Implementation Advisor

Solution SFT cherche un Conseiller en implantation , dans ce poste vous interviendrez dans le cadre d'un projet client qui relève du secteur public dans la ville du Québec .

Contexte

Dans le cadre du projet provincial de déploiement du Système d'information en gestion de projet et de portefeuille (SIGPP), Santé Québec, en collaboration avec les établissements du réseau de la santé et des services sociaux ainsi que ses partenaires technologiques, procède à l’implantation d’une solution intégrée de gestion des projets et des portefeuilles (Dynamics 365 - Project Operation). Ce projet vise à standardiser les pratiques de gestion de projet, à améliorer la visibilité sur les investissements et les initiatives stratégiques, à renforcer la gouvernance organisationnelle et à soutenir une prise de décision éclairée. Il contribuera également à optimiser la planification, le suivi et la reddition de comptes des projets à l’échelle provinciale.

Dans le cadre du déploiement, de l’adoption et de l’évolution du SIGPP (Système intégré de gestion de projets et de portefeuille), Santé Québec souhaite retenir les services d’un conseiller en implantation et formation afin d’accompagner les différents secteurs dans l’appropriation des processus, outils, méthodes et fonctionnalités associés au système. Le titulaire du mandat agira comme expert en accompagnement organisationnel, en transfert de connaissances et en soutien aux utilisateurs. Il travaillera en étroite collaboration avec les équipes du SIGPP, la DBPTI, les équipes de gestion de projets, les gestionnaires de portefeuille, les responsables de produits et les principales parties prenantes afin d'assurer une implantation harmonieuse et durable du système.

Description du mandat

Planifier, coordonner et réaliser les activités d’implantation, de formation, d’accompagnement et de soutien au changement permettant une adoption efficace du SIGPP et des processus de gestion de projets, programmes et de portefeuille qu’il supporte.

À titre de partenaire stratégique auprès des équipes d’affaires, des gestionnaires, des bureaux de projets et des parties prenantes organisationnelles, il contribue à la transition harmonieuse vers les nouvelles façons de faire, favorise le développement des compétences des utilisateurs et assure l’appropriation durable des solutions déployées.

De manière plus spécifique, les principaux champs d’action sont les suivants :

Planification et coordination des activités d’implantation

- Participer à l’élaboration des stratégies et plans d’implantation du SIGPP

- Analyser les impacts organisationnels associés aux nouvelles fonctionnalités et aux changements de processus

- Établir les plans de transition, de déploiement et d’accompagnement des utilisateurs

- Coordonner les activités de mise en œuvre auprès des différentes clientèles concernées

- Assurer la synchronisation des intervenants impliqués dans les déploiements.

- Valider la disponibilité des environnements, outils et contenus.

- Participer aux activités Go Live et post-Go Live.

- Coordonner les activités de soutien renforcé après les mises en production.

- Produire les bilans et leçons apprises des déploiements.

Analyse des besoins et préparation des utilisateurs

- Évaluer les besoins de formation des différentes catégories d’utilisateurs

- Réaliser des analyses de clientèles et définir les approches pédagogiques appropriées

- Adapter les contenus aux différents profils d’utilisateurs (gestionnaires, chargés de projets, PMO, propriétaires de produits, cadres, analystes, etc.)

- Identifier les enjeux d’adoption et proposer des stratégies de mitigation

Développement du matériel de formation

- Concevoir et produire le matériel de formation nécessaire au déploiement du SIGPP

- Élaborer des guides utilisateurs, procédures, documents de référence rapide et capsules de formation

- Développer des scénarios d’apprentissage basés sur les processus de gestion de projets, programmes et de portefeuilles

- Maintenir à jour la documentation utilisateur en fonction des évolutions du système

- Préparer et animer les formations en présentiel, virtuelles ou hybrides.

- Adapter les contenus selon les différents rôles :

- gestionnaires de portefeuille;

- gestionnaires de programme;

- chargés de projet;

- PCO;

- responsables financiers;

- gestionnaires de ressources;

- administrateurs fonctionnels;

- équipes de soutien.

- Évaluer les apprentissages et l’efficacité des formations.

- Assurer le transfert de connaissances vers les équipes internes.

Formation et transfert de connaissances

- Préparer et animer les séances de formation individuelles ou de groupe

- Assurer le transfert de connaissances aux équipes internes et aux super-utilisateurs

- Soutenir les gestionnaires et les équipes dans l’appropriation des nouvelles pratiques

- Évaluer l’efficacité des formations et ajuster les approches pédagogiques lorsque requis

Accompagnement et soutien post-implantation

- Fournir un soutien de proximité aux utilisateurs lors des phases de déploiement

- Conseiller les équipes sur l’utilisation optimale des fonctionnalités du SIGPP

- Participer à la résolution des problématiques fonctionnelles rencontrées par les utilisateurs

- Documenter les enjeux, questions récurrentes et pistes d’amélioration

Gestion du changement

- Contribuer aux stratégies de communication et de gestion du changement

- Développer des activités favorisant l’adhésion aux nouvelles pratiques

- Effectuer le suivi des indicateurs d’adoption et de satisfaction des utilisateurs

- Formuler des recommandations pour améliorer l’expérience utilisateur et l’appropriation du SIGPP

Livrables attendus

- Stratégie et plan d’implantation.

- Plan de formation et calendrier de déploiement.

- Guides utilisateurs et documentation fonctionnelle.

- Présentations et matériel pédagogique.

- Capsules de formation et outils de transfert de connaissances.

- Registre des enjeux et recommandations.

- Rapports de suivi sur l’adoption et la satisfaction des utilisateurs.

- Bilan d’implantation et plan d’amélioration continue.

Exigences

- Posséder une expérience d'au moins 2 ans avec la solution Microsoft Dynamics Project Operations.

- Une connaissance des domaines d'affaires de la gestion de portefeuilles, de programmes et de projets

- Une expérience avec les outils de gestion de projet de Microsoft

- Une expérience dans des programmes ou projets de transformation organisationnelle

- Excellentes compétences en communication et vulgarisation

- Une excellente capacité de structuration de l’information

- Forte orientation client et approche collaborative

- Capacité à gérer simultanément plusieurs déploiements ou groupes d’utilisateurs

- Une expérience dans la conception de programmes de formation destinés à des environnements technologiques ou organisationnels complexes

- Une expérience en ingénierie pédagogique

- Une expérience significative en formation sur des solutions Microsoft ou des systèmes de gestion intégrés (ERP, CRM, PPM, EPM, Dynamics 365, Project Online, Project Operations ou équivalent).

- Une connaissance des principes d’apprentissage chez l’adulte (andragogie)

- Une expérience de collaboration avec des experts de contenu et des équipes multidisciplinaires

- Une connaissance des approches de gestion du changement et d’adoption des systèmes numériques

- Une expérience dans des projets de transformation organisationnelle ou de déploiement de systèmes d’information

- Une expérience dans la création de parcours de formation pour différentes catégories d'utilisateurs.

- Une expérience en accompagnement post-formation et en soutien à l'adoption des nouvelles pratiques.

- Une expérience en élaboration de matériel pédagogique numérique et traditionnel.

- Une expérience en animation de formations en mode présentiel, virtuel et hybride.

- Une expérience en transfert de connaissances auprès d'équipes de soutien ou de super utilisateurs.

- Une expérience en mesure de l'efficacité des formations et de l'adoption organisationnelle.

Certifications recherchées (atout majeur)

La ressource possède une ou plusieurs des certifications suivantes :

- Microsoft Certified: Dynamics 365 Customer Service Functional Consultant Associate

- Dynamics 365 Sales Functional Consultant Associate Training

- Microsoft Dynamics 365 Customer Service Functional Consultant

- Power Platform Solution Functional Consultant Associate

- Power Platform Solution Architect Expert

- Certification en conception pédagogique ou en technologie éducative

- Certification en ingénierie pédagogique

- Certification Articulate Storyline, Rise 360 ou équivalent

- Certification Microsoft Learning ou Microsoft Certified Trainer (MCT)

- Certification en gestion du changement (Prosci ou équivalent)

- Certification PMP, CAPM, PRINCE2 ou Agile (atout)

- Certification Microsoft Power Platform ou Dynamics 365 (atout)