Expeditors

Global logistics and freight forwarding services

Analista Administrativo

Administrative SupportPosted on Nov 9

Full-timeSão Paulo, State of São Paulo, BrazilNo salary listedIn-person

About the Job

Requirements

Experience with administrative routines and handling internal requests, including interaction with employees across different organizational areas and hierarchical levels.
A completed or in-progress higher-education qualification in Administration or a related field.
Knowledge of Microsoft Office, especially Excel and Outlook.
Intermediate or advanced English is desirable, rather than required.
Ability to stay organized, pay attention to detail, communicate effectively, and manage multiple requests and priorities simultaneously.

Responsibilities

Execute and monitor the branch’s administrative routines, address internal requests, and liaise with different areas of the organization.
Organize internal meetings and events, coordinate visitor reception, and handle telephone inquiries.
Manage inventory and replenish office, pantry, and meeting-room supplies.
Administer correspondence, monitor outsourced services, and maintain the organization and proper functioning of the office.
Monitor building-maintenance requests and infrastructure needs for the branch, ensuring they are appropriately routed.
Support and carry out local marketing activities, including ordering business cards and controlling promotional materials.
Handle purchasing and supplier-management processes, including registering and updating supplier information; gathering quotations and tracking purchase requests; monitoring payments and contracted services; tracking recurring purchases and unit supplies; researching and contacting new suppliers and service providers; and scheduling and monitoring contracted services to ensure alignment with requesting areas.
Prepare, update, and monitor the branch’s administrative controls and records to support organized, efficient, and continuous operations.

Desired Qualifications

Intermediate or advanced English proficiency.

Job Description

Executar e acompanhar as rotinas administrativas da filial, atendendo às demandas internas e atuando na interface com as diferentes áreas da organização;
Organizar reuniões e eventos internos, coordenar a recepção de visitantes e realizar o atendimento telefônico;
Gerenciar o controle de estoque e a reposição de materiais de escritório, copa e salas de reunião;
Administrar o fluxo de correspondências, acompanhar serviços terceirizados e garantir a organização e o bom funcionamento do escritório;
Monitorar solicitações de manutenção predial e acompanhar as demandas de infraestrutura da unidade, assegurando os devidos encaminhamentos;
Apoiar e executar atividades de marketing local, incluindo a solicitação de cartões de visita e o controle de materiais promocionais;
Atuar nos processos de compras e gestão de fornecedores, contemplando:
- Realizar cadastros e atualizações de informações de fornecedores.
- Conduzir levantamentos de cotações e acompanhar solicitações de compras.
- Monitorar pagamentos e serviços contratados.
- Acompanhar compras recorrentes e controlar o estoque de materiais das unidades.
- Pesquisar e estabelecer contato com novos fornecedores e prestadores de serviços.
- Realizar o agendamento e acompanhar a execução de serviços contratados, garantindo o alinhamento com as áreas solicitantes.
Elaborar, atualizar e monitorar controles administrativos e registros da unidade, contribuindo para a organização, eficiência e continuidade das operações da filial.

Qualifications

Experiência em rotinas administrativas e atendimento às demandas internas, com relacionamento e interface com colaboradores de diferentes áreas e níveis hierárquicos;
Ensino superior completo ou cursando em Administração ou áreas correlatas;
Conhecimento no Pacote Office, especialmente Excel e Outlook;
Inglês intermediário ou avançado será considerado um diferencial;
Organização, atenção aos detalhes, boa comunicação e capacidade de administrar múltiplas demandas e prioridades simultaneamente.

Additional Information

Benefícios:

Vale Refeição e Vale Alimentação (Pluxee);
Assistência Médica Bradesco;
Assistência Odontológica Bradesco;
Seguro de Vida em Grupo Bradesco;
Vale Transporte;
Employee Stock Purchase Plan (ESPP): oportunidade de adquirir ações da Expeditors com condições diferenciadas;
Wellhub (Gympass): acesso a academias e parceiros com condições especiais;
Parceria com a FGV: 10% de desconto em matrícula, mensalidades e materiais;
LinkedIn Learning.

About the Company

Expeditors

Global logistics and freight forwarding services

Expeditors provides global logistics and freight forwarding services, offering customized supply chain solutions for international trade. It uses a unified technology platform across a global network of 340+ locations to manage transportation, customs and compliance, and warehousing and distribution. By tailoring end-to-end logistics workflows, Expeditors helps clients move goods efficiently across borders and industries such as automotive, aerospace, healthcare, oil and energy, and retail. The company stands apart from competitors through its highly customized, integrated solutions and seamless information systems that coordinate all parts of the supply chain. Its goal is to optimize each client's international logistics process, reducing complexity and improving visibility and reliability in global trade.

Company size: 10,001+
Company stage: IPO
Headquarters: Bellevue, WA
Founded: 1979

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