Assistant Environnement de Travail

Description du poste

Le/la Assistant(e) Environnement de Travail assure la gestion administrative et logistique des activités liées à l’environnement de travail, notamment le traitement du courrier, le suivi des fournisseurs et des factures, la gestion de la flotte automobile, ainsi que l’organisation et le support opérationnel des événements internes de l’entreprise.

Missions principales :

Gestion du courrier :

• Dispatcher le courrier entrant
• Affranchir les courriers sortants            
• Enregistrer les recommandés entrants sur la fiche contre-signature
• Saisir les recommandés sortants dans la matrice excel et les affranchir
• Mettre le courrier interne à destination des établissements dans les pochettes courrier
• Enregistrer les colis entrants et prévenir les destinataires
• Affranchir les colis sortants

Gestion administrative environnement de travail et Flotte de véhicules :

• Création de fournisseurs
• Passage de commandes (pep)
• Numérisation de documents
• Traitement de factures (outil Qualnet et PEP)
• Refacturations internes
• Remise de véhicules aux collaborateurs (fiche de transfert à compléter)
• Quelques rares fois, convoyages de véhicules

Support administratif évènementiel :

• Sourcer et lister de nouveaux fournisseurs
• Création des comptes fournisseurs dans notre outil de commande PEP
• Demandes et suivi d’acomptes
• Rares déplacements à prévoir pour repérages de lieux

Support opérationnel les jours d’évènements :

• Aide à la mise en place des salles
• Aide à l’accueil des participants, remise de documents, vestiaires, réservations de taxis, transfert en car …

Qualifications

Savoir être - Qualités personnelles et comportementales :

• Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations
• Avoir le sens du service et du travail bien fait
• Respecter les horaires et faire preuve de ponctualité
• Adopter une attitude facilitatrice et favoriser la coopération
• Organiser son travail de manière efficace et méthodique
• Adopter un savoir-être professionnel adapté à toutes les situations
• Faire preuve de dynamisme et d'implication dans ses missions
• S'adapter avec flexibilité aux changements et aux imprévus
• Faire preuve de rigueur dans l'exécution de ses tâches
• Anticiper les besoins et être force de proposition
• Entretenir des relations courtoises et bienveillantes avec son entourage professionnel
• Être fiable et respecter les engagements pris auprès de ses interlocuteurs

Compétences techniques :

• Pack office (Outlook ,Teams, Excel, Word, PPT …)
• Pep / Qualnet
• Permis B exigé.

Informations supplémentaires

https://c.smartrecruiters.com/sr-company-attachments-prod-aws-dc5/5eeb3e852235680cd1b11217/ac9adb36-2809-46c0-a38b-ec0e14b15477?r=s3-eu-central-1