Office Spaces and Employee Experience Coordinator

Description du poste

À titre de Coordonnateur(trice), espaces de bureau et expérience employé chez LGI Solutions Santé, vous assurez la coordination des activités liées à nos bureaux et veillez à offrir une expérience positive à toutes les personnes qui y travaillent ou qui les visitent. 

Vous serez garant(e) d’assurer des relations harmonieuses avec les propriétaires des bâtiments et les différents fournisseurs de services (entretien ménager, approvisionnement, etc.) et d’effectuer le suivi de nos baux commerciaux. 

Vous offrirez également un soutien administratif à l’équipe responsable des communications, des événements d’entreprise et de l’expérience employé (planification de rencontres, coordination logistique, etc.). Ce poste est à temps plein, sur site, dans nos bureaux stratégiquement situés au cœur du centre-ville de Montréal, à deux pas du transport en commun (EXO, REM, autobus, métro). 

Responsabilités principales: 

Coordination des fournisseurs, des services et des activités liées aux bureaux 

• Agir à titre de premier point de contact entre LGI Solutions Santé et les bailleurs des différents locaux et coordonner avec les partenaires internes (Services juridiques, Finances, Culture et talents, TI)  
• Coordonner le cycle complet des contrats de services avec les fournisseurs liés aux espaces locatifs (suivi, qualité, renouvellement) et assurer la prestation de ces services (matériel, fournitures, stationnement, entretien ménager, sécurité, etc.). 
• Effectuer le suivi de la facturation liée aux bureaux (réception, validation et suivi du traitement) 
• Coordonner l’exécution et effectuer le suivi de projets d’améliorations locatives 
• Veiller à la sécurité des lieux (accès, systèmes d’alarme, protocoles d’urgence, conformité) 
• Coordonner les procédures de bureau et appliquer les meilleures pratiques 
• Assurer la liaison avec les gestionnaires du bureau de Québec afin d’harmoniser les pratiques et le partage d’information 

Accueil et expérience employé 

• Accueillir le personnel de LGI et les personnes qui visitent notre bureau de Montréal de façon courtoise et professionnelle 
• Coordonner l’accueil et l’intégration des personnes nouvellement embauchées sur le plan logistique (accès aux locaux, équipement et remise des cadeaux de bienvenue) et gestion de l’inventaire associé 
• Gérer les produits et services offerts sur place aux employés (fruits, café, collations, breuvages, etc.) ainsi que les commandes et l’inventaire associés  
• Remplir et réapprovisionner les fournitures de bureau et de cuisine 
• S'assurer du bon fonctionnement et du bon entretien des espaces de travail collaboratifs, des salles de conférence et des espaces communs 
• Appliquer les politiques relatives aux espaces de bureau et s’assurer du respect de celles-ci (santé et sécurité, mesures sanitaires, etc.) 

Soutien administratif 

• Créer, maintenir et gérer le calendrier du bureau (activités, événements, entretien, activités récurrentes, etc.) 
• Offrir un soutien administratif à la cheffe, Culture et talents et à l’équipe responsable des communications, des événements d’entreprise et de l’expérience employé 
• Coordonner les aspects administratifs et logistiques des réunions et autres événements d’entreprise (logistique, fournisseurs, traiteurs, espaces) 
• Effectuer la réception, le traitement et l’expédition des commandes et du courrier 

Qualifications

Connaissances, expérience et expertise requises 

• 6 à 8 ans d’expérience en coordination d’espaces de bureaux, services administratifs ou rôle similaire 
• Expérience en coordination de projets (améliorations locatives, activités sociales, etc.) 
• Grande capacité à collaborer avec différentes parties prenantes 
• Capacité à travailler de façon autonome, à gérer les priorités et à résoudre les enjeux avec créativité 
• Aisance à composer avec des niveaux d'achalandage variables au bureau 
• Être à l’affût des nouvelles tendances (bien-être et sécurité des employés), règlementations et exigences (conformité, standards, etc.) 
• Être certifié(e) secouriste en milieu de travail ou s’engager à obtenir la certification 
• Être disposé(e) à voyager à l’occasion à notre bureau de Québec 

• Diplôme D.E.P ou D.E.C en administration ou domaines connexes. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience pertinente pourra être considérée. Les personnes ne répondant pas aux exigences de scolarité, mais possédant une expérience pertinente significative, sont invitées à postuler.
• Excellent niveau de français parlé et écrit
• Aisance avec communication de base en anglais  
• Maîtrise de la suite Microsoft 365, capacité à s'adapter à de nouvelles technologies et curiosité pour l'intelligence artificielle 

Informations complémentaires

Pourquoi joindre LGI ? 

• Un environnement fondé sur la confiance, l'autonomie et la collaboration; 
• L’opportunité d’évoluer, de performer et de travailler avec des collègues curieux et talentueux; 
• Une culture d'apprentissage continu offrant du temps dédié à la formation, une plateforme reconnue de développement de vos compétences et l'accès à des outils de pointe; 
• Des projets stimulants qui contribuent à l'évolution des technologies de la santé et soutiennent le travail de plus de 320 000 professionnels, au bénéfice de plus de 6 millions de patients; 
• Un programme complet d'avantages sociaux incluant une assurance collective dès le premier jour, un REER collectif avec participation de l'employeur, la télémédecine 24/7, un programme d'aide aux employés et à leur famille, ainsi qu'un minimum de 3 semaines de vacances par année 

Chez LGI Solutions Santé, nous valorisons la diversité, l’équité et l’inclusion. Nous croyons que la diversité des expériences, des perspectives et des parcours contribue à notre succès. Nous nous engageons à favoriser un environnement de travail inclusif, équitable et respectueux, où chaque personne peut s’épanouir et réaliser son plein potentiel. Nous encourageons toutes les personnes qualifiées à soumettre leur candidature.

Venez vous joindre à nous! 

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