Executive Assistant

Lieu : Meudon, France

Construisons ensemble un avenir de confiance

Thales est un leader mondial des hautes technologies spécialisé dans trois secteurs d’activité : Défense & Sécurité, Aéronautique & Spatial, et Cyber & Digital. Il développe des produits et solutions qui contribuent à un monde plus sûr, plus respectueux de l’environnement et plus inclusif. Le Groupe investit près de 4,5 milliards d’euros par an en Recherche & Développement, notamment dans des domaines clés de l’innovation tels que l’IA, la cybersécurité, le quantique, les technologies du cloud et la 6G. Thales compte près de 85 000 collaborateurs dans 65 pays. ​

Nos engagements, vos avantages

• Une réussite portée par notre excellence technologique, votre expérience et notre ambition partagée

• Un package de rémunération attractif

• Un développement des compétences en continu : parcours de formation, académies et communautés internes

• Un environnement inclusif, bienveillant et respectant l’équilibre des collaborateurs

• Un engagement sociétal et environnemental reconnu

Votre quotidien

En nous rejoignant à Meudon, vous rejoignez le siège social du Groupe Thales situé en bord de Seine et organisé en un véritable campus, regroupant notamment nos activités d’identité et de sécurité numériques.

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction afin de travailler au sein de la Direction de la stratégie du Groupe Thales. Le poste est basé au siège du Groupe, à Meudon. 

Environnement de travail

Vous travaillez aux côtés des deux Vice-présidents de la Stratégie et Développement Corporate du Groupe Thales et de l’équipe Stratégie du Groupe, qui comprend notamment des activités liées à la transformation IA du Groupe ainsi qu’à l’analyse de la compétition et des marchés.

Votre rôle

En tant qu'assistant(e) de Direction, vous apportez aux deux Vice-présidents et à l’équipe Stratégie du Groupe un support fiable, réactif et proactif, afin de faciliter leur fonctionnement quotidien et d’anticiper ses besoins.

Personne de confiance, vous organisez, coordonnez et assurez le suivi des activités administratives et logistiques relevant de votre périmètre.  

Vos responsabilités

Vous intervenez sur des missions diverses et variées :

• Organisation des agendas, réunions et déplacements. Vous assurez l’organisation quotidienne des activités des deux VP et de l’équipe afin d’en garantir la fluidité. Cela comprend :
  • Gérer les agendas, traiter les demandes de réunion, et planifier les réunions récurrentes ;
  • Organiser les réunions et en anticiper les besoins logistiques : réservation des salles, invitations des participants et coordination des autres besoins nécessaires ;
  • Identifier les conflits d’agenda et proposer de manière proactive les solutions permettant de les résoudre ;
  • Organiser les déplacements et la logistique associée ;
  • Gérer et suivre les notes de frais de l’équipe dans SAP Concur ;

• Gestion des processus administratifs de l’équipe. Vous prenez en charge les principaux processus administratifs de l’équipe, dans le respect des processus Groupe, et en assurez le suivi jusqu’à leur finalisation. Cela inclut :
  • Gérer les demandes d’achats dans SAP ERP, de la demande initiale jusqu’à la facturation ;
  • Gérer les fournitures de bureau ;
  • Assurer la gestion du courrier de l’équipe ;
  • Accompagner l’équipe dans le traitement des demandes IT ;
  • Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques liés à l’onboarding des nouveaux collaborateurs

• Organisation d’événements. Vous coordonnez la préparation administrative et logistique de séminaires ou évènements. À ce titre, vous :
  • Réservez et coordonnez la salle et la logistique associée ;
  • Coordonnez les prestataires de services ;
  • Gérez les invitations via Evenium ;
  • Identifiez suffisamment en amont les éventuelles difficultés logistiques et contribuez à leur résolution ;
  • Pouvez, lorsque cela est pertinent, contribuer à l’animation de benchmarks.

Votre profil

Votre réussite dans ce poste repose notamment sur :

• Votre rigueur et la fiabilité de votre suivi ;
• Votre réactivité, notamment dans la prise en charge des demandes ;
• Votre capacité d’anticipation, d’organisation et de planification ;
• Votre capacité à gérer les priorités et à alerter suffisamment tôt en cas de difficulté ;
• Votre proactivité dans la résolution des sujets administratifs et logistiques ;
• La qualité de vos interactions avec l’équipe et les parties prenantes internes et externes de Thales ;
• Votre discrétion et votre respect de la confidentialité.

Thales, entreprise Handi-Engagée, reconnait tous les talents. La diversité est notre meilleur atout. Postulez et rejoignez nous !