Office Manager

Обов'язки:

Забезпечення офісу та виробничих площ — забезпечення локації всім необхідним для життєдіяльності офісу та виробничих площ.
Контроль чистоти та порядку — організація та контроль чистоти, порядку в усіх приміщеннях офісу.
Замовлення продовольчих товарів — контроль та замовлення продовольчих товарів.
Замовлення необхідних товарів — контроль та замовлення канцтоварів, господарчих товарів, медикаментів для аптечок.
Організація інших замовлень — інші замовлення (меблі, кейтеринг, включаючи збір інформації).
Організація робочих місць — організація та переміщення робочих місць для персоналу.
Пошук та підбір підрядників — пошук інформації по підбору підрядників, порівняння цін, характеристик (підбір і аналіз оптимальних варіантів).
Робота в 1С — створення заявок на оплату, замовлення постачальнику, ПТУ, списання та інші.
Ведення операційних процесів — ведення процесів траспортування виробництва, хостелу, спец.одягу, клінінгу, харчування.
Підготовка звітності — підготовка звітності з витрат.
Робота з кореспонденцією — відправлення / отримання кореспонденції.

Вимоги до кандидата:

Розвинені комунікаційні навички — вміння легко знаходити спільну мову з колегами, постачальниками та підрядниками, домовлятися та конструктивно вирішувати робочі питання.
Проактивність та активна позиція — готовність самостійно включатися в задачі, шукати рішення та пропонувати оптимальні варіанти, а не лише працювати за чіткими інструкціями.
Організованість та уважність до деталей — здатність одночасно вести декілька процесів, контролювати строки, замовлення, документи та не втрачати важливі деталі.
Вміння працювати в режимі багатозадачності — здатність визначати пріоритети та швидко переключатися між різноплановими операційними задачами.
Гнучкість та готовність виходити за межі звичних задач — не боятися нових або нестандартних запитів, самостійно розбиратися в них та знаходити рішення.
Бажання навчатися та розвиватися — готовність швидко опановувати нові процеси, програми та інструменти, необхідні для роботи.
Впевнене користування цифровими інструментами — Google Workspace / Microsoft Office, електронні таблиці, онлайн-сервіси та інші інструменти для організації й контролю роботи.
Навички роботи з Excel / Google Sheets — на рівні, достатньому для ведення обліку, роботи з таблицями та підготовки базової звітності.
Досвід роботи з 1С або іншими ERP-системами буде перевагою, але не є обов’язковим — важливіше готовність швидко освоїти необхідну систему.
Аналітичний підхід — вміння знаходити необхідну інформацію, порівнювати пропозиції постачальників і підрядників за ціною та характеристиками та обирати оптимальний варіант.
Стресостійкість та відповідальність — здатність спокійно реагувати на термінові запити, зміни пріоритетів та доводити задачі до результату.

Буде перевагою:

• досвід роботи Office Manager, Administrative Manager, Facility Coordinator або на аналогічній операційно-адміністративній позиції;
• досвід взаємодії з постачальниками та підрядниками;
• досвід ведення закупівель, витрат та адміністративної звітності;
• досвід роботи з ERP-системами.

Пропонуємо:

Роботу в комфортабельному офісі з бомбосховищем;
Офіційне працевлаштування зі стабільною оплатою та всіма гарантіями Дія.City резидента;
Заняття англійською;
Медичне страхування;
Комплект системи безпеки Ajax (участь у проєкті бета-тесту — отримання та тестування нових гаджетів до їх релізу);
Різносторонні проєкти та професійне зростання;
Драйвову команду;
Можливість пропонувати та реалізовувати власні ідеї, які мають вплив на продукт і виробництво;