Senior Specialist - Customer Service

【仕事内容】

顧客向けの保守部品・キット・修理品に関するオペレーションを管理し、受注から納品、修理、返却までの円滑なサービス提供を支えるポジションです。フィールドサービスエンジニア、プランナー、購買、需要予測、物流、営業・アカウントチームなどの関係者をつなぎ、正確かつ迅速な対応を通じて顧客満足度の向上に貢献します。

具体的には：

1. Kits & Repair Management（キットおよび修理品管理）

• 　顧客部品、修理品、RMA（返品承認）およびサービスリクエストの処理状況を把握・管理するためのトラッキングレポートを作成する。
• 　定期保守（PM: Preventive Maintenance）のサイクルおよびサービス需要に基づき、保守キットのスケジュールを策定・維持する。
• 　PM活動に関する正確なレポート作成を行い、社内関係部門、外部ベンダー、および顧客との情報共有を確実に実施する。

1. Order Fulfillment（受注・納品管理）

• 　SAP上で売上注文（Sales Order）および各種レポートを正確に作成・管理する。
• 　実在庫とシステム在庫の差異について、プランナーおよび物流チームと連携し、保守キット単位での在庫整合性を維持する。

1. Cross-Functional Coordination（部門横断的な調整業務）

• 　ビジネスデベロップメントおよびアカウントチームと連携し、保守部品に関する顧客サービスレベル契約（SLA）の内容を確認・調整し、それに沿った業務を遂行する。
• 　フィールドサービスエンジニア、プランナー、バイヤー、需要予測担当（Forecaster）、物流部門間の主要な窓口として、円滑なオペレーションを推進する。
• 　グローバルオペレーション目標との整合を図るため、地域横断ミーティングを主体的に運営・ファシリテートする。

1. Customer Relationship（顧客対応・関係構築）

• 　電話やメールを通じた顧客からの依頼や問い合わせに対し、必要に応じてエスカレーションを行いながら、迅速な解決に向けてフォローアップを実施する。
• 　顧客の要件やビジネスニーズを深く理解し、長期的かつ良好な顧客関係を構築・維持する。

【応募資格】

必須（MUST）：

• 　学歴：学士以上
• 　日本語：流暢
• 　英語：ビジネスレベル
• 　製造業でのカスタマーサービス、受注・納品管理、資材計画、またはサプライチェーン領域における6～8年以上の実務経験
• 　データや分析を活用し、構造的かつ協働的に課題を解決できる能力
• 　SAPおよびMicrosoft Office（Excel、Word、PowerPoint）の使用経験
• 　国内外の関係者と主体的に連携し、複数の業務を正確に進められる能力

歓迎（WANT）：

• 　保守部品、顧客向けフルフィルメント、物流オペレーションの管理経験
• 　半導体製造装置または技術サービス業界での経験
• 　複数地域・複数部門にまたがるプロジェクトや会議の調整経験
• 　サプライチェーン、経営・商学、または関連分野の専攻

---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Job Responsibilities:

1. Kits & Repair Management

• Create tracking reports to monitor the status of customer parts, repairs, RMAs, and service requests processing.
• Develop and maintain kits schedules aligned with preventive maintenance (PM) cycles and service demand.
• Ensure accurate PM (preventive maintenance) activity reporting and data sharing with internal teams, external vendors, and customers.

1. Order fulfilment

• Create and maintain accurate Sales Orders and Reports within SAP.
• Co-work with planner/ logistic team for kits-level discrepancies between physical and system inventory records.

1. Cross‑Functional Coordination

• Collaborate with business development and account teams to align on customer service level agreements for spares and execute processes accordingly.
• Act as the primary liaison among Field Service Engineers, Planners, Buyers, Forecasters, and Logistics to ensure smooth execution.
• Independently facilitate cross-regional meetings to ensure alignment on global operation goals.

1. Customer Relationship

• Proactively escalate and follow up on customer requests via phone & email to ensure timely resolution.
• Cultivate a deep understanding of customer requirements and build strong customer relationships.

Job Requirements:

• Bachelor’s degree in Supply Chain, Business, or a related field
• Above 6-8 years of experience in customer service, order fulfillment, material planning, or supply chain
• Experience in managing Spares, Customer Fulfillment, and Logistics operations is preferred
• Structured and collaborative problem-solving skills leveraging analytics
• Experience in working with SAP and Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint)
• Excellent communication skills, including professional English and Japan proficiency (written and spoken) to support global collaboration

What sets you apart:

• Proactive Ownership: You don't just wait for instructions; you identify gaps and take the lead in closing them.
• Analytical Edge: You have a "knack" for numbers and can tell a story through data to influence decision-making.
• Global Mindset: You are comfortable working across time zones and enjoy the challenge of coordinating with diverse teams.
• Adaptability: You thrive in fast-paced environments and can pivot quickly when customer priorities shift.