Facilities Coordinator

JOB DESCRIPTION:

À propos d’Abbott
 

Abbott est un chef de file mondial de l’industrie des soins de santé qui crée des solutions scientifiques révolutionnaires visant à améliorer la santé des gens. L’entreprise est résolument tournée vers l’avenir, à l’affût des changements qui pourraient survenir dans le domaine des sciences et des technologies médicales. 

Être à l’emploi d’Abbott 
 

En étant à l’emploi d’Abbott, vous pourrez faire un travail qui compte, vous perfectionner et apprendre, prendre soin de vous et des membres de votre famille, rester fidèle à ce que vous êtes et vivre pleinement. Vous pourrez : 

• profiter de possibilités d’avancement professionnel au sein d’une entreprise internationale qui vous permettra de bâtir la carrière dont vous rêvez;
• travailler pour une entreprise reconnue dans des douzaines de pays partout dans le monde comme étant un excellent milieu de travail et figurant parmi les entreprises les plus admirées dans le monde dans le classement Fortune;
• travailler pour une grande entreprise reconnue comme étant l’une des meilleures où travailler, notamment pour ce qui a trait à la diversité du personnel, à la conciliation travail-famille ainsi qu’à la place des femmes dans les postes de cadres et les postes scientifiques. 

L’occasion à saisir 
 

Vous aimez être au cœur des opérations et contribuer au bon fonctionnement d’un environnement de travail dynamique? Joignez-vous à notre équipe en tant que Coordonnateur(trice) des installations et jouez un rôle essentiel dans le maintien de nos installations et le soutien de nos équipes.

La personne titulaire du poste travaillera depuis notre bureau de Montréal (Saint-Laurent) et nécessite une présence au bureau cinq jours par semaine.

Ce que vous ferez

Vous serez responsable des opérations des installations du site de Montréal, assurant un environnement de travail sécuritaire et efficace, tout en agissant comme principal contact pour les enjeux liés aux installations et aux services du site, tel que :

Le soutien administratif et la coordination opérationnelle

• Assurer un soutien administratif et opérationnel à la Cheffe des installations, incluant la coordination des activités quotidiennes, le suivi des projets, la gestion documentaire ainsi que l'administration des systèmes, contrats et bons de commande.
• Coordonner les fournisseurs et sous-traitants externes, assurer les suivis contractuels, gérer les approvisionnements.
• Agir à titre de personne-ressource auprès des partenaires internes et externes pour les questions liées aux installations.
• Maintenir à jour et documenter les procédures, politiques, dossiers et registres liés aux installations.
• Effectuer le suivi des dépenses et soutenir la gestion du budget des installations.
• Gérer les cartes et badges d’accès, le contrôle des clés, les codes d’alarme et les protocoles d’accueil des visiteurs.
• Répondre aux demandes des employés relatives aux installations et assurer un service rapide et professionnel afin de contribuer à une expérience employée positive au quotidien.

La gestion des installations et la maintenance du site

• Planifier et coordonner les activités d'entretien préventif et correctif des bâtiments et des équipements.
• Superviser, au besoin, les employés des installations, les équipes de nettoyage, les préposés à l'entretien et les fournisseurs externes afin d'assurer le bon fonctionnement des opérations.
• Représenter le service des installations lors de réunions interfonctionnelles pour favoriser une collaboration efficace entre les différents départements.
• Assurer la gestion des services et ressources du site, incluant les fournitures de bureau, le mobilier, les équipements communs, les archives, la salle d'expédition, les quais de chargement.
• Coordonner les programmes de recyclage et de destruction sécurisée des documents.
• Soutenir la planification des espaces, l’analyse de l’occupation et la prévision des effectifs afin de maximiser l’utilisation des espaces et d’anticiper les besoins futurs.
• Planifier et coordonner les déménagements, réaménagements et changements d’espaces de travail en collaboration avec les équipes concernées, afin de minimiser les interruptions et d’offrir une expérience optimale aux employés.

La santé, sécurité et mesures d'urgence

• Soutenir les initiatives en matière de santé, sécurité et mesures d'urgence, notamment la coordination des plans d'évacuation, les exercices d'urgence, les formations en premiers soins et les besoins en sécurité du bâtiment.
• Participer aux audits, aux initiatives de continuité des affaires et aux projets corporatifs liés aux installations.

Compétences requises 

• Diplôme d’études collégiales (DEC).
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Capacité à résoudre des problèmes et à travailler de façon autonome.
• 5+ années d’expérience dans un poste similaire.
• Excellent sens de l’organisation et de l’imputabilité : vous menez les dossiers à terme avec rigueur.
• Le ou la titulaire du poste doit pouvoir bien communiquer en anglais (50% du temps), car ses fonctions exigent des interactions avec des intervenants et collègues se trouvant à l’extérieur du Québec ou du Canada.

Compétences souhaitables

• Connaissances en SAP.

About Abbott

Abbott is a global healthcare leader, creating breakthrough science to improve people’s health. We’re always looking towards the future, anticipating changes in medical science and technology.

Working at Abbott

At Abbott, you can do work that matters, grow, and learn, care for yourself and family, be your true self and live a full life. You will have access to:

• Career development with an international company where you can grow the career you dream of.
• A company recognized as a great place to work in dozens of countries around the world and named one of the most admired companies in the world by Fortune.
• A company that is recognized as one of the best big companies to work for as well as a best place to work for diversity, working mothers, female executives, and scientists.

The opportunity

Do you enjoy being at the heart of operations and contributing to a dynamic work environment? Join our team as a Facilities Coordinator and play a vital role in maintaining our facilities and supporting our teams.

The incumbent will work from our Montreal (Saint-Laurent) office and requires an office presence five days a week.

What you'll do

You will be responsible for the operations of the Montreal site's facilities, ensuring a safe and efficient work environment, while acting as the main contact for issues related to the site's facilities and services such as:

Administrative support and operational coordination

• Provide administrative and operational support to the Facilities Manager, including the coordination of daily activities, project monitoring, document management as well as the administration of systems, contracts and purchase orders.
• Coordinate external suppliers and subcontractors, ensure contractual follow-ups, and manage supplies.
• Act as a point of contact for internal and external partners on facilities-related matters.
• Maintain and document facilities-related procedures, policies, records and records.
• Track expenses and support facility budget management.
• Manage access cards and badges, key control, alarm codes and visitor reception protocols.
• Respond to employee requests related to facilities and ensure prompt and professional service to contribute to a positive employee experience on a daily basis.

Facility management and site maintenance

• Plan and coordinate preventive and corrective maintenance activities for buildings and equipment.
• May supervise facility employees, cleaning crews, maintenance personnel and external vendors to ensure smooth operations.
• Represent the facilities department at cross-functional meetings to foster effective collaboration between different departments.
• Manage site services and resources, including office supplies, furniture, common equipment, archives, shipping room, and loading docks.
• Coordinate document recycling and secure destruction programs.
• Support space planning, occupancy analysis, and workforce forecasting to maximize space utilization and anticipate future needs.
• Plan and coordinate moves, rearrangements, and workspace changes in collaboration with the relevant teams to minimize disruption and provide an optimal employee experience.

Health, Safety and Emergency Preparedness

• Support health, safety and emergency preparedness initiatives, including coordination of evacuation plans, emergency drills, first aid training, and building safety needs.
• Participate in audits, business continuity initiatives and corporate projects related to facilities.

Required Qualifications

• Diploma of Collegial Studies (DEC);
• Good knowledge of the Microsoft Office suite.
• Ability to solve problems and work independently.
• 5+ years of experience in a similar position;
• Excellent sense of organization and accountability: you will bring files to a successful conclusion with rigor.
• The incumbent must be able to communicate well in English (50% of the time), as his or her duties require interactions with stakeholders and colleagues outside Quebec or Canada.

Desirable Skills:

• Knowledge of SAP.

The base pay for this position is

N/A

In specific locations, the pay range may vary from the range posted.

JOB FAMILY:

Facilities & Maintenance

DIVISION:

GES Global Engineering Services

LOCATION:

Canada > St. Laurent : 8625 Trans Canada Highway

ADDITIONAL LOCATIONS:

WORK SHIFT:

Standard

TRAVEL:

No

MEDICAL SURVEILLANCE:

Not Applicable

SIGNIFICANT WORK ACTIVITIES:

Not Applicable