United Parcel Service

Ships packages and freight around the world

Lead Admin. Associate - Customer Care

Proposal ManagementConfirmed live in the last 24 hours

Full-timeBogotá, Bogota, ColombiaNo salary listedIn-person

About the Job

Responsibilities

Elaborate, structure, and execute bids from the pre-contractual stage through liquidation, ensuring compliance with legal, technical, and financial requirements.
Analyze bid specifications and prepare competitive proposals that meet deadlines and requirements.
Coordinate legal, technical, and financial documentation to satisfy public and private entities' requirements.
Submit relevant observations and clarifications at different stages of calls for proposals and tenders.
Administer and actively operate public and private procurement platforms, including SECOP I, SECOP II, SAP Ariba, Bionexo, Ecopetrol, and Inccompra, ensuring regulatory compliance.
Process bid-securing policies in time for tender submissions.
Legalize supply and loan-for-use contracts with public and private entities, ensuring timely uploading and updating.
Manage supporting documents for financial procedures and contractual guarantees, including checks, advances, deposits, stamp duty payments, and performance bonds as applicable.
Prepare loan-for-use contracts and amendments for strategic partners and direct clients, and upload them to Agiloft.
Request and verify legal and administrative documentation required to prepare loan-for-use contracts for strategic partners and direct clients.
Maintain direct responsibility for the repository of contracts and offers to ensure coverage and backup for customer business relationships.
Ensure successful electronic submission of all invoices through customer platforms, identifying and resolving inconsistencies promptly to protect cash flow.
Map and optimize the invoice-submission process for each customer, identifying bottlenecks and reducing document rejection rates.
Manage assigned customers' sales orders, returns, credit notes, and debit notes accurately and promptly.
Create commercial offers and quotations in a timely manner and in accordance with quality standards, price lists, and company policies.
Prepare and send official price-list communications and manage rebate communications to customers and strategic partners.
Prepare external correspondence and communications based on customer needs, maintaining control of their sequential numbering.
Coordinate internal procedures to complete and deliver documentation required for equipment entry at customer facilities.
Collect, record, and safeguard personal-data processing authorizations in the management system in accordance with privacy policies.
Cover other team members' duties during vacations or absences to ensure continuity of service.
Maintain effective relationships with internal and external customers by providing timely, high-quality service.
Perform related duties as directed by the leader or supervisor to meet operational needs.
Ensure compliance with company service and commercial processes, procedures, and policies.
Participate in and contribute solutions to automate and continually improve team processes to increase productivity.
Provide operational support for internal and external audits and participate in follow-up committees and meetings concerning updates.

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Job Description:

A continuación, se describe la naturaleza general del cargo por medio de una lista de actividades que son requeridas para llevar a cabo el trabajo:

1. Gestión Integral de Licitaciones y Plataformas de Contratación

Ciclo Completo de Licitaciones: Elaborar, estructurar y ejecutar licitaciones desde la etapa pre-contractual hasta su posterior liquidación, velando por el estricto cumplimiento de los requisitos jurídicos, técnicos y financieros exigidos.
Análisis de Pliegos: Analizar detenidamente los requisitos y elaborar propuestas competitivas asegurando el cumplimiento de los plazos y exigencias establecidos en los pliegos de condiciones.
Gestión del Proceso y Documentación: Coordinar la documentación desde los aspectos jurídicos, técnicos y financieros con el fin de cumplir los requerimientos de las entidades de orden público y privado.
Formulación de Observaciones: Realizar observaciones y aclaraciones pertinentes en las diferentes etapas de las convocatorias y licitaciones.
Administración de Plataformas: Administrar y operar activamente las plataformas de contratación estatal y privada (SECOP I, SECOP II, SAP Ariba, Bionexo, Ecopetrol, Inccompra, entre otras), garantizando la conformidad con los procesos regulatorios.
Garantías y Pólizas: Tramitar de manera oportuna las pólizas de seriedad de la oferta requeridas para la presentación de los procesos licitatorios.

2. Gestión de Contratos de Comodato y Suministros

Legalización de Contratos: Legalizar oportunamente contratos de suministros y comodato con entidades públicas y privadas, garantizando su correcto cargue y actualización.
Trámites Financieros y Garantías Contractuales: Gestionar con precisión la documentación de soporte como cheques, anticipos, consignaciones, pago de estampillas y expedición de pólizas de cumplimiento según sea el caso.
Elaboración y Control en Agiloft: Elaborar contratos de comodato y otrosí para Aliados Estratégicos y Clientes Directos, y realizar el cargue correspondiente en la herramienta corporativa destinada para esto: Agiloft.
Recopilación de Requisitos: Solicitar y verificar la documentación legal y administrativa necesaria para la elaboración de contratos de comodato para Aliados Estratégicos y Clientes Directos.
Custodia del Repositorio: Ser responsable directo del repositorio documental de contratos y ofertas para garantizar la cobertura y el respaldo de las relaciones comerciales con los clientes.

3. Gestión Financiera, Facturación y Mitigación de Riesgo de Cartera:

Radicación Electrónica: Garantizar la radicación satisfactoria del 100% de la facturación electrónica mediante las plataformas de los clientes, detectando y resolviendo inconsistencias a tiempo para proteger el flujo de caja.
Optimización de Procesos: Realizar el mapeo y optimización del proceso de radicación por cada cliente, identificando cuellos de botella para reducir activamente la tasa de rechazo de documentos.
Ciclo Comercial: Gestionar con precisión y oportunidad el ciclo de órdenes de venta, devoluciones, notas crédito y notas débito de los clientes asignados.

4. Administración Documental "End-to-End" (E2E) y Funciones Varias

Ofertas y Cotizaciones: Crear oportunamente ofertas comerciales y cotizaciones que cumplan estrictamente con los estándares de calidad establecidos, listas de precios y políticas de la compañía.
Comunicaciones de Precios y Rebates: Elaborar y enviar comunicados oficiales de Listas de Precios y gestionar las comunicaciones de rebates dirigidas a clientes y aliados estratégicos.
Correspondencia Externa: Elaborar correspondencia y comunicaciones externas según las necesidades de los clientes, manteniendo el control de su respectivo consecutivo.
Ingreso de Equipos: Coordinar y asegurar los trámites internos necesarios para la ejecución y entrega de la documentación requerida para el ingreso de equipos en las instalaciones de los clientes.
Tratamiento de Datos: Recopilar, registrar y custodiar las Autorizaciones de Tratamiento de Datos Personales en el sistema de gestión, cumpliendo con las políticas de privacidad (Habeas Data).
Continuidad Operativa: Apoyar el reemplazo en las vacaciones o ausencias de las actividades de los demás miembros del equipo para asegurar la continuidad del servicio.
Relacionamiento Estratégico: Fomentar y mantener excelentes relaciones con los clientes internos y externos a través de la entrega de servicios de alta calidad y oportunidad.
Otras Funciones: Ejecutar otras funciones afines que el Líder o Supervisor estime convenientes según las necesidades de la operación.

5. Gobierno, Cumplimiento y Mejora Continua

Políticas de Servicio: Asegurar el cumplimiento estricto de los procesos, procedimientos y políticas de servicio y comerciales de la compañía.
Proyectos de Automatización: Participar activamente y aportar soluciones de automatización y mejoras continuas de los procesos que se desarrollan dentro del equipo, orientadas a elevar la productividad.
Auditorías y Comités: Brindar soporte operativo en auditorías internas o externas y participar en comités de seguimiento y reuniones de novedades.

Employee Type:

Permanent

UPS is committed to providing a workplace free of discrimination, harassment, and retaliation.

About the Company

United Parcel Service

Ships packages and freight around the world

United Parcel Service picks up packages from businesses and households and delivers them by truck and plane to addresses around the world. Beyond small parcels, it moves heavy freight, clears imported goods through customs, and runs warehouses and distribution for other companies. Each package is scanned as it passes through local centers and regional sorting hubs, which lets senders and recipients track it from pickup to doorstep. Customers pay shipping rates set by package weight, size, distance, and speed, while large shippers negotiate their own contract rates. UPS was founded in 1907 in Seattle as a messenger service and is based in Atlanta, Georgia.

Company size: 10,001+
Company stage: IPO
Headquarters: Atlanta, GA
Founded: 1907

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