Administrative Assistant

Description du poste :

Sous la supervision du directeur des Infrastructures urbaines, l'adjointe administrative joue un rôle clé dans le soutien administratif de l'équipe de professionnels, techniciens et chargés de projet. Elle assure la coordination des activités administratives liées à la réalisation de projets municipaux, à la préparation des offres de services, à la gestion documentaire, la surveillance des travaux de construction ainsi qu’au suivi des dossiers clients. Elle contribue au bon fonctionnement des opérations en faisant preuve d'autonomie, de rigueur, d'organisation et d'un excellent sens du service à la clientèle. En occupant ce poste, vous ferez partie de l'équipe d'infrastructures urbaines et vous travaillerez depuis notre succursale de Vaudreuil-Dorion et/ou de Salaberry-de-Valleyfield. Vous y aurez l'occasion de développer vos compétences administratives.

Principales responsabilités :

Soutien aux projets

·Assister les chargés de projet dans la préparation et la mise en forme de documents techniques et administratifs selon les standards d’EXP;

·Effectuer le montage, la révision et la correction de rapports, offres de services, présentations et correspondances;

·Assurer le suivi auprès des chargés de projet des livrables et des mandats en cours;

·Maintenir des bases de données, des listes et des outils de suivi dans différents outils internes;

·Effectuer l'archivage et le classement électronique des dossiers de projets.

Soutien administratif à la direction

·Gérer l'agenda, les rencontres et les déplacements du directeur;

·Préparer les comptes rendus de réunions et assurer les suivis requis;

·Coordonner les communications internes et externes;

·Produire diverses statistiques, tableaux de suivi et rapports administratifs;

·Effectuer la gestion documentaire selon les procédures de l'entreprise;

·Participer à l’organisation d’activités sociales et de sessions « Lunch & Learn »;

·Contribuer à l’organisation et au maintien de la documentation administrative de l’équipe;

·Toutes autres tâches connexes.

Gestion financière et administrative

·Effectuer les ouvertures de projets et le suivi qualité requis pour chacun des mandats;

·Au besoin, assister le chargé de projet à la facturation et au suivi des comptes recevables;

·Préparer divers formulaires administratifs et documents de gestion;

·Produire et maintenir des tableaux de bord de suivi.

Soutien à l'équipe

·Participer à l'accueil et à l'intégration des nouveaux employés;

·Organiser les réunions d'équipe, formations et événements;

·Agir comme personne-ressource pour les besoins administratifs des employés et des besoins fonctionnels de la succursale.

Compétences techniques

·Études en administration, bureautique ou dans un domaine connexe (DEP, DEC ou AEC);

·Maîtrise avancée de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook);

·Bonne connaissance de Microsoft Teams et SharePoint;

·Excellentes aptitudes en rédaction française.

Qualités recherchées

·Vous faites preuve de rigueur, d’organisation et d’un grand souci du détail;

·Vous avez une capacité à travailler sous pression avec plusieurs échéanciers simultanément;

·Sens élevé du service à la clientèle;

·Expérience dans le domaine du génie-conseil, de la construction ou du milieu municipal (atout important);

·Vous possédez un esprit d’équipe, une attitude positive et êtes proactif.