Workplace Experience Associate – Cleaning & Hospitality Services

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Workplace Experience Associate – Cleaning & Hospitality Services (m/w/d)

Als Workplace Experience Associate (m/w/d) sind Sie die zentrale Schnittstelle zwischen Kunden, Dienstleistern, internen Fachexperten und Sourcing für alle Soft Services am Standort. Mit Schwerpunkt auf Reinigung und Hospitality Services stellen Sie sicher, dass höchste Servicestandards eingehalten werden und eine erstklassige Arbeitsumgebung für die Mitarbeiter unseres Kunden geschaffen wird. Sie managen Dienstleister proaktiv, treiben Serviceverbesserungen voran und sind verantwortlich für die Kundenzufriedenheit in Ihrem Bereich.

Ihre Aufgaben

• Operative Steuerung und Betreuung von Dienstleistern in den Bereichen Reinigung, Hygiene, Landschaftspflege, Schädlingsbekämpfung, Pflanzenpflege, Winterdienst, Poststelle, Empfang und Telefonzentrale.
• Qualitätssicherung und Audits: Durchführung regelmäßiger Servicekontrollen, Audits und Begehungen zur Sicherstellung vereinbarter Qualitätsstandards und Identifikation von Verbesserungspotenzialen.
• Vendor Management: Monatliche Scorecard-Meetings mit Dienstleistern zur Performance-Bewertung, Problemlösung und kontinuierlichen Verbesserung der Servicequalität.
• Schnittstellen-Management: Tägliche Koordination zwischen Kunden, Dienstleistern, internen Fachexperten und Sourcing zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe und schneller Lösungsfindung.
• Kundenbetreuung und -zufriedenheit: Bearbeitung täglicher Kundenanfragen, proaktive Kommunikation mit Endbenutzern und Sicherstellung einer hohen Kundenzufriedenheit durch exzellenten Service.
• "We Own"-Programm: Proaktive Ansprache von Kunden, Antizipation von Bedürfnissen und Implementierung von Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung der Workplace Experience.
• Scope-Management: Bearbeitung und Koordination von Leistungsänderungen (Scope Changes) in Abstimmung mit Sourcing, Kunden und Dienstleistern sowie deren Dokumentation.
• Projekt- und Initiativenmanagement: Unterstützung bei Projekten zur Verbesserung der Soft Services und der jährlichen Workplace-Umfrageergebnisse.
• Feedback-Management: Systematische Erfassung, Dokumentation und zeitnahe Bearbeitung von Kundenfeedback aus Meetings und Umfragen.
• Dokumentation und Reporting: Erstellung regelmäßiger Reports zu Servicequalität, Kundenzufriedenheit und Dienstleisterperformance für interne und Kundenzwecke.
• Gesundheit und Sicherheit: Unterstützung bei monatlichen Gesundheits- und Sicherheitskontrollen (insbesondere Kantinen), BOS-Checks und sicherheitsrelevanten Themen.
• Prozessoptimierung: Entwicklung und Implementierung neuer Prozesse zur Steigerung der Servicequalität, Kundenzufriedenheit und/oder Kosteneffizienz in Zusammenarbeit mit dem Team.
• Netzwerkaufbau: Aufbau und Pflege starker Beziehungen zu Schlüsselpersonen der Kundenorganisation und Entwicklung eines fundierten Verständnisses für deren Geschäft und Bedürfnisse.
• Sichtbarkeit und Kommunikation: Aktive Förderung der JLL-Präsenz vor Ort durch professionelle Kommunikation, Site Communications und Teilnahme an Kundeninitiativen.
• Continuous Improvement: Identifikation von Verbesserungspotenzialen und Entwicklung von Initiativen zur Steigerung der Servicequalität und Effizienz.

Ihre Qualifikationen

Ausbildung:

• Abgeschlossene Ausbildung oder Studium in Facility Management, Hotellerie, Gastronomie, Eventmanagement, Marketing, Kommunikation oder vergleichbaren Bereichen
• Quereinsteiger mit relevanter Berufserfahrung im Kundenservice oder in kundenorientierten Bereichen sind ausdrücklich willkommen

Berufserfahrung:

• Erste Berufserfahrung in der Betreuung von Dienstleistern, im Kundenservice oder in vergleichbaren kundenorientierten Tätigkeiten
• Idealerweise Erfahrung im Facility Management, Hospitality-Bereich oder in der Zusammenarbeit mit externen Partnern
• Erfahrung im Management hoher Kundenansprüche und in serviceintensiven Umgebungen von Vorteil

Fachkenntnisse:

• Grundverständnis für Soft Services, insbesondere Reinigung und Hospitality Services
• Kenntnisse in Vendor Management und Qualitätssicherung wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, PowerPoint, Outlook)
• Erfahrung mit Ticketsystemen, Umfragetools oder Reporting-Tools von Vorteil
• Verständnis für Audit-Prozesse und Service Level Agreements vorteilhaft

Persönliche Kompetenzen:

• Ausgeprägtes Engagement und Serviceorientierung: Sie brennen dafür, Kunden zu begeistern
• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten: Klar, professionell und empathisch in der Kommunikation mit unterschiedlichen Stakeholdern
• Organisationstalent: Strukturierte, selbstständige Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Problemlösungskompetenz: Pragmatische, lösungsorientierte Herangehensweise auch in herausfordernden Situationen
• Teamfähigkeit und Netzwerkfähigkeit: Aufbau und Pflege positiver Beziehungen zu Kunden, Dienstleistern und Kollegen
• Proaktive Arbeitsweise: Selbstständiges Erkennen von Handlungsbedarfen und Initiative zur Umsetzung
• Flexibilität und Belastbarkeit: Anpassungsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld

Sprachkenntnisse:

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse für die Kommunikation mit internationalen Kunden und die Nutzung englischsprachiger Systeme

Sonstiges:

• Serviceorientierte Einstellung mit dem Anspruch, Kunden in allen Aspekten zu begeistern
• Bereitschaft zur gelegentlichen Präsenz außerhalb regulärer Geschäftszeiten bei besonderen Events oder Kundenterminen
• Hohes Maß an Eigeninitiative und Hands-on-Mentalität

Unser Angebot

• Internationales Arbeitsumfeld
• Ein attraktives Gehalt
• Betriebliche Altersvorsorge
• Aufstiegs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Viel Austausch mit Ihren Kunden und erfahrenen Kollegen
• Die Sicherheit eines großen Unternehmens und eine langfristige Zusammenarbeit

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Location:

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