Administrative Assistant

Description du poste

Au sein de l’Agence, vous assistez le responsable du site, ainsi que l’équipe encadrante dans les tâches administratives liées à la gestion quotidienne humaine et matérielle du site.  

Au quotidien vous :

• Accompagnez les managers dans les opérations quotidiennes en prenant en charge les tâches administratives relatives à la gestion du personnel : réalisation et suivi des demandes intérimaires, gestion des temps, suivi des convocations visites médicales, ... via des logiciels de type Kelio, Peopulse, outil de visite médicale

• Suivez et transmettez, au service RH, les documents administratifs relatifs au dossier du collaborateur (exemples non exhaustifs : arrêt maladie, 6e jour, HS, C/D, CP)

• Participez avec le Responsable d’agence à la relation avec les agences de travail temporaire et contrôlez, en 1er niveau, la facturation du personnel intérimaire

• Accompagnez les managers dans l'analyse des indicateurs de pilotage RH, qualité et sécurité (exemples : Suivi des FORS/AFEST, suivi des formations dans l'outil formation, utilisation de Power BI en sus, aucunes données sensibles/financières à traiter)

• Suivez, relancez et mettez à jour les documents transporteurs dans FAST, avec alerte auprès de la hiérarchie en cas de difficultés

• Assurez en lien avec les managers la planification et le suivi des entreprises prestataires (maintenance du bâtiment, société de collecte de déchets…)

• Contribuez à la bonne communication générale du site (exemples non exhaustifs : tri de courrier, affichage des informations/communications réglementaires ou non, des plannings congés, gestion de la boite mail agence (lien avec notre service client welcome) …)

• Garantissez le suivi et préparez la commande de fournitures de l’agence et des équipements de protection individuelle

• Suivez les formations obligatoires ou non et organisez les déplacements et la préparation logistique sur site (expensya, egencia, plateau de repas…)

• Collectez et contrôlez les éléments du dossier d’embauche, remplissez la fiche contrat et transmettez-les au service RH 

Qualifications

• De formation supérieure (Bac +2) en assistanat de direction ou équivalent. 

 • Vous appréciez travailler en équipe, tout en étant autonome dans vos missions. 

• Gestion administrative

• Maîtrise des outils informatiques Kelio Peopulse 

• Maitrise du pack office notamment Excel 

 • Accords d’entreprise 

 • Maitrise du français et de l’orthographe 

Informations supplémentaires

Pourquoi rejoindre Mondial Relay by InPost ?

•    Vous aurez l’opportunité d’évoluer dans un environnement inclusif, stimulant et international, en collaboration quotidienne avec nos experts métier

•    Vous travaillerez aux côtés d'une équipe de direction engagée, ce qui vous permettra d'enrichir votre expérience dans les domaines passionnants de la logistique et du e-commerce

•    Vous rejoindrez le groupe InPost, un acteur en pleine croissance qui offre à ses collaborateurs un potentiel d'évolution sur plusieurs sites à travers l'Europe

•    Vous bénéficierez d’une carrière épanouissante, avec la possibilité de se développer grâce à notre offre de formation

•    Vous serez intégré à la communauté Mondial Relay by InPost, qui contribue chaque jour au développement durable et à l'économie circulaire

Nos valeurs

Chez Mondial Relay by InPost, nos valeurs guident toutes nos actions :

START WITH THE CUSTOMER

Tout commence par le client : il est la boussole de chacune de nos actions et décisions. Notre ambition ne se limite pas à répondre à ses attentes mais à les dépasser.

THIS IS YOUR COMPANY – ACT LIKE IT

Nous prenons des initiatives et assumons pleinement la responsabilité de nos actions. Nous agissons de manière proactive dès que nous identifions quelque chose qui ne va pas.

CREATE, TEST, GROW

Nous cultivons l’esprit entrepreneurial, l’ambition et un état d’esprit audacieux. Innover, c’est oser essayer, échouer, apprendre, s’améliorer et réussir ensemble.

ADAPT, LEARN, MOVE ON

Nous évoluons avec aisance dans un environnement en constante évolution. Nous avançons vite, mais pas à l’aveugle. Nous réfléchissons, apprenons et nous nous adaptons en permanence. La vitesse compte - mais c’est une vitesse intelligente et coordonnée qui fait la différence.

OUR TEAMS WIN, TOGETHER

Au final, tout est une question de personnes. Unis par une mentalité de gagnant et une passion commune pour notre mission, nous générons des résultats extraordinaires grâce à la collaboration, la reconnaissance et la célébration des réussites, grandes comme petites.

Diversité & inclusion

Dans le cadre de notre politique Diversité & Inclusion, nous garantissons le respect des règles de non-discrimination à l'embauche et nous nous engageons en faveur des publics éloignés de l'emploi.
Toutes nos offres sont ouvertes aux personnes en situation de handicap. Signataire d'une Convention de Développement de l'Emploi avec l'Agefiph jusqu'en 2029, nous renforçons nos actions pour favoriser l'inclusion, l'intégration et le maintien dans l'emploi des personnes en situation de handicap.

Si vous avez besoin d'un aménagement pour votre entretien ou votre prise de poste, n'hésitez pas à nous le faire savoir.