Assistant Facility Manager

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職務記述書（JD）: Assistant Facilities Manager (AFM)

ポジション概要

担当クライアントアカウントにおけるアシスタント・ファシリティ・マネージャー（AFM）は、主に本社（HQ）におけるファシリティ運営およびソフトサービス（FM総合窓口(サービスデスク)）、受付、メールサービス、コーヒーマシン・給茶機サービス、イベントサポート等）を統括する

オペレーティングマネージャー（業務運営責任者）としての役割を担います。

また、現場の業務運営全体を管理・改善し、日常的なオンサイト運営管理に加えて国内他2サイトへの管理・サポートを行います。ビルオーナー（BMO）やパートナーベンダー、さらにはリージョン（Region）チームと緊密に連携しながら、チーム全体の成果に貢献します。

• チーム構成 JLL　7名 (今回のポジションを含む)
• 勤務時間    9:00-17:10
• 勤務日       クライアントの年間カレンダーに準じる
• WFH         原則は出勤が前提だが、状況によってはWFHあり
• 契約形態    プリンシパルモデル、リージョナル契約

主な職務内容と期待される行動

• ① サイト運営・環境維持・BMO連携（オペレーティングマネジメント）

• • オペレーティングマネージャーとして日常のFMオペレーションを統括し、優先順位を判断して品質と期限を確保する。
  • ビル管理会社（BMO）やサブコントラクターと日常的にコミュニケーションを図り、設備・防災・清掃・入退館等のビルインフラが適切に維持されるよう調整する（※技術的な設備管理や専門エンジニアの直接管理は除く）。
  • 法令、JLLおよびクライアントの安全衛生（EHS）および情報管理基準を徹底し、現場のリスク管理を行う。

• ② ソフトサービスおよび現場運営の管理

• • FM総合窓口（サービスデスク）、受付（Reception）、メールサービス、コーヒーマシン・給茶機サービス、イベントサポート、什器・文房具管理、廃棄物管理などのサービスがSLA/KPIに則って提供されているかを管理・監督する。
  • メインサイトである本社の直接管理に加え、他2つの国内サイトへのサポートやトラブルシューティングを主導する。

• ③ 地域（Region）連携およびプロジェクト参画

• • Lead FM（LFM）と密に連携・役割分担し、Regionから展開される各種プロジェクト、イニシアティブ、新しいプロセス等のローカルサイトへの導入・実行・展開に主導的に参画する。
  • Regionやアカウント全体の基準に沿ったレポート作成やデータ管理、ベストプラティクスの共有をサポートする。

• ④ 予算・購買管理

• • 支出状況と費用対効果を把握し、購買プロセス（PO発行、見積書取得、請求・アクルーアル対応）を確実に実行する。
  • 合理的なコスト削減（Savings）やプロセス改善を提案・実行する。

• ⑤ 業務標準化・効率化

• • 業務手順書やマニュアルの整備を推進し、チーム内の属人化を解消し、サイト内の運営品質が維持できる体制（PPMやBCP等を含む）を構築する。
  • ワークオーダー（WO）管理ツールやJLLシステムをフルに活用し、業務プロセスの可視化と効率化を推進する。

• ⑥ メンバー支援・チーム貢献

• • チームメンバーの進捗や業務における課題を把握し、適切な指導・サポート・助言を行い、自立を促す。
  • Lead FMやチームメンバーと密に連携し、チーム全体のエンゲージメント向上に貢献する。

応募要件（Candidate Specification）

• 経験・スキル

• • ファシリティ・マネジメント（FM）、総務、または同等の実務経験（3年以上推奨）
  • FM総合窓口（サービスデスク）、メールサービスなどのソフトサービス運営、またはカスタマーサービス（Hospitality）の経験
  • オペレーティングマネージャーとして、複数のステークホルダー（クライアント、JLL社内、ビルオーナー、パートナーベンダー、社内ユーザー）と信頼関係を構築し、円滑に合意形成を図れる優れたコミュニケーション能力
  • PCスキル（Excel、Word、PowerPoint、および管理システム・ツールの利用経験）

• 言語力

• • ビジネスレベルの英語力（読み書き・会話）：グローバル/リージョン基準の契約・レポートに対応し、英語でのコミュニケーション（システム入力、メール、ミーティング、Regionからの指示・資料の理解等）が円滑に行えること

• 求める資質（Competencies）

• • 顧客志向（Customer Centricity）が高く、変化や新しいイニシアティブに対して柔軟かつ迅速に学べる姿勢（Self-learn / Quick-learn）
  • 現場の課題を自ら発見し、具体的な改善策を提案・実行できる主体性
  • チームを支援し、メンバーの育成に前向きに取り組めるリーダーシップの素養

Location:

On-site –Tokyo, Japan

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