Assistant Project Manager - Retail & Workplace Projects

Job Description

À titre de coordonnateur(trice) de projet adjoint(e) dédié(e) à ce compte d’entreprise, vous participerez aux activités suivantes :

Livraison et coordination de projets

• Soutenir la réalisation de projets d’aménagement intérieur dans les secteurs du commerce de détail, de l’immobilier commercial et des bureaux corporatifs tout au long du cycle de vie des projets.
• Appuyer les gestionnaires de projet dans la planification, la budgétisation, l’échéancier, l’approvisionnement, la construction, l’installation du mobilier, les transitions d’espaces de travail et les activités de clôture de projet.
• Coordonner les informations de projet entre les clients, les consultants, les entrepreneurs, les propriétaires immobiliers, les fournisseurs et les membres de l’équipe interne.
• Contribuer à l’élaboration et à la mise à jour des calendriers de projet, des registres de mesures à prendre, des registres de risques et des budgets de projet.
• Participer aux revues de conception et aider à la coordination de la documentation architecturale, d’ingénierie et de construction.
• Soutenir les initiatives de transformation des milieux de travail, les améliorations locatives, les déménagements de bureaux et les rénovations d’espaces occupés.
• Aider à coordonner l’installation du mobilier, des systèmes audiovisuels (AV), de sécurité, du câblage structuré et des infrastructures informatiques.
• Contribuer à l’identification des risques et enjeux de projet ainsi que des impacts potentiels sur l’échéancier ou le budget, et signaler les préoccupations au besoin.

Gestion des parties prenantes et des clients

• Établir et maintenir de solides relations de travail avec les clients, consultants, entrepreneurs, fournisseurs, équipes des installations, intervenants en immobilier corporatif et équipes de services en milieu de travail.
• Participer aux réunions de projet, préparer les ordres du jour et les comptes rendus, assurer le suivi des mesures à prendre et des livrables en suspens.
• Contribuer aux communications et aux rapports de projet afin de tenir les parties prenantes informées de l’avancement des travaux.
• Soutenir la préparation de tableaux de bord destinés à la direction, de présentations et de rapports d’avancement de projets.

Approvisionnement, contrats et administration financière

• Participer aux activités d’approvisionnement, notamment aux appels d’offres pour les consultants et entrepreneurs, à l’évaluation des soumissions et à la formulation de recommandations.
• Appuyer la préparation des bons de commande, contrats, ordres de modification et ententes de services.
• Contribuer au suivi budgétaire, aux prévisions financières, à la vérification des factures et au traitement des paiements.
• Maintenir les dossiers financiers des projets et soutenir les exigences de production de rapports.
• Participer au suivi des dépenses de projet et à l’identification des écarts budgétaires.

Administration de la construction et coordination sur les chantiers

• Participer aux visites de chantier afin de suivre l’avancement des travaux, la qualité, la sécurité et la conformité aux exigences du projet.
• Contribuer à la documentation des observations sur le chantier et au suivi des déficiences ainsi que des mesures correctives.
• Soutenir les activités de mise en service, la coordination de l’installation du mobilier et la planification de la préparation à l’occupation des espaces.
• Participer à la gestion des listes de déficiences (« punch lists ») et aux activités de transfert et de clôture de projet.

Rapports et contrôle de projet

• Veiller à ce que la documentation des projets soit maintenue conformément aux exigences de gouvernance du client et aux normes de contrôle documentaire.
• Maintenir à jour les dossiers de projet, les calendriers, les registres d’enjeux, les registres de risques et les tableaux de bord de suivi.
• Contribuer aux rapports mensuels et aux mises à jour de programme.
• Soutenir les séances de rétroaction (« leçons apprises ») et la finalisation de la documentation de clôture de projet.

Qualifications

• Baccalauréat en génie, en architecture, en gestion de la construction, en administration des affaires, en gestion de projet ou dans un domaine connexe. Une expérience pertinente pourra être considérée en remplacement d’un diplôme.
• De 3 à 5 années d’expérience en coordination de projets, en gestion de projets, en administration de la construction ou dans un rôle similaire.
• Une expérience en soutien à des projets d’aménagement pour le commerce de détail, l’immobilier commercial, les espaces de travail, les bureaux corporatifs, les améliorations locatives ou les projets d’aménagement intérieur (« fit-out ») est fortement souhaitée.
• Bonne compréhension du cycle de vie des projets de construction, des contrôles de projet, de la planification, de la budgétisation, de l’approvisionnement et de l’administration des contrats.
• La capacité à lire et à interpréter des dessins de construction ainsi que la documentation de projet constitue un atout.
• Expérience dans la coordination de consultants, d’entrepreneurs, de fournisseurs et de multiples groupes de parties prenantes.
• Excellentes aptitudes en organisation et en gestion du temps, avec la capacité de gérer simultanément plusieurs priorités.
• Excellentes compétences interpersonnelles ainsi que de solides aptitudes en communication écrite, verbale et en présentation.
• Fortes capacités d’analyse, de résolution de problèmes et d’esprit critique.
• Maîtrise de Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint et des plateformes de gestion de projet.
• Expérience dans l’utilisation d’outils Web de gestion de projet et de collaboration.
• La certification CAPM, une formation menant à la certification PMP, ou des progrès vers l’obtention d’une certification professionnelle en gestion de projet constituent un atout.
• Disponibilité pour se déplacer sur les sites de projet au besoin.

Additional Information

Ce que nous offrons

• Régime d’assurance maladie et dentaire entièrement couvert (100 %) pour vous et vos personnes à charge, y compris les services paramédicaux.
• Compte de gestion des dépenses de santé permettant de couvrir des frais non remboursés par le régime d’avantages sociaux.
• Régime enregistré d’épargne-retraite (REER) avec cotisation de contrepartie de l’employeur.
• Budget annuel consacré à l’apprentissage et au développement professionnel.
• Accès à une vaste gamme d’outils de formation en ligne ainsi qu’à des ressources favorisant le développement et l’avancement de carrière.
• Prise en charge des frais d’une adhésion professionnelle ou d’un permis par année, lorsque celui-ci est directement lié à votre rôle.
• Nous croyons à l’importance de l’équilibre entre le travail et la vie personnelle. Vous pourrez ainsi profiter de vos vacances, journées flexibles et congés de maladie pour vous ressourcer et prendre soin de ce qui compte le plus.
• Un modèle de travail hybride et flexible permettant à nos collègues de trouver un juste équilibre entre leurs responsabilités professionnelles et leur vie personnelle.
• Un engagement envers une culture diversifiée, équitable et inclusive qui favorise un véritable sentiment d’appartenance.

Le salaire de base offert pour le poste à temps plein de coordonnateur(trice) adjoint(e) de projet se situe entre 80 000 $ et 110 000 $. Les fourchettes salariales sont établies en fonction du rôle et du niveau du poste et représentent un effort de bonne foi visant à offrir une rémunération juste et équitable. Cette fourchette reflète uniquement le salaire de base et ne représente pas l’ensemble du programme de rémunération globale. Veuillez noter que Turner & Townsend se réserve le droit d’offrir une rémunération supérieure ou inférieure à la fourchette affichée selon l’expérience et les qualifications du candidat ou de la candidate.

Nos employés passionnés partagent notre vision et notre mission. Nous offrons un environnement de travail stimulant où chacun a l’occasion de faire entendre sa voix et de contribuer au changement.

Nous voulons que nos employés réussissent tant sur le plan professionnel que personnel. Pour soutenir cet objectif, nous favorisons un environnement de travail sain, productif et flexible qui respecte l’équilibre entre le travail et la vie personnelle.

Nous sommes un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et nous veillons à ce que des mesures d’adaptation soient offertes aux personnes en situation de handicap, sur demande. Nous célébrons la diversité et nous nous engageons à créer un environnement inclusif pour tous nos employés. Nous encourageons activement les candidatures provenant de tous les horizons.

Pour en savoir plus sur nous, visitez : www.turnerandtownsend.com.

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