Marriott International

Manages and franchises hotels around the world

Front Office Manager

Hotel Guest ServicesPosted on Nov 7

Full-timeParis, FranceNo salary listedIn-person

About the Job

Requirements

At least three years of experience in a hotel reception department, including one year as an assistant front office manager.
Ability to communicate in French and English.
Proficiency with Opera hotel software.
Ability to manage, analyze, exercise judgment, and maintain discretion.
Ability to manage a team.
Ability to handle guest interactions and listen to guests and team members.
Ability to work proactively, in an organized, rigorous, and meticulous manner.
Must complete training and pass examinations to perform workplace first-aid and fire-safety duties.

Responsibilities

Lead and organize the reception department.
Supervise the reception team and guest reception activities, and manage the department effectively.
Recruit and develop team members through coaching, training, and evaluations, and support the team in achieving objectives.
Establish weekly schedules and maintain employee attendance, leave, and absence records in collaboration with the Accommodation Manager.
Participate in training new employees and share information with the team.
Plan and facilitate monthly department meetings.
Participate in training and act as a role model and mentor to the team in technical matters and responsibilities.
Ensure compliance with labor legislation and manage conflicts.
Oversee guest check-in, check-out, billing, room moves, and information services.
Supervise the work of receptionists, shift leaders, and the assistant front office manager.
Manage the department and team cash floats and enforce cash-handling procedures.
Conduct daily follow-up on group files, verify billing, room counts, rates, breakfast quantities and types, and complimentary services; settle invoices in coordination with the Groups and Conference department and send them to accounting.
Monitor inventory in Marsha and Opera, and close the system with Revenue Management approval while informing the manager.
Follow up on direct-billing arrangements and file them as needed.
Check for fake bookings, open folios, and PM accounts requiring adjustment.
Respond to Customer Care matters, GuestVoice satisfaction surveys, and customer comments on social media.
Monitor and respond as needed to emails and communications through GXP, Customer Care, chat, and other channels.
Ensure compliance with ISRA and Brand Standard Audits, and ensure the team understands and applies the relevant standards.
Complete incident reports when incidents or accidents occur.
Participate in establishing upselling and enrollment targets and keep them current; update monthly and daily upselling targets and supervise achievement of department objectives.
Supervise reception inventory, including registration cards and supplies in the market area.
Attend Sales Strategy Meetings in the Accommodation Manager’s absence and participate in Rooms strategy.
Participate in developing department procedures.
Perform workplace first-aid and fire-safety duties after completing training and passing the required examinations.
Report technical and other problems and maintain ongoing contact with hotel departments.
Follow and enforce Marriott procedures, company standard and local standard operating procedures, and hotel safety and hygiene procedures; report incidents, injuries, and risks to staff or guests.
Maintain professional presentation and courtesy, and ensure the team does the same.
Maintain the work environment and ensure the front and back offices are tidy and clean at the end of each shift.
Promote energy conservation and protect equipment.

Le/La Chef de Réception dirige et organise le service de la réception.

Il/Elle a pour missions principales l’encadrement de l’équipe réception, la supervision de l’ensemble des activités liées à l’accueil de la clientèle ainsi que sa bonne gestion du service.

L’Hôtel Courtyard by Marriott Paris Gare de Lyon se situe au cœur du quartier historique de la Gare de Lyon aux ateliers et rues pleines de charme. Ce quartier en plein expansion reflète le caractère du Paris d'aujourd'hui et offre un environnement urbain et une ambiance électrisante.

Cet hôtel haut-de-gamme dispose de :

- 249 chambres spacieuses réparties sur 19 étages avec des vues panoramiques époustouflantes sur les monuments de la capitale française

- 9 salles de réunion équipées d'un accès Internet haut débit

- Un centre fitness

- Un restaurant et bar « Kitchen & Bar » proposant d'authentiques mets de saison pleins de saveurs.

Expérience :

• Minimum 3 ans d’expérience au sein de la réception d’un hôtel et 1 an en qualité d’assistant chef de réception

Compétence :

• Faire preuve d’un excellent relationnel, être à l’écoute du client et de son équipe

• Management d’équipe

• Etre proactif, organisé, rigoureux et minutieux

• Maîtriser le Français et l’Anglais

• Maitrise du logiciel « Opera »

• Capacité de gestion, analyse, prise de recul et savoir faire preuve de discrétion

Le/La Chef de Réception est en charge du recrutement et du développement des équipes, via des coachings, des formations, des évaluations et soutient ses équipes pour atteindre les objectifs.
En collaboration avec le Responsable Hébergement, il/elle établit les plannings hebdomadaires, remplit les feuilles de présences des salariés, demandes de congé, feuilles d’absences, etc.
Il/ Elle participe à la formation des nouveaux employés.
Il/Elle partage les informations avec son équipe.
Il/Elle est en charge de la planification et l’animation des réunions mensuelles de service.
Il/Elle participe aux formations et représente un model et mentor auprès de l’équipe que cela soit au niveau technique que dans ces fonctions de responsable.
Il/Elle garantit le respect de la législation du travail.
Il/Elle gère les conflits
Il/Elle s’assure du bon déroulement du passage du client à la réception : check in, check out, facturation, délogement, informations, etc.
Il/ Elle supervise les taches de ses réceptionnistes, ses chefs de brigade et de son assistant(e).
Il/Elle est responsable de sa caisse et de la caisse de ses équipes. Il/Elle se doit de faire appliquer les procédures dans le cas de nos respects de ces dernières.
Il/Elle réalise les suivis quotidiens des dossiers groupes : vérification de la facturation, contrôle le nombre de chambres, les tarifs, le nombre et le type de petit-déjeuner, les gratuités, etc. En accord avec le service des Groupes et Conference, il /elle solde les factures et les transmet à la comptabilité.
Il / Elle monitor l’inventaire sur Marsha / Opéra et ferme le système avec l’accord du département du Revenue Management, tout en informant son Responsable.
Il/Elle s’assure du suivi des prises en charge (PEC) et de leur classement au besoin.
Il/ Elle s’assure qu’il n’y ait pas de « fake » booking (fausse réservation), open folio ou PM qui doit être ajusté.
Il/Elle gère les réponses aux Customer care, réponds aux questionnaires de satisfaction sur GuestVoice ainsi que aux commentaires clients sur les réseaux sociaux.
Il/Elle vérifie, assure le suivi et répond si nécessaire aux emails et autres moyens de communications tel que GXP, Customer Care, Chat etc.
Il/Elle s’assure du respect des audits comme l’ISRA et BSA (Brand Standard Audit) en veillant notamment à ce que son équipe en ait connaissance et les ait correctement assimilés afin d’obtenir un score optimal lors de ces audits annuels.
Il/Elle complète un rapport d’incident en cas d’incident ou accident
Il/Elle participe à l’élaboration des objectifs d’upsell et enrollement et s’assure qu’ils sont à jour.
Il/Elle met à jour les objectifs mensuels et journaliers du programme d’upselling.
Il/Elle supervise la réalisation des objectifs du service.
Il/Elle supervise avec son service l’inventaire stock de la réception (carte d’enregistrement, stylos dans le market et autres).
Il/Elle participe, en l’absence du Responsable Hébergement, à la « Sales Strategy Meeting ».
Il/Elle participe à la stratégie « Rooms ».
Il/Elle participe à la création des procédures du département.
Il/Elle est responsable de sa caisse.
Le traitement d’argent est une part importante du métier de toute personne ayant la responsabilité d’un fond de caisse. Il est de votre obligation de prendre connaissances des procédures relatives à la gestion d’un fond de caisse.
Il/Elle assure les missions de SST (Sauveteur, Secouriste du travail) et de SSIAP1 (service de sécurité incendie et d'assistance à personnes) après formation et validation des examens.
Il/ Elle rapporte tous les problèmes techniques et autres problèmes éventuels.
Il/Elle est en contact permanent avec les départements de l’hôtel.
Il/Elle respecte et fait respecter les procédures Marriott.
Il/Elle respecte les procédures de sécurité et d’hygiène appliquées dans l’hôtel et rapporte tout incident, blessure, condition qui représente un risque pour le personnel ou les clients.
Il/Elle doit avoir une excellente présentation et veiller à ce que l’équipe ait une excellente présentation, et d’être et courtois envers les clients et les équipes des différents services de l’établissement.
Il/ Elle est responsable de son environnement de travail et s’assure que l’équipe à chaque fin de shift, ait bien rangé et nettoyé le front et back office.
Il/Elle favorise toute économie d’énergie et préserve le matériel
Il/Elle suit toutes les procédures et politiques de la société (SOP et LSOP), s’assure que son apparence est irréprochable

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About the Company

Marriott International

Manages and franchises hotels around the world

Marriott International manages and franchises hotels and resorts for leisure and business travelers, with brands spanning luxury stays, select-service hotels and extended visits. Its portfolio includes The Ritz-Carlton, Sheraton and Courtyard, giving hotel owners different formats for serving guests. Most properties belong to third-party owners: Marriott earns management fees tied to hotel revenue and profit, or franchise royalties for use of its brands and systems, while owning or leasing a small share itself. The company also licenses its names for branded residences and vacation ownership properties. With operating roots dating to 1927, Marriott is headquartered in Bethesda, Maryland.

Company size: 10,001+
Company stage: IPO
Headquarters: Bethesda, MD
Founded: 1927

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