Engel & Völkers

Global real estate agency and franchisor

Head of Business Operations

Business OperationsConfirmed live in the last 24 hours

Full-timeHamburg, GermanyNo salary listed

About the Job

Requirements

A commercial vocational qualification or university degree.
Two to three years of professional experience, ideally in office management, finance, human resources, or operations.
Daily, confident use of AI tools and interest in expanding their use.
Sound knowledge of bookkeeping and personnel administration.
Very good spoken and written German.

Responsibilities

Lead the bookkeeping employee and provide holiday cover for them.
Own and develop the finance toolchain comprising Airtable, Agicap, and easybill.
Act as the primary contact for the tax advisor and coordinate the working relationship.
Manage employment contracts, references, and personnel files, and maintain Personio as the central human resources system.
Create and publish job advertisements.
Prepare monthly payroll, including bonuses and special payments.
Coordinate smooth onboarding and offboarding processes.
Advise employees and managers on personnel and employment-law matters.
Organize training and support development conversations.
Monitor compliance, data protection, and human resources metrics.
Manage incoming mail and invoices for all group companies.
Keep corporate and contract documents organized, current, and readily accessible.
Redesign back-office processes and automate suitable tasks.
Build AI-supported workflows, for example for document processing, deadline management, and correspondence.
Manage the external IT service provider and oversee hardware and leasing contracts.
Act as the contact for landlords of the 30 shops.
Manage lease agreements and service-charge statements.
Coordinate maintenance and renovations at company locations.
Organize company celebrations, team activities, and workshops together with the marketing department.
Administer employee benefits and support employee retention.
Support the well-being of 140 colleagues and independent sales representatives.

Desired Qualifications

Experience in office management, finance, human resources, or operations is described as ideal.

140 Menschen, 30 Shops, ein Lizenzgebiet zwischen Nord- und Ostsee – und ein Backoffice, das all das möglich macht. Als Head of Business Operations bist du die zentrale Schaltstelle unseres Verbunds: Du verantwortest Finanzen, Personal, Standorte und Digitalisierung, arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und gestaltest aktiv mit, wie wir morgen arbeiten. Keine Verwaltung im klassischen Sinn, sondern eine Rolle mit echtem Gestaltungsspielraum – für jemanden, der Struktur liebt und gern selbst anpackt.

Deine Aufgaben

Buchhaltung & Finazen:

Du führst unsere Buchhaltungskraft und übernimmst ihre Urlaubsvertretung

Du verantwortest unsere Finanz-Toolchain aus Airtable, Agicap und easybill und entwickelst sieweiter

Du bist erste Ansprechperson für unseren Steuerberater und koordinierst die Zusammenarbeit

Personal & HR:

Du verantwortest Verträge, Zeugnisse und Personalakten und pflegst Personio als zentralesHR-System

Du erstellst und veröffentlichst unsere Stellenausschreibungen

Du bereitest die monatliche Lohnabrechnung vor – inkl. Prämien und Sonderzahlungen

Du sorgst für reibungslose On- und Offboardings – vom ersten Arbeitstag bis zum Abschied

Du bist Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte in Personal- und Arbeitsrechtsfragen

Du organisierst Weiterbildungen und begleitest Entwicklungsgespräche

Du behältst Compliance, Datenschutz und HR-Kennzahlen im Blick

Beteiligungsmanagement:

Du steuerst den Post- und Rechnungseingang aller Gesellschaften der Gruppe

Du hältst Gesellschafts- und Vertragsunterlagen geordnet, aktuell und jederzeit auffindbarDigitalisierung, KI & IT– Du denkst Backoffice-Prozesse neu und automatisierst, was sich automatisieren lässt

Du baust KI-gestützte Workflows auf – etwa für Belegverarbeitung, Fristenmanagement undKorrespondenz

Du steuerst unseren externen IT-Dienstleister und verantwortest Hardware- und Leasingverträge

Standorte & Vermieter:

Du bist Ansprechpartner:in für die Vermieter unserer 30 Shops

Du managst Mietverträge und Nebenkostenabrechnungen

Du koordinierst Instandhaltungen und Umbauten an unseren Standorten

Team & Kultur:

Du organisierst gemeinsam mit unserer Marketingabteilung die Weihnachtsfeier, Team-Formateund Workshops

Du betreust unsere Benefits und stärkst die Mitarbeiterbindung

Du sorgst dafür, dass sich 140 Kolleg:innen und freie Handelsvertreter:innen bei uns rundumwohlfühlen

Dein Profil

Kaufmännische Ausbildung oder Studium

2–3 Jahre Berufserfahrung, idealerweise in Office Management, Finanzen, Personalwesen oder Operations

Du arbeitest täglich und souverän mit KI-Tools – und hast Lust, ihr Potenzial weiter auszuschöpfen

Fundierte Kenntnisse in Buchhaltung und Personaladministration

Hands-on-Mentalität: strukturiert, verlässlich und lösungsorientiert

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Warum wir?

Eine Schlüsselrolle mit direktem Draht zur Geschäftsführung und echtem Gestaltungsspielraum

Ein modernes, KI-gestütztes Arbeitsumfeld mit aktuellen Tools

Ein Büro in bester Lage am Jungfernstieg – für uns das schönste in Hamburg

Flexibilität durch mobiles Arbeiten

Eine unbefristete Festanstellung

Klingt das nach dir?

Dann freuen wir uns auf deine aussagekräftige Bewerbung – gern per E-Mail an:

[email protected]

Bitte sende uns deinen Lebenslauf sowie ein kurzes Motivationsschreiben. Dein gewünschter Eintrittstermin und deine Gehaltsvorstellung helfen uns, den Prozess zügig voranzutreiben.

About the Company

Engel & Völkers

Global real estate agency and franchisor

Engel & Völkers delivers residential and commercial real estate services globally. It grew from a Hamburg-based firm and built its model around a standardized service manual, which enabled a franchise system started in the late 1990s and rapid international expansion to Europe and the United States. The brand is known for its distinctive villa-based identity and a network of franchise offices that sell and rent properties through local experts under a consistent global approach. The company differentiates itself by combining a luxury, recognizable brand with a scalable franchise model, and by using a digitalization push backed by a private equity investor to fuel growth. The goal is to offer premium real estate services worldwide through a large, consistent franchise network while continuing to expand into new markets and digital capabilities.

Company size: 51-200
Company stage: Not listed
Total funding: Not listed
Headquarters: Berlin, Germany
Founded: 1977

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