Office Manager

Description du poste

Dans le cadre de la gestion de notre bureau parisien, nous recherchons un(e) Office Manager pour assurer le bon fonctionnement quotidien du site, piloter l'organisation de nos événements et contribuer à une expérience collaborateur de premier plan. 

Rattaché(e) au Workplace Manager, vous êtes responsable de la qualité de fonctionnement du bureau. Vous coordonnez les prestataires intervenant sur site (maintenance, nettoyage, agents techniques et logistiques, accueil) et êtes l'interlocuteur(trice) privilégié(e) des collaborateurs sur tous les sujets liés à la vie du bureau. 

Dans un environnement à fort volume événementiel, vous veillez à offrir aux équipes, aux clients et aux partenaires un cadre fonctionnel, agréable et représentatif de l'image de l'entreprise. 

Vos missions sont les suivantes :

Gestion opérationnelle du site 

• Garantir le bon fonctionnement quotidien du bureau et la bonne tenue des espaces communs : tour régulier des locaux, suivi des réparations et de la maintenance. 

• Coordonner les prestataires (maintenance, nettoyage, agents techniques et logistiques, accueil) et suivre la qualité de leurs prestations. 

• Gérer les commandes et les stocks (hygiène, fournitures, consommables) : inventaire, anticipation des besoins, rotation des produits. 

• Veiller au respect des règles de sécurité et au bon fonctionnement des équipements. 

Événementiel interne et clients 

• Piloter la logistique de l'ensemble des événements du site, internes, clients et partenaires : prise de brief des organisateurs, planning, commandes traiteur, coordination technique et logistique. 

• Superviser la mise en place le jour J, renforcer les équipes et faire appel à des renforts si nécessaire. 

• Collecter les retours des organisateurs, suivre les coûts dans le respect des budgets définis et maintenir une base de prestataires événementiels fiables. 

Workplace & Employee Experience 

• Animer la vie du bureau : identifier les temps forts de l'année et proposer des événements de convivialité (petits-déjeuners, déjeuners, afterworks). 

• Assurer le suivi de la salle de sport : équipements, retours des coachs et des utilisateurs, adaptation de l'offre. 

• Repérer les irritants du quotidien, proposer des solutions et de nouveaux services, et recueillir les retours des collaborateurs pour adapter les initiatives. 

• Négocier des tarifs préférentiels auprès des commerces de proximité 

Pilotage et amélioration continue 

• Contribuer au suivi de la performance des fournisseurs et à la qualité de service. 

• Assurer du reporting auprès du Workplace Manager. 

• Suivre les dépenses du site et des événements, et proposer des pistes d'optimisation. 

• Participer à l'amélioration continue des processus et des standards du bureau. 

Le poste pourra également inclure la contribution à des projets transverses comme l'aménagement ou le réaménagement d'espaces de travail ; la mise en place de nouveaux formats d'événements internes ou clients ; et le déploiement de nouveaux services pour les collaborateurs. 

Qualifications

• Expérience d'au moins 2 ans sur un poste comparable en office management, facility management ou workplace management. Une expérience de gestion de la maintenance d'un site constitue un atout majeur, l'expérience événementielle est appréciée mais n'est pas indispensable. 

• Capacité à coordonner des prestataires sans lien hiérarchique et à garantir la qualité de leurs interventions. 

• Excellent relationnel et sens du service, avec des interlocuteurs variés : collaborateurs, organisateurs, clients, fournisseurs. 

• Autonomie, rigueur, réactivité et capacité à gérer les priorités dans un environnement à rythme soutenu. 

• Esprit d'initiative et force de proposition. 

Informations supplémentaires

• CDI, poste à pourvoir dès que possible. 

• Présence quotidienne sur site, horaires variables selon les événements (certains en soirée), télétravail sur demande 

Sia est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Tous les aspects de l’emploi, tels que le recrutement, les promotions, la rémunération, ou les sanctions sont basés uniquement sur les performances, les compétences, et le comportement des employés ou les besoins de l’entreprise.