Administrative Assistant

Official Internal Job Title:

Administrative Assistant

Status:

Regular

Job Description:

Direction : Secrétariat général, gouvernance et éthique

Pourquoi ce poste est important

En tant qu’adjoint(e) administratif(ve) au sein de la Direction du Secrétariat général gouvernance et éthique, tu assistes directement la gestionnaire et les différents conseils et comités. Tu auras à assurer un soutien proactif dans l’exécution des tâches administratives en mettant à profit votre sens de la collaboration, de la débrouillardise et votre sens de l’initiative.

Au cœur de la gouvernance de Beneva, la Direction du Secrétariat général, gouvernance et éthique soutient les conseils d’administration, le comité de direction et leurs comités, et veille à la mise en place de pratiques de gouvernance et d’éthique rigoureuses. Elle joue également un rôle clé dans les relations avec les autorités réglementaires et dans la réalisation de transactions stratégiques pour l’organisation.

C’est là que tes compétences comme adjoint(e) de direction entrent en action!

Ta contribution à l'équipe

• Apporter un support direct à la gestionnaire de la direction du secrétariat général, gouvernance et éthique:
  • Gérer l’agenda et établir les priorités en lien avec les diverses rencontres auxquelles elle participe.
  • Prendre en charge les courriels (priorisation, délégation et suivis).
  • Effectuer les réservations auprès des transporteurs et des établissements hôteliers.
  • Préparer certaines notes de frais, les bons de commande, les paiements de factures à des fournisseurs.
  • Coordonner la préparation, la remise des documents ainsi que de vérifier la mise en page/correction de ces documents, lorsque requis.
  • Apporter un soutien administratif à la direction du secrétariat général, gouvernance et éthique dans la préparation/révision de documentation pouvant notamment aller aux instances.
• Assurer un soutien administratif à la préparation et l’exécution de certaines réunions ou événements organisés par la direction du secrétariat général en lien avec les administrateurs:
  • Participer à la planification du calendrier des réunions des conseils d’administration de Beneva.
  • Participer à l’organisation des assemblées des membres en collaboration avec l’équipe de gestion d’événements.
  • Préparer, en collaboration avec une avocate, les communications destinées aux délégués.
  • Préparer, de concert avec la directrice, et transmettre les communications destinées aux administrateurs.
  • Apporter le support logistique et la préparation d’événement lorsque Beneva reçoit des invités externes dans ses locaux.
• Participer à la préparation des budgets de la direction du secrétariat général, gouvernance et éthique.
• Préparer les notes de frais du président du conseil et de certains administrateurs.

Ce qui te permet de réussir

• Diplôme d’études collégiales en technique bureautique ou l’équivalent.
• Minimum de 10 à 15 années d’expérience à titre d’adjointe administrative à la haute gestion.
• Expérience en assurance sera considéré un atout important
• Maîtrise de la langue française, tant à l’oral qu’à l’écrit, ainsi qu’une maîtrise avancée de la langue anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit, en raison de la nature des tâches ou d’interactions avec des collègues, partenaires, clients ou fournisseurs anglophones, ou afin de répondre aux objectifs de croissance de l’entreprise.

#LI-Hybrid

#LI-JD1

# S1

Beneva is an equal opportunity employer, so we encourage all Women, persons with disabilities, Indigenous people as well as visible and ethnic minorities to apply.

Purpose : True to its purpose, Beneva places people at the heart of its actions and contributes to the well-being of the community. It accompanies its clients in all stages of their lives, both for their insurance and for their financial services.

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