Visual Merchandising Project Coordinator

Dans un contexte de développement de notre réseau retail, l’équipe Visual Merchandising recherche son/sa futur Visual Merchandising Project Coordinator.

Ce rôle aura pour mission principale d’assurer l’exécution opérationnelle des projets VM, de contribuer au déploiement des guidelines en boutique et de préparer des livrables fiables, clairs et complets.

Ce rôle est au croisement du Visual Merchandising, du Retail et de l’excellence opérationnelle. Le rôle implique la coordination opérationnelle et logistique des projets de Visual Merchandising à l’international.

Garantir également la bonne exécution des installations et de la maintenance en magasin en collaborant avec les équipes internes, les fournisseurs et les différents partenaires, tout en veillant au respect des délais, des budgets et des standards de qualité.

Vous vous épanouirez dans ce rôle si vous souhaitez :

1. Assurer la gestion de projet VM:

• Coordonner l'ensemble des projets de Visual Merchandising, des phases de préparation jusqu'à l'installation

• Élaborer et suivre les plannings de déploiement avec les Chefs de Projet Visual Merchandising Design

• Assurer la coordination entre les équipes VM, Retail Business, Chef de projet, Architectes, Logistique et les prestataires externes.

• dentifier les risques et mettre en œuvre les actions correctives nécessaires afin de garantir le respect des délais.

2. Assurer la gestion logistique des projets :

• Organiser la logistique des éléments de Visual Merchandising : mobilier, accessoires, décors, vitrines et installations expérientielles.

• Superviser les livraisons, les installations et les retours d’animations VM/ production VM.

• Garantir la disponibilité des équipements pour chaque projet.

• Mise à jour des inventaires siège et stock externe des éléments VM

3. Assurer la maintenance des projets :

• Garantir une exécution irréprochable des projets de Visual Merchandising (expérientiels, animations, props)

• Mettre en place et suivre la maintenance des projets avec les prestataires et les référents boutiques.

• Contribuer à l'amélioration continue des process

• Gestion des contrats et budgets liés aux maintenances à échelle internationale

4. Assurer la gestion SAP et suivi des commandes pour les projets :

• Créer et suivre les demandes d'achat dans SAP

• Assurer le suivi des commandes fournisseurs jusqu'à leur livraison

• Contrôler les réceptions et coordonner les éventuels ajustements avec les fournisseurs

5. Assurer la gestion administrative et budget

• Assurer le suivi des factures fournisseurs en lien avec les chefs de projets VM Design et VM Opérations

• Contrôler la conformité des coûts et coordonner les processus de facturation

• Participer au suivi budgétaire des projets et au reporting financier global

6. Assurer la coordination fournisseurs

• Gérer les relations opérationnelles avec les fournisseurs et prestataires.

• Assurer le suivi de la maintenance du mobilier et des installations VM.

• Veiller au respect des engagements de qualité, de coûts et de délais.

Vous excellerez dans ce rôle si :

• Vous êtes diplômé(e) d’un Bac +3 à Bac +5 en gestion de projet, commerce, logistique, retail, marketing ou domaine équivalent.

• Vous justifiez d’au moins 4 ans d’expérience en coordination de projets, Visual Merchandising, Retail Operations ou Supply Chain.

• Vous avez une expérience en gestion de projets impliquant plusieurs interlocuteurs, des fournisseurs et des contraintes logistiques. Une expérience dans le secteur du luxe ou de la mode constitue un atout.

• Vous maîtrisez SAP ou un ERP similaire , notamment pour la gestion des commandes, des demandes d’achat et le suivi des achats.

• Vous maîtrisez Excel et les outils Microsoft Office.

• Vous connaissez les processus logistiques et la gestion de fournisseurs.

• Vous êtes à l’aise avec la gestion de projet et le suivi simultané de plusieurs sujets.

• Vous maîtrisez l’anglais, à l’écrit comme à l’oral, pour évoluer dans un environnement international.

• Vous faites preuve d’une grande rigueur et d’un excellent sens de l’organisation, avec une attention particulière portée aux détails.

• Vous savez gérer plusieurs projets en parallèle, prioriser vos actions et réagir rapidement face aux imprévus.

• Vous appréciez le travail en équipe, communiquez efficacement avec des interlocuteurs variés et faites preuve d’un véritable sens du service et de l’orientation résultats.

Le Process de recrutement

1. Rencontre avec le Talent Acquisition : découvrez la Maison, nos valeurs, et partagez votre parcours et vos ambitions.

2. Entretien avec notre Creative & Operations VM Manager, votre futur manager: explorez concrètement le poste, les missions et les enjeux de l'équipe.

3. Mise en situation technique avec la Creative & Operations VM Manager, et la Head of Retail Expansion: échangez sur un cas concret et partagez votre méthode, vos compétences techniques et votre approche de la gestion de projet et du Visual merchandising.

4. Entretien final avec la Retail Director : prenez de la hauteur sur la vision retail de la Maison et vos perspectives d'évolution chez Polène.

En rejoignant Polène, vous aurez l’opportunité de :

• Vous projeter dans une Maison avec un projet d’entreprise unique et un plan très ambitieux de développement sur l'intégralité de sa chaîne de valeur.

• Évoluer dans un environnement en constante amélioration où l’innovation et la recherche d’excellence sont les maîtres mots.

• Vous épanouir dans un environnement où l’humain est au cœur du projet et où l’attention portée aux collaborateurs constitue un véritable levier de différenciation.

Rejoindre Polène, c’est aussi bénéficier d’un ensemble de dispositifs pensé pour vous :

• Une expérience collaborateur à 100% en présentiel, au sein de nos bureaux parisiens en plein cœur du 2ème arrondissement, rue du Louvre.

• 25 jours de congés par an + 10,5 jours de RTT.

• Un abonnement sport et bien-être ClassPass.

• Un accès privilégié aux collections de la Maison (ventes privées et tarifs préférentiels après un an d’ancienneté).

• Un accès aux réseaux de crèches People and Baby et Les Petits Chaperons Rouges .

• La mutuelle Alan avec un contrat sur-mesure réservé aux collaborateurs de la Maison avec une prise en charge employeur à 60%.

• La possibilité de bénéficier d’un forfait mobilité durable jusqu’à 40€/mois ou le remboursement du titre de transport à 50%.

• Les titres-restaurant Swile d’une valeur faciale de 10€ par jour.

Ce que vous ne savez peut-être pas encore sur Polène :

Née à Paris en 2016, façonnée à Ubrique, ouverte sur le monde entier, Polène est bien plus qu’une Maison de maroquinerie : c’est une culture, une manière d’être et de créer. Chacune de nos créations traduit cette rencontre entre rigueur technique et poésie des formes.

Aujourd’hui, Polène rassemble 1 500 collaborateurs, dont 900 artisans d’exception basés à Ubrique, en Espagne, et s’exprime sur 3 continents avec un objectif d’expansion de 7 ouvertures annuelles.

Polène promeut une culture inclusive, éthique et équitable dans tous ses recrutements. Nous vous accueillons tel·le que vous êtes, avec vos talents, votre énergie et votre envie de contribuer.