Grants and Partnerships Coordinator

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

The International Rescue Committee (IRC) began operations in Burundi in 1996, amid civil war and widespread instability. From the outset, the organization engaged in life-saving emergency interventions, providing immediate assistance to refugees and internally displaced persons. The sociopolitical and security crisis led to significant population movements.

Today, Burundi hosts more than 130,000 refugees, primarily from the Democratic Republic of the Congo (DRC). At the same time, more than 250,000 Burundians have been forced to flee their country and currently live in exile, mainly in Tanzania, Rwanda, and the DRC. Within Burundi itself, an estimated 100,000 people have also been displaced, largely due to the effects of climate change, such as flooding.

To address these challenges, the IRC has progressively expanded and adapted its programs to meet the growing needs of affected populations. The organization implements integrated interventions focused on emergency humanitarian response, while strengthening community resilience through protection, health, and economic wellbeing and education initiatives. The Burundi country program currently implements 9 projects with an annual operating budget of approximately USD 10 million.

To support the management and growth of its multi-donor grants portfolio, IRC Burundi is seeking a Grants & Partnership Coordinator to ensure efficient and timely grants management, from proposal development through donor compliance and reporting.

Job Overview:  

The Grants & Partnership Coordinator is responsible for resource mobilization, proposal development, and coordinating the management of IRC Burundi's grants portfolio. S/he oversees all functions of the Grants & Partnerships unit. S/he works in close collaboration with the Programs department: the MEAL Coordinator, Technical Coordinators, Project Coordinators and Managers, the Senior Operations Coordinator, and the Deputy Director - Finance, and reports to the Deputy Director - Programs.

Major responsibilities

Business and Proposal Development (30%)

• In collaboration with the DDP and headquarters colleagues, proactively identify new funding opportunities by tracking and analyzing donor strategies and funding trends.

• Support effective internal communication and information management processes to ensure relevant stakeholders across the organization can access and use Business Development information, including maintaining an up-to-date opportunity matrix.

• Lead the tracking and analysis of the country program's opportunity pipeline.

• Work with the DDP, national technical coordinators, and regional colleagues to identify international partners and negotiate the IRC's role in proposal consortiums, ensuring a competitive positioning for IRC Burundi that adheres to partnership principles and the organization's strategic direction.

• Support country team staff in developing and maintaining key relationships with donors, partner organizations, and private sector actors, with a view to identifying opportunities, creating shared value, and forming strategic alliances.

• Support the DDP and technical leads in the development of new program designs.

• Prepare and facilitate Go/No Go meetings related to funding opportunities, as needed.

• Ensure that Go/No Go discussions and program design are consistent with the partnership ambition of the Country Strategic Action Plan (SAP) and IRC Burundi's programmatic approach, as well as IRC's Business Development guidance (Business Development Manual).

• Promote and coordinate partner engagement in program development efforts.

• Ensure strong and effective representation and budgeting of IRC's partnership strategy, approach, and management in proposals and reports submitted to donors.

• Oversee the development of all concept notes and proposals, either taking on or delegating the role of lead writer or editor. Develop effective process management tools for proposal development.

• Clearly define and communicate the roles, responsibilities, and timelines of each department. Facilitate effective inter-departmental coordination.

• Thoroughly review all proposal documents to ensure consistency between narratives, logical frameworks, and budgets.

• Serve as the focal point with headquarters during the review, editing, and submission of proposals.

• Ensure that all proposal deliverables are accurate, complete, high-quality, and submitted on time.
  

Grants and Information Management (15%)

• Coordinate the management of IRC Burundi's grants portfolio.

• Serve as the focal point for communications with headquarters on all grants and partnership administration functions.

• Review donor agreements and coordinate their review and signature with the relevant headquarters offices. Coordinate pre-award expenditure approvals, as applicable.

• Lead and/or support all project revisions, amendments, and budget realignments.

• Coordinate the monitoring and facilitation of Budget vs. Actuals (BvA) reviews to bring teams together and ensure sound financial management.

• Actively promote partners' full participation in program implementation through Project Cycle Meetings (PCM).

• Oversee the preparation, review, and monitoring of sub-grant agreements with partners, in coordination with the Finance and Supply Chain departments.

• Ensure proper grant closeout, including the production of final reports, budget reconciliation, and asset disposition, in line with donor and IRC rules.

• Maintain and circulate a regularly updated grants tracking table.

• Ensure that all departmental communication with IRC colleagues and donors is constructive, clear, and well organized.

• Maintain a well-organized and comprehensive information management and filing system for grants and sub-grants.

• Ensure that the IRC's internal Opportunity Tracking Information System (OTIS) is kept up to date and maintained throughout the grant lifecycle.

• Liaise with the Finance department to monitor spending by donor and promptly flag any risk of budget under- or over-expenditure.

• Build the capacity of IRC and partner staff in grants management by facilitating trainings and providing targeted support as needed.
  

Partnership Management (15%)

• Actively contribute to the relevant sections of the Partner Capacity Analysis (PCA) and to the development of resulting partner support plans.

• Coordinate the implementation of IRC Burundi's partnership strategy and partnership ambitions, in line with the PEERS (Partnership Excellence for Equality and Results System) manual and the Strategic Action Plan.

• Support the Partnerships Manager in facilitating IRC Burundi's Partnership Working Group.

• Promote a partnership approach aligned with PEERS principles.

• Participate in due diligence processes and collaborative partnership risk management, as needed.

• Actively promote partners' full participation in program implementation through Project Cycle Meetings (PCM).
  

Donor Compliance (15%)

• Provide Programs and Operations teams with day-to-day technical guidance to ensure all grants are implemented in accordance with IRC and donor regulations.

• Coordinate with headquarters on specialized compliance issues, as needed.

• Proactively flag potential compliance issues to senior management; work closely with headquarters compliance colleagues to resolve any related concerns.

• Disseminate existing donor compliance resources and work with regional counterparts to develop and update compliance quick-reference sheets for each grant.

• In coordination with the DDP and the communications team, help ensure appropriate and effective visibility of the IRC and donors at program sites and in program materials.
  

Reporting (10%)

• Oversee the development and submission of all internal and external reports, in collaboration with the Programs, Finance, and MEAL departments.

• Maintain a comprehensive reporting tracker and communicate regularly with relevant team members about upcoming deadlines and the specific requirements of each report.

• Lead the production of high-quality, well-written reports that meet donor and IRC requirements.

• Thoroughly review and confirm that all reports and supporting documents are complete and accurate.

• Coordinate headquarters and technical unit reviews and approvals prior to submission to donors.

• Ensure strict adherence to internal and donor deadlines.
  

Departmental Leadership and Staff Management (15%)

• Lead the Grants and Partnerships units and provide staff with professional development opportunities as needed.

• Ensure a clear delineation of roles and responsibilities and a logical distribution of the portfolio among team members.

• Coordinate performance management within the department and foster a high-performance culture through staff engagement and accountability.

• Identify and support capacity building for the Grants and Partnerships team and, upon request, other staff members, to ensure a clear understanding of IRC's grants processes.

• Oversee the recruitment of new staff as needed. Ensure comprehensive onboarding and training for new hires.
  

Other

• Any other relevant duties assigned by the supervisor to advance IRC's programs.

Job Requirements

• Significant experience in humanitarian grants management within a multi-donor, multi-sectoral environment, including oversight of large-scale grant portfolios.

• Demonstrated experience in an inter-departmental coordination role, with the ability to communicate with a range of stakeholders and balance their priorities.

• Extensive experience leading the development of large-scale, multi-sectoral funding proposals.

• Advanced skills in writing and compiling donor reports, including coordinating inputs and developing complex documents across departments.

• In-depth knowledge of institutional donor compliance required. Familiarity with DG INTPA, ECHO, SV, UNHCR, UNICEF, Irish Aid and UNFPA requirements is a strong asset.

• Excellent speaking writing and editing skills required, in both English and French. Ability to draft and edit detailed documents for donor submission with minimal supervision.

• Prior experience in a conflict or protracted crisis context desired.

• Excellent planning and organizational skills. Ability to prioritize and track multiple activities and deadlines simultaneously.

• Excellent interpersonal skills and a demonstrated positive attitude, enabling constructive engagement with both programmatic and support departments.

• Excellent proficiency in the MS Office suite and commonly used artificial intelligence tools.

• Ability to work independently as well as within a dynamic, cross-functional team.

Working Environment

Security and Housing: The Grants & Partnership Coordinator will be based in Bujumbura, with occasional field travel to locations where the IRC implements its projects. The security situation in Burundi is stable, although minor alerts occasionally occur in connection with the ongoing conflict in the DRC. Housing arrangements will be specified by the country office in accordance with its current policy.

International Rescue Committee (IRC) a débuté ses opérations au Burundi en 1996, en pleine guerre civile et instabilité généralisée. Dès le départ, l'organisation s'est engagée dans des interventions d'urgence visant à sauver des vies en apportant une aide immédiate aux réfugiés et aux personnes déplacées internes. La crise sociopolitique et sécuritaire a entraîné d'importants mouvements de population.

Aujourd'hui, le Burundi accueille plus de 130 000 réfugiés, principalement originaires de la République Démocratique du Congo (RDC). Parallèlement, plus de 250 000 Burundais ont été contraints de fuir leur pays et vivent actuellement en exil, principalement en Tanzanie, au Rwanda et en RDC. À l'intérieur même du Burundi, environ 100 000 personnes ont également été déplacées, en grande partie à cause des effets du changement climatique, tels que les inondations.

Pour répondre à ces défis, l'IRC a progressivement élargi et adapté ses programmes pour répondre aux besoins croissants des populations affectées. L'organisation met en œuvre des interventions intégrées axées sur la réponse humanitaire d'urgence, tout en renforçant la résilience communautaire à travers des initiatives de protection, de santé, de bien-être économique et d'éducation. Le programme pays Burundi met actuellement en œuvre 9 projets avec un budget opérationnel annuel d'environ 10 millions de dollars.

Pour soutenir la gestion et la croissance de son portefeuille de subventions multi-bailleurs, l'IRC Burundi recherche un(e) Coordinateur/trice des Subventions et Partenariats chargé(e) d'assurer une gestion efficace et rapide des subventions, depuis le développement de propositions jusqu'à la conformité bailleurs et au rapportage.

Aperçu du poste

Le/la Coordinateur/trice des Subventions et Partenariats est responsable de la mobilisation des ressources, du développement des propositions ainsi que de la coordination de la gestion du portefeuille de subventions de l'IRC Burundi. Il/elle supervise l'ensemble des fonctions de l'unité Subventions et Partenariats. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le département des programmes : Coordinateur MEAL, Coordinateurs techniques, Coordinateurs et chefs de projets, Coordonnateur senior des opérations, irecteur Adjoint des Finance et sous la supervision du Directeur Adjoint des Programmes (DDP).

Responsabilités principales :

Mobilisation des ressources et développement des propositions (30%)

• En collaboration avec le DDP et les collègues du siège, identifier proactivement de nouvelles opportunités de financement en suivant et en analysant les stratégies des bailleurs et les tendances de financement.

• Soutenir des processus efficaces de communication interne et de gestion de l'information pour garantir l'accès et l'utilisation des informations de mobilisation des ressources (Business Development) par les parties prenantes concernées au sein de l'organisation, y compris le maintien d'une matrice d'opportunités à jour

• Diriger le suivi et l'analyse du pipeline d'opportunités du programme pays.

• Travailler avec le DDP, les coordonnateurs techniques nationaux et les collègues régionaux pour identifier les partenaires internationaux et négocier le rôle de l'IRC dans les consortiums de propositions, assurant une position concurrentielle pour l'IRC Burundi qui adhère aux principes de partenariat et à l'orientation stratégique de l'organisation.

• Soutenir le personnel de l’équipe pays pour développer et maintenir des relations clés avec les donateurs, les organisations partenaires et les acteurs du secteur privé en vue de l'identification des opportunités, de la création de valeur partagée, de la formation d'alliances stratégiques

• Appuyer le DDP et les responsables techniques sectoriels dans le développement de nouvelles propositions.

• Préparer et animer, selon les besoins, les réunions Go/No Go relatives aux opportunités de financement.

• Veiller à ce que les discussions Go/No Go et la conception des programmes soient cohérentes avec l'ambition de partenariat du Plan d'Action Stratégique Pays (SAP) et l'approche programmatique de l'IRC Burundi ainsi qu’avec les directives en matière de développement d’IRC. (Business Development Manual)

• Assurer la promotion et la coordination de l’engagement des partenaires dans les efforts de développement de programmes.

• Garantir une représentation et une budgétisation solides et efficaces de la stratégie, de l'approche et de la gestion des partenariats de l'IRC dans les propositions et rapports destinés aux bailleurs.

• Superviser le développement de toutes les notes conceptuelles et propositions, en assumant ou en déléguant le rôle de rédacteur ou d'éditeur principal. Développer des outils efficaces de gestion de processus pour le développement de propositions.

• Définir et communiquer clairement les rôles, responsabilités et échéanciers de chaque département. Faciliter une coordination interdépartementale efficace.

• Réviser minutieusement tous les documents de proposition afin d'assurer la cohérence entre les narratifs, les cadres logiques et les budgets.

• Servir de point focal avec le siège pendant la révision, l'édition et la soumission des propositions.

• Veiller à ce que tous les livrables des propositions soient exacts, complets, de haute qualité et soumis dans les délais.
  

Gestion des subventions et de l’information (15%)

• Assurer la coordination de la gestion du portefeuille de subventions pour IRC Burundi

• Servir de point focal pour les communications avec le siège sur l'ensemble des fonctions d'administration des subventions et du partenariat

• Réviser les accords avec les bailleurs et coordonner leur révision et signature avec les bureaux du siège concernés. Coordonner l'approbation des dépenses préalables à l'attribution (pre-award), le cas échéant.

• Diriger et/ou appuyer l'ensemble des révisions de projet, avenants et réajustements budgétaires.

• Coordonner le suivi et la facilitation des analyses budget-réalisé (BvA) afin de rassembler les équipes et garantir une gestion financière saine.

• Promouvoir activement la pleine participation des partenaires à la mise en œuvre des programmes dans le cadre des réunions de cycle de projet (Project Cycle Meeting – PCM).

• Superviser la préparation, la révision et le suivi des accords de sous-subvention avec les partenaires, en coordination avec les départements Finance et Supply Chain.

• Veiller à la bonne clôture des subventions, y compris la production des rapports finaux, la réconciliation budgétaire et la cession des actifs, conformément aux règles bailleurs et de l'IRC.

• Maintenir et diffuser un tableau de suivi des subventions régulièrement mis à jour.

• Veiller à ce que toute communication départementale avec les collègues de l'IRC et les bailleurs soit constructive, claire et organisée.

• Maintenir un système de gestion de l'information et de classement des subventions et des sous-subventions bien organisé et complet.

• Veiller à ce que le système interne de suivi des opportunités de l'IRC (OTIS) soit mis à jour et maintenu tout au long du cycle de vie des subventions.

• Assurer la liaison avec le département Finance pour le suivi des dépenses par bailleur et signaler rapidement tout risque de sous- ou sur-exécution budgétaire.

• Renforcer les capacités du personnel de l'IRC et des partenaires en matière de gestion des subventions, en facilitant des formations et en fournissant un appui ciblé selon les besoins.
  

Gestion des partenariats (15%)

• Contribuer activement aux sections pertinentes de l'Analyse des Capacités des Partenaires (PCA) et à l'élaboration des plans d'appui aux partenaires qui en découlent.

• Coordonner la mise en œuvre de la stratégie partenariat et des ambitions partenariales de IRC Burundi, conformément au manuel PEERS (Partnership Excellence for Equality and Results System) et au Plan d’Action Stratégique

• Appuyer le Manager Partenariats dans l’animation du Groupe de Travail sur le Partenariat d’IRC Burundi

• Faire la promotion d’une approche partenariale conforme aux principes du PEERS

• Participer aux processus de diligence raisonnable et à la gestion collaborative des risques liés aux partenariats, selon les besoins

• Promouvoir activement la pleine participation des partenaires à la mise en œuvre des programmes dans le cadre des PCM.

Conformité bailleurs (15%)

• Fournir aux équipes Programmes et Opérations des orientations techniques courantes afin de garantir que toutes les subventions sont mises en œuvre conformément aux règlements de l'IRC et des bailleurs.

• Coordonner avec le siège sur les questions de conformité spécialisées, selon les besoins.

• Signaler proactivement les problèmes potentiels de conformité à la direction ; collaborer étroitement avec les collègues de conformité du siège pour résoudre toute préoccupation connexe.

• Diffuser les ressources existantes sur la conformité bailleurs et collaborer avec les homologues régionaux pour développer et actualiser les fiches synthétiques de conformité pour chaque subvention.

• En coordination avec le DDP et l’équipe communication, contribuer à garantir une visibilité appropriée et efficace de l'IRC et des bailleurs sur les sites et dans les supports du programme.
  

Rapportage (10%)

• Superviser le développement et la remise de tous les rapports internes et externes, en collaboration avec les départements Programmes, Finance et MEAL.

• Maintenir un tableau de suivi des rapports complet et communiquer régulièrement avec les membres d'équipe concernés au sujet des échéances à venir et des exigences spécifiques de chaque rapport.

• Diriger la production de rapports de haute qualité et bien rédigés répondant aux exigences des bailleurs et de l'IRC.

• Réviser minutieusement et confirmer que tous les rapports et documents complémentaires sont complets et exacts.

• Coordonner les révisions et approbations du siège et des unités techniques avant soumission aux bailleurs.

• Garantir le respect strict des échéances internes et des bailleurs.
  

Leadership départemental et gestion du personnel (15%)

• Diriger les unités Subventions et Partenariats et offrir des opportunités de développement professionnel au personnel selon les besoins.

• Assurer une délimitation claire des rôles et responsabilités et une répartition logique du portefeuille entre les membres de l'équipe.

• Coordonner la gestion de la performance au sein du département et favoriser une culture de haute performance à travers l'engagement et la redevabilité du personnel.

• Identifier et soutenir le renforcement des capacités de l'équipe Subventions et partenariats et, sur demande, des autres membres du personnel, afin qu'ils comprennent les processus de subventions de l'IRC.

• Superviser le recrutement de nouveau personnel selon les besoins. Assurer un accueil,une intégration et une formation complets pour les nouvelles recrues.
  

Autre

Toute autre tâche pertinente assignée par le superviseur afin de faire progresser les programmes de l'IRC
.

Exigences du poste

• Expérience significative en gestion de subventions humanitaires dans un environnement multi-bailleurs et multisectoriel, incluant la supervision de portefeuilles de subventions de grande envergure.

• Expérience démontrée dans un rôle de coordination interdépartementale et capacité à communiquer avec un ensemble de parties prenantes et à équilibrer leurs priorités.

• Vaste expérience dans le pilotage du développement de propositions de financement multisectorielles de grande envergure.

• Compétences avancées en rédaction et compilation de rapports bailleurs, y compris la coordination des contributions et le développement de documents complexes entre différents départements.

• Connaissance approfondie de la conformité des bailleurs institutionnels requise. La connaissance des exigences de DG INTPA, ECHO, SV, UNHCR, UNICEF, UNFPA constitue un atout majeur.

• Excellentes compétences en expression, rédaction et édition requises, en anglais comme en français. Capacité à rédiger et éditer des documents détaillés pour soumission aux bailleurs avec un minimum de supervision.

• Expérience préalable dans un contexte de conflit ou de crise prolongée souhaitée.

• Excellentes compétences en planification et en organisation. Capacité à prioriser et à suivre plusieurs activités et échéances simultanément.

• Excellentes compétences interpersonnelles et attitude positive démontrée, permettant un engagement constructif avec les départements programmatiques et supports.

• Excellente maîtrise de la suite MS Office et des outils d'intelligence artificielle d'usage courant.

• Capacité à travailler de manière autonome ainsi qu'au sein d'une équipe dynamique et transversale.
  

Environnement de travail :  

Sécurité et logement : Le/la Coordinateur/trice des Subventions et Partenariats sera basé(e) à Bujumbura, avec des déplacements occasionnels sur le terrain où l'IRC met en œuvre ses projets. La situation sécuritaire au Burundi est stable, même si parfois quelques alertes mineures surviennent en lien avec le conflit en cours en RDC. Les modalités de logement seront précisées par le bureau pays conformément à sa politique en vigueur.

Professional Standards: All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.

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