Office Manager

Über pplwise
pplwise ist eine Recruiting-Beratung für schnell wachsende Technologieunternehmen in ganz Europa. Mit Recruiting as a Service und Executive Search besetzen wir Schlüsselpositionen für unsere Kunden, von Start-ups bis zu börsennotierten Unternehmen. Diese Position besetzen wir für unseren Kunden Filics.

Über unseren Kunden: Filics
Filics erfindet die Intralogistik neu, mit autonomen mobilen Robotern (AMRs), die verändern, wie Material bewegt wird. Dank seines Double-Runner-Systems ist Filics der erste und einzige AMR, der durch Ladungsträger wie Europaletten hindurchfahren kann. Damit bricht Filics mit der Logik des Gabelstaplers und setzt einen neuen Standard für Effizienz. Filics ist ein kleines, anpackendes Team, das schwierige Probleme mit technischer Exzellenz löst. Verantwortung übernimmt, wer Initiative zeigt und zuverlässig liefert. Als Office Manager (m/w/d) bei Filics machst du das Münchner Büro zu einem Ort, an dem das ganze Team seine beste Arbeit leisten kann.

Über die Rolle
Die Stelle ist vor Ort im Filics-Büro in München, wo Engineering, Montage und das restliche Team Seite an Seite arbeiten.

Im Büro kommt das gesamte Filics-Team zusammen. Mit dem Wachstum des Unternehmens braucht es jemanden, der dafür sorgt, dass jeden Tag alles reibungslos läuft, und der es zu einem Ort macht, an dem man gerne arbeitet. Du übernimmst das Büro komplett in Eigenverantwortung: Du etablierst Abläufe, planst Verbesserungen und sorgst dafür, dass einfach alles funktioniert. Du berichtest an den VP Operations, arbeitest eng mit HR zusammen und bist erste Ansprechperson für das Team, Gäste und Dienstleister.

Deine Aufgaben

• Du verantwortest den täglichen Büroablauf und etablierst Routinen, die für einen reibungslosen Betrieb sorgen

• Du planst Verbesserungen im Büro und setzt sie um, während das Team wächst

• Du steuerst die Zusammenarbeit mit Vermieter, Facility Management und externen Dienstleistern

• Du behältst den Bestand an Büromaterial im Blick und bestellst, was das Team braucht

• Du empfängst Gäste, Bewerbende und Partner im Büro

• Du koordinierst die ein- und ausgehende Post sowie Pakete des Büros

• Du unterstützt HR bei der Planung von Meetings und Vorstellungsgesprächen und organisierst Reisen und Transfers für Bewerbende und Gäste

• Du bereitest das Onboarding neuer Teammitglieder vor Ort vor, z. B. Arbeitsplatz, Schlüssel und Ausstattung

• Du organisierst Office-Aktivitäten und Team-Events, die das Team zusammenbringen

Dein Profil

• Erfahrung im Office Management oder in der Administration, idealerweise in einem Start-up oder wachsenden Unternehmen

• Sicherer Umgang mit Microsoft Office

• Fließendes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift

• Starke Kommunikationsfähigkeit: Du gibst Informationen klar und auf den Punkt weiter

• Du behältst viele Aufgaben gleichzeitig im Blick und setzt die richtigen Prioritäten

• Du übernimmst Verantwortung und packst an, was zu tun ist, ohne darauf zu warten, dass dich jemand fragt

• Eine freundliche, positive und offene Art

Das bietet Filics

• Volle Verantwortung für das Büro und die Freiheit, es nach deinen Vorstellungen zu gestalten

• Eine zentrale Rolle in einem kleinen, hochkarätigen Team, das Roboter baut, die verändern, wie Material bewegt wird

• Enger Austausch mit allen Bereichen des Unternehmens, von Engineering bis Montage

• Schnelles Wachstum: Du baust das Büro mit auf, während das Unternehmen wächst

• Eine Vor-Ort-Stelle in München

Klingt nach dir? Dann bewirb dich mit deinem Lebenslauf.