrolle, Recherchen sowie die Erstellung und Nachverfolgung von Abfragen zur Unterstützung der Geschäftsleitung.

Qualifikationen

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und bringen mindestens drei Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenzfunktion mit.
• Sie überzeugen mit sehr guten MS-Office-Kenntnissen, Ihrer Offenheit für digitale Tools und KI-Anwendungen. Ihre Englischkenntnisse ermöglichen Ihnen eine sichere, adressatengerechte Kommunikation mit internationalen Ansprechpartner:innen.
• Als persönliche Assistenz der Geschäftsführung agieren Sie in allen Agenden mit Diskretion sowie integrer Vorgehensweise. Auch in sensiblen oder anspruchsvollen Situationen handeln Sie ruhig und professionell.
• Sie zeichnen sich durch Ihr Verantwortungsbewusstsein, Ihre ausgeprägte Serviceorientierung und Verlässlichkeit aus.
• Verbindlichkeit, diplomatisches Gespür und Taktgefühl gepaart mit Ihrer selbstständigen, proaktiven und vorausschauenden Arbeitsweise runden Ihr Profil ab.

Zusätzliche Informationen

• Zahlreiche Ausbildungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten im Konzern
• Mitarbeiter:innen-Rabatte bei Einkauf und Reisen
• Vielfältige Angebote für das Wohlbefinden – von Bewegung bis Gesundheit
• Vielfältige Vergünstigungen und Aktionen bei Partnerunternehmen
• Gute (öffentliche) Erreichbarkeit und ein Parkplatz vor Ort
• Essenszuschuss in den betriebseigenen Kantinen
• Kostenlose Nutzung des hauseigenen Fitnessstudios
• Ein marktkonformes, attraktives und leistungsbezogenes Jahresbruttogehalt ab 45.000 Euro (auf Vollzeitbasis) mit der Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Erfahrung und Qualifikation

Wir suchen die Neugierigen, die Verlässlichen, die Motivierten, die Vielseitigen, die Ungewöhnlichen, die Offenen, die Fokussierten, die Umdenkenden, die Mitdenkenden, die Nachdenkenden und vor allem die Menschlichen, die Neues entdecken wollen.

Geben Sie uns mit Ihrem Lebenslauf Einblick in Ihre Berufserfahrungen und laden Sie ihn bitte hoch - gerne auch anonymisiert!

Wir fördern ein vielfältiges und inklusives Arbeitsumfeld. Daher freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen unterschiedlichen Geschlechts, Alters, kulturellem oder sozialem Hintergrund, sexueller Identität und Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen.