Project Administrator

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Vous envisagez un changement?

Nous reconnaissons que le secteur de la construction évolue à un rythme rapide et nous nous efforçons continuellement d’être à l’avant-garde dans ce domaine. Nos valeurs fondamentales pour le personnel permettent de vous offrir de grandes carrières et d’élaborer des solutions créatives pour résoudre des problèmes complexes dans le cadre de certains de nos projets d’envergure. Peu importe votre expertise et votre métier, il n’existe aucune limite. Nous sommes un groupe de spécialistes qui possèdent des compétences variées dans les domaines de la pré-construction, de la construction et de la post-construction. Pour en savoir plus, consultez nos services « Du berceau à la tombe » et découvrez auprès de notre équipe ce qu’une carrière chez EllisDon peut vous offrir. Comme vous pouvez le constater, nous sommes un groupe diversifié.

Avant tout, nous sommes un groupe d’individus avec une expérience et des antécédents uniques. Chez EllisDon, nous avons choisi de célébrer la force de nos différences au quotidien. L’engagement de l’entreprise, en faveur de la diversité inclusive, consiste à travailler ensemble pour créer un environnement dans lequel nous nous sentons en sécurité d’être soi-même. En fin de compte, l’objectif d’EllisDon est d’offrir aux personnes partageant les mêmes valeurs la possibilité de s’épanouir pleinement et d’offrir mutuellement cette chance afin d’avoir une grande carrière et de contribuer grandement à notre communauté.

Si vous souhaitez en apprendre plus, voici ce que l’industrie pense de nous, et certains des effets que nous avons eus sur les communautés dans lesquelles nous travaillons, ainsi que notre dernier rapport d’impact, qui met en avant la façon dont nous mettons nos valeurs en pratique dans des domaines comme le climat et l’environnement, la diversité inclusive, les relations autochtones, et la santé et la sécurité.

En tant qu'administrateur de projet, vous devrez :

• Effectuer les tâches administratives quotidiennes et soutenir les opérations du bureau EllisDon, dont les services de réception et de courrier, en répondant et en dirigeant les appels entrants de manière rapide, professionnelle et courtoise.

• Accueillir tous les visiteurs de l’entreprise et les diriger dans les salles de réunion, et s’assurer que la personne concernée est avisée de leur arrivée.

• Préparer et documenter tous les courriers, colis et paquets sortants à l’interne ainsi qu’à l’externe, et organiser la récupération ainsi que la livraison de courrier dans un délai convenable.

• Gérer le courrier entrant et sortant, les horaires de la salle de documentation, les diverses feuilles de calcul et l’impression du matériel de formation.

• S’assurer que toutes les salles de réunion sont propres et bien approvisionnées au cours de la journée.

• client, le suivi des événements de l’industrie, la planification ou l’organisation des événements internes, le rassemblement des documents de rapport, le suivi des courriels et les questions urgentes.

Est-ce le bon rôle pour vous?

• Un à trois ans d’expérience dans l’administration/coordination de bureau

• Capacité de travailler de manière indépendante et en équipe, ainsi qu’à travailler sous pression et dans des délais serrés

• Solides aptitudes à la communication écrite et verbale

• Capacité d’exercer un bon jugement en évaluant le caractère critique d’une situation, en prenant des décisions en reconnaissant la portée de l’autorité et en faisant appel aux personnes appropriées, au besoin. Faire preuve d’un haut niveau de professionnalisme et de confidentialité dans le traitement d’informations sensibles, tant en interne qu’en externe

• Connaissance de Microsoft Office, des différents logiciels Google et connaissance générale des technologies

• Sens aigu du service à la clientèle et contact agréable au téléphone

• Bilinguisme (français et anglais) La maîtrise de l’anglais est requise afin d’accomplir certaines tâches liées au poste, notamment les communications avec des intervenants à l’extérieur du Québec et la consultation de documents disponibles uniquement en anglais.

• Admissible à l’obtention d’une autorisation de sécurité de niveau « Secret » auprès du gouvernement du Canada.

EllisDon est fière d’offrir cette occasion de carrière unique qui favorise l’apprentissage continu, les possibilités de croissance et une rémunération concurrentielle, au sein d’un environnement engagé envers l’inclusion et le respect de la diversité.

Allez-y, soyez vous-même. Nous vous rémunérerons pour cela!

Nous sommes un employeur offrant l’égalité des chances. Nous accueillons les personnes de tout âge, culture, sous-culture, identité ou expression de genre, orientation sexuelle, nationalité, origine ethnique, race, morphologie, condition physique ou mentale, statut de vétéran, religion, langue, opinion politique, préférence de style de travail, situation familiale, niveau d’éducation et statut socio-économique. Les valeurs fondamentales d’EllisDon, soit l’intégrité et le respect mutuel, garantissent un environnement accueillant pour tous, tant au travail que dans la communauté. Notre valeur de responsabilité mutuelle signifie que nous avons tous un rôle à jouer. En tant qu’employé(e) d’EllisDon, vous contribuerez activement à notre engagement envers la diversité et l’inclusion.

Des mesures d’adaptation pour les personnes en situation de handicap seront offertes tout au long du processus de recrutement, sur demande.

Nous nous engageons à offrir une expérience positive à tous les candidats et à leur fournir des mises à jour en temps opportun concernant leur candidature. Si ce n’est pas déjà fait, nous vous invitons à créer un profil sur notre page Carrières afin de suivre l’évolution de votre candidature et d’être informé(e) des nouvelles occasions de carrière au fur et à mesure qu’elles se présentent.

EllisDon utilise des outils d’intelligence artificielle (IA) pour soutenir le processus de présélection et d’évaluation des candidatures pour ce poste.

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Thinking about a change?

We recognize that the construction industry is changing at a rapid pace and we continually strive to be at the forefront. Our core values empower people to deliver great careers to one another and develop creative solutions for complex problems on some of the most exciting projects. It doesn’t matter what your expertise and craft is – there are no boundaries. We are a group of professionals with a variety of expertise within pre-construction, construction, and post-construction. To learn more, check out our Cradle to Grave services and hear from our team directly about what a career at EllisDon could look like for you. As you can see, we are a diverse bunch.

Above all, we are a group of individuals with unique experiences and at EllisDon, we choose to celebrate the strength in our differences, every day. EllisDon’s commitment to Inclusive Diversity is to work together to create an environment where every employee feels safe to be their true and authentic self. Ultimately, EllisDon’s purpose is to provide people with similar values the opportunity to achieve to their full potential; to deliver that opportunity for great careers to one another; and to contribute meaningfully to the community we share with others.

In case you’re curious, here’s what the industry thinks of us and some of the impacts we've made to the communities we work in and our latest Impact Report, highlighting how we're putting our values into practice in areas such as the climate & environment, inclusive diversity, indigenous relations, and health and safety.

As a Project Administrator, you will:

• Perform daily administrative tasks and support EllisDon office operations—including reception and mail services—by answering and routing incoming calls in a prompt, professional, and courteous manner.

• Greet all company visitors, direct them to meeting rooms, and ensure the relevant person is notified of their arrival.

• Prepare and document all outgoing internal and external mail and packages, and arrange for timely mail pickup and delivery.

• Organize internal meetings as needed; this may include booking the appropriate meeting room, placing catering orders, coordinating with IT, setting up the room, and tidying up the meeting space afterward.

• Manage incoming and outgoing mail, document room schedules, maintain various spreadsheets, and print training materials.

• Assist managers with calendar management, client follow-ups, tracking industry events, planning or organizing internal events, compiling reports, monitoring emails, and handling urgent matters.

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Is this the right role for you? ​

• One to three years of experience in office administration or coordination.

• Ability to work both independently and as part of a team, as well as under pressure and within tight deadlines.

• Strong written and verbal communication skills.

• Ability to exercise good judgment by assessing the urgency of a situation, making decisions within the scope of authority, and involving the appropriate people when necessary.

• Demonstrate a high level of professionalism and confidentiality when handling sensitive information, both internally and externally Proficiency in Microsoft Office and Google software, along with general technical knowledge Strong customer service orientation and a pleasant telephone manner

• Bilingual (French and English) Proficiency in English is required to perform certain duties associated with the role, including communicating with stakeholders outside Quebec and consulting documentation available only in English.

• Eligible for a "Secret" security clearance from the Government of Canada.

EllisDon is proud to provide this unique career opportunity that provides continuous learning, opportunity for growth, and a competitive compensation package within an environment that is committed to inclusion and respects diversity.

Go ahead and be yourself. We'll pay you for it!

We are an equal opportunity employer. We welcome people of any age, culture, subculture, gender identity or expression, sexual orientation, nationality, ethnicity, race, size, mental or physical status, veteran status, religion, language, political opinion, working-style preference, family status, education, and socio-economic status. The EllisDon core values of Integrity and Mutual Respect welcomes everyone, at work and in the community, and our value of Mutual Accountability, means that we all have a role to play. As an EllisDon employee, this will ultimately be your commitment to Inclusive Diversity.

​Accommodation for Applicants with disabilities will be made during the recruitment process when requested.

We are committed to providing a positive candidate experience and ensuring timely updates are provided to all candidates. If you haven’t already, be sure to create a profile on our Careers page to remain up to date on the status of your application and learn about new career opportunities as they arise.

EllisDon uses AI tools to assist in screening and assessing applicants for this position.