Administrative Services Coordinator

L'opportunité - Votre carrière à Moneris

Le Coordinateur(trice) des services administratifs assure diverses activités de soutien aux bureaux et aux sites. Identifie, améliore et applique des processus et procédures spécifiques afin de maximiser l’efficacité des activités soutenues. Veille au bon fonctionnement des installations, des bureaux ainsi que des services de soutien administratif et opérationnel.

Emplacement : Vous travaillerez au bureau de Montreal, selon un horaire de travail conciliant les présences au bureau et le travail à distance.

Lien hiérarchique: David Chamussy

Type de publication: Nouveau poste

Échelle salariale: Le salaire de base prévu pour ce poste se situe entre $48,000 - $67,000.

La rémunération totale peut également inclure des éléments variables ou discrétionnaires, y compris des primes et des commissions. Les offres d'emploi sont personnalisées en fonction de différents facteurs comme l'expérience, la formation, les compétences, les attestations et les besoins de l'entreprise.

Vos responsabilités - Votre carrière à Moneris

• Exige une maîtrise complète acquise grâce à une formation liée au poste ainsi qu’une expérience professionnelle significative en service à la clientèle et en soutien aux activités de l’entreprise; prend en charge les situations complexes et les escalades provenant de collègues moins expérimentés.
• Identifie les principaux enjeux et tendances à partir de données partielles ou parfois contradictoires, coordonne la circulation de l’information et prépare des rapports de suivi réguliers.
• Réalise son travail avec un niveau limité de supervision.
• Peut agir comme personne-ressource informelle auprès de collègues moins expérimentés.
• Fournit un soutien administratif et opérationnel quotidien aux différents départements de Moneris, notamment en assurant la mise à jour et le maintien des plans de continuité des activités pour les équipes CEx, Customer Enablement, BTO et Enterprise PMO.
• Planifie, coordonne et gère les calendriers ainsi que les itinéraires de voyage; organise les réunions, événements, dîners et autres activités connexes.
• Met en forme, révise et corrige la correspondance, les rapports, les présentations, les formulaires et divers documents; identifie les enjeux clés, les tendances et coordonne la circulation de l’information.
• Agit comme personne-ressource auprès de collègues moins expérimentés; crée, organise et maintient des documents confidentiels sous format électronique; distribue en temps opportun la correspondance, les factures et autres documents au sein des départements.
• Recueille et résume des données provenant de diverses sources afin de produire des rapports liés à la facturation, à l’inventaire et à d’autres activités, tout en veillant à l’exactitude des informations.
• Assiste aux réunions et assure le suivi des actions, livrables et initiatives clés menés par la direction et les cadres supérieurs.
• Fournit un soutien administratif aux dirigeants en l’absence des adjoint(e)s de direction.

Compétences et expérience requises

• Diplôme d’études postsecondaires ou diplôme universitaire dans un domaine connexe.
• Minimum de 3 années d’expérience dans un rôle administratif ou un poste similaire.
• Excellentes aptitudes en communication interpersonnelle, ainsi qu’en communication écrite et verbale.
• Capacité à gérer les priorités, à effectuer plusieurs tâches simultanément et à porter une grande attention aux détails.
• Excellentes compétences en organisation et en gestion du temps, avec la capacité de travailler de façon autonome.
• Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel et Outlook).
• Capacité à établir et à maintenir des relations de travail positives avec les parties prenantes, tant à l’interne qu’à l’externe.

Vos avantages - Votre carrière à Moneris

À Moneris, nous croyons qu'il faut vous donner les moyens de réussir, tant sur le plan personnel que professionnel. En tant que membre de notre équipe, vous aurez accès à des ressources, à des occasions et à un environnement inclusif qui soutiendra votre perfectionnement et votre carrière.

• Programme de rémunération globale complet, incluant des primes au rendement, des avantages flexibles à partir du premier jour de travail, et le choix entre un CSS (Compte Soins de santé) et un CDP (Compte de dépenses personnel).
• Soutien à la planification de la retraite, comprenant des programmes de participation aux bénéfices avec contributions de l'entreprise et un régime de retraite à cotisation déterminée.
• Occasions de croissance et de perfectionnement, y compris un accès illimité à Coursera, des programmes de mentorat et une plateforme technologique interne pour projets à court terme.
• Soutien complet au bien-être, avec un programme d'aide aux employé(e)s et à leur famille, des soins de santé virtuels en tout temps et des initiatives de bien-être au travail.
• Souplesse pour vous, sous la forme d'horaires de travail hybrides, d'un programme de travail à l'étranger et de programmes de congés payés.
• Reconnaissance et récompenses, avec des programmes de reconnaissance à l'échelle de l'entreprise, des avantages bancaires exclusifs auprès de RBC et de BMO, et l'accès à des réductions avantageuses pour le personnel.

Pour en savoir plus sur les avantages sociaux dont vous bénéficiez en tant qu'employé(e) de Moneris, rendez-vous sur Moneris.com/carriere

The Opportunity – Your Career at Moneris

The Administrative Services Coordinator provides a variety of office and site support activities. Identifies, improves, and follows specific processes and procedures to maximize the efficiency of the business functions being supported. Ensures the smooth operation of facilities, office services, and administrative and operational support functions.

Location: You will work from the Montreal office under a hybrid work model that balances in-office and remote work.

Reporting Relationship: David Chamussy

Posting Type: New Position

Salary Range: The expected base salary for this position is between $48,000 - $67,000.

Total compensation may also include variable or discretionary components, including bonuses and commissions. Employment offers are tailored based on various factors such as experience, education, skills, certifications, and business needs.

Your Responsibilities – Your Career at Moneris

• Requires comprehensive proficiency gained through job-related training and significant experience in customer service and business operations support; handles complex situations and escalations from less experienced colleagues.
• Identifies key issues and trends from partial or sometimes conflicting information, coordinates information flow, and prepares regular tracking reports.
• Performs work with limited supervision.
• May act as an informal resource for less experienced colleagues.
• Provides daily administrative and operational support to various Moneris departments, including maintaining and updating business continuity plans for the CEx, Customer Enablement, BTO, and Enterprise PMO teams.
• Plans, coordinates, and manages calendars and travel arrangements; organizes meetings, events, lunches, and related activities.
• Formats, reviews, and proofreads correspondence, reports, presentations, forms, and various documents; identifies key issues and trends and coordinates the flow of information.
• Serves as a resource for less experienced colleagues; creates, organizes, and maintains confidential electronic records; distributes correspondence, invoices, and other department documents in a timely manner.
• Collects and summarizes data from various sources to produce billing, inventory, and other operational reports while ensuring information accuracy.
• Attends meetings and follows up on action items, deliverables, and key initiatives led by management and senior leaders.
• Provides administrative support to executives in the absence of Executive Assistants.

Skills and Experience Required

• Post-secondary diploma or university degree in a related field.
• Minimum of 3 years of experience in an administrative or similar role.
• Excellent interpersonal, written, and verbal communication skills.
• Strong ability to manage priorities, multitask, and maintain a high level of attention to detail.
• Excellent organizational and time-management skills, with the ability to work independently.
• Proficiency with Microsoft Office applications, including Word, Excel, and Outlook.
• Ability to build and maintain positive working relationships with both internal and external stakeholders.

Your Benefits – Your Career at Moneris

At Moneris, we believe in empowering you to succeed both personally and professionally. As a member of our team, you will have access to resources, opportunities, and an inclusive environment that supports your development and career growth.

• Comprehensive total rewards program, including performance bonuses, flexible benefits starting on your first day, and a choice between a Health Spending Account (HSA) and a Personal Spending Account (PSA).
• Retirement planning support, including profit-sharing programs with company contributions and a defined contribution pension plan.
• Growth and development opportunities, including unlimited access to Coursera, mentorship programs, and an internal talent marketplace for short-term project opportunities.
• Comprehensive wellness support, including an Employee and Family Assistance Program (EFAP), 24/7 virtual healthcare services, and workplace wellness initiatives.
• Flexibility that works for you, including hybrid work arrangements, a work-abroad program, and paid time-off programs.
• Recognition and rewards through company-wide recognition programs, exclusive banking benefits with RBC and BMO, and access to employee discount programs.

To learn more about the benefits available to Moneris employees, visit:
Moneris.com/careers (Moneris.com/carriere)

Note: We welcome and encourage applications from Indigenous peoples, people of colour, people with disabilities, people of all genders, sexual orientation and intersectional identities.

AI Disclosure: We may use AI-enabled tools to screen, select, and assess applications. All AI outputs are reviewed and validated by our recruitment team.

We acknowledge that people from equity-deserving groups (including racialized individuals, women, gender diverse individuals, individuals with disabilities, neurodivergent individuals, members of 2SLGBTQIA+ communities and those born outside of Canada) are less likely to apply for jobs unless they feel they meet all the requirements posted. At Moneris, we believe candidates bring experience to their work in many ways. We encourage you to apply and share, in the application form, the transferrable experience you bring, and how this will support your success in this role.