Galileo Global Education

Provides specialized higher education globally

Accueil Intern

Administrative SupportConfirmed live in the last 24 hours

Full-timeParis, FranceNo salary listedIn-person

About the Job

Requirements

Experience using a planning tool; experience with Hyperplanning is an advantage.
Excellent oral and written communication skills.
Reactivity, interpersonal ease, benevolence, and flexibility.

Responsibilities

Provide in-person and telephone reception for the institution, manage incoming calls, direct visitors, students, and speakers, and receive and distribute messages.
Record and update student absences, send warnings, collect and follow up on supporting documents, manage specific absence requests, issue summaries, and distribute information letters to parents and companies.
Prepare start-of-year files and examinations, send and mail correspondence, assist with pedagogical reviews and class councils, send diplomas, support planning, and assist with regulatory surveys.
Edit student, teacher, and trainer cards, maintain photo directories, answer student requests, and communicate information about exceptional events.
Manage reprographic equipment, photocopy cards, paper supplies, supply and premises-maintenance order books, and orders for supplies and small equipment.
Record incoming mail, frank and send outgoing mail, and manage electronic mail, including opening, forwarding, printing, and responding.
Open and close the premises and contribute to administrative tasks as a relay for administrative teams.

Notre recherchons un chargé d'accueil F/H, vos missions sont :

1/ Accueil physique et téléphonique de l’établissement

- Gestion des appels entrants

- Accueil physique et orientation des visiteurs, des étudiants, des intervenants

- Réception et diffusion de messages

2/ Suivi et gestion des absences des étudiants

- Saisie /actualisation des absences, envoi des avertissements

- Collecte, relance, saisie et classement des justificatifs

- Gestion des demandes spécifiques d’absence étudiants/entreprises (validation direction ou responsable pédagogique)

- Emission/ diffusion des récapitulatifs- Emission/diffusions des courriers d’information (parents/entreprise)

3/ Support au service scolarité

- Constitution des dossiers de rentrée

- Préparation des partiels (enveloppes, sujets dupliqués, liste d’appel…)

- Envoi des courriers (bulletins, attestation de réussite, convocation conseil de discipline…) et leur affranchissement

- Aide à la préparation des documents pour les bilans pédagogiques/conseil de classe

- Envoi des diplômes et se charger des anciens qui viennent récupérer le leur en archives

- Aide à la préparation de la planification

- Aide aux enquêtes règlementaires

4/ Relations Etudiants

- Edition des Cartes d’Etudiant et d’Enseignants / Formateurs,

- Suivi des trombinoscopes

- Réponse aux demandes des étudiants et informations sur les événements ponctuels tels que : absence de professeurs, fermeture des écoles pour raisons exceptionnelles

5/ Suivi et gestion du matériel

- Matériel de reprographie (gestion des cartes de photocopies, alimentation papier)

- Mise à disposition cahier de commande de fournitures / cahier de maintenance des locaux

- Gestion des commandes et recherche du meilleur tarif, des fournitures et petit matériel

6/ Gestion et suivi du courrier entrant/sortant

- Enregistrement du courrier arrivé

- Affranchissement et envoi du courrier

- Gestion du courrier électronique (ouverture, transfert de mail, impression, réponse)

7/ Soutien des équipes administratives et missions en relais

- Ouverture/fermeture des locaux

- Contributions à toutes tâches administratives

Profil recherché :

Chez Galileo Global Education votre personnalité compte davantage que votre background technique.

Nous croyons que la diversité des perspectives et des expériences est essentielle à notre succès en tant qu'entreprise.

Compétences :

- Avoir travaillé avec un outil de planification (Hyperplanning est un plus)

- Excellente expression orale et rédactionnelle

Qualités :

- Réactivité- Aisance relationnelle

- Bienveillance- Flexibilité

#tourisme

About the Company

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Galileo Global Education operates an international higher-education network that provides programs in applied arts, design, communication, and management through 54 schools across 91 campuses in 13 countries. Students enroll at partner schools; campuses deliver career-focused curricula with hands-on training, internships, and industry connections, funded by tuition and related services. It differentiates itself with a large, branded international portfolio of prestigious schools and a network-wide emphasis on consistent curricula and documented job placement outcomes. Its goal is to offer accessible, career-oriented higher education across creative and business fields by leveraging its global network to deliver recognized credentials and strong employment prospects.

Company size: 10,001+
Company stage: Acquired
Total funding: Not listed
Headquarters: Paris, France
Founded: 2007

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