Event Supervisor 1

À propos de Puppy Sphere

Nous sommes une startup en forte croissance qui redéfinit le bien-être grâce à la thérapie par les chiots! Notre mission est de rassembler les gens dans des espaces accueillants où le pouvoir apaisant des chiots leur permet de ralentir, d’améliorer leur humeur et de revenir encore et encore.

En tant que première entreprise de puppy yoga en Amérique du Nord, nous avons bâti une communauté de plus de 400 000 personnes qui intègrent la thérapie par les chiots à leur routine de bien-être. Nous collaborons avec des marques mondiales comme la NBA, TikTok et Google pour amener cette expérience dans encore plus de milieux de travail, d’événements et de communautés.

Description du poste

Alors que nous poursuivons notre croissance à Montréal, nous sommes à la recherche d’une personne passionnée et structurée pour occuper ce rôle. Si tu es organisé(e), travaillant(e) et créatif(ve), cette opportunité est parfaite pour toi.

Dans ce rôle, tu joueras un rôle clé dans l’organisation de nos événements centrés sur les chiots à travers la ville, tout en soutenant, motivant et encadrant l’équipe locale.

Poste à temps partiel, en présentiel, situé à Montréal.

Responsabilités

Opérations événementielles

• Superviser l’exécution des événements sur place et hors site afin d’assurer une expérience fluide et de grande qualité pour les invités et l’équipe.
• Assurer le bon déroulement des événements et intervenir de façon proactive en cas de problème (événement, animaux, équipe, expérience client).
• Agir comme superviseur·e sur le plancher et travailler aux côtés de l’équipe.
• Offrir du soutien tout au long de l’événement : installation, accueil des participants, discours, séance de yoga, période sociale, remise en état et démontage.
• Assurer l’exécution des tâches quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles, ainsi que le respect des listes d’ouverture et de fermeture afin de maintenir des standards élevés de propreté et d’organisation.
• Tenir de courtes rencontres pendant le service avec l’équipe événementielle afin de passer en revue les mises à jour du gestionnaire des opérations, discuter des actualités de l’entreprise, des déploiements et des lancements, et s’assurer que les objectifs de l’événement sont respectés.
• Superviser l’accueil des invités : numérisation des billets, vérification d’identité, respect des exigences d’âge, signatures des décharges.
• Assurer la sécurité des chiots, de l’équipe et des invités en tout temps.
• Veiller au respect des pratiques de manipulation sécuritaire des animaux, en maintenant les standards de bien-être animal de Puppy Sphere.
• Gérer les ventes additionnelles, les boissons et les collations, et soutenir l’équipe au besoin pendant les événements.
• Assurer le suivi des inventaires (marchandise, fournitures, nourriture, boissons, accès à l’eau, préparation des installations) et coordonner les besoins urgents avec la gestion.
• Agir comme point de contact pour les situations avec les invités, en collaborant avec la direction ou le service à la clientèle au besoin.
• Participer à la gestion des situations d’urgence et maintenir une bonne connaissance des protocoles de sécurité.
• Assurer le suivi du bien-être des chiots, surveiller activement leur état de santé, s’assurer que toutes les vérifications de bien-être requises sont complétées et communiquer toute préoccupation via les canaux appropriés.
• Gérer les rapports d’incident (animaux, équipe, invités), incluant la documentation et la communication avec les gestionnaires des opérations.
• Compléter les rapports requis (bien-être animal, inventaire, fin de journée) afin de signaler les besoins, enjeux ou observations.
• Planifier et coordonner les pauses et pauses-dîner de l’équipe afin de respecter les lois du travail.
• S’assurer que tous les événements respectent les politiques de l’entreprise ainsi que les réglementations locales et provinciales.
• Protéger les actifs du studio en respectant les normes de sécurité, d’entretien et de propreté.
• Maintenir une communication ouverte et utiliser les bons canaux d’escalade avec le/la gestionnaire des opérations et les autres parties prenantes afin de résoudre rapidement toute interruption ou problématique.
• Communiquer et remonter les informations essentielles en temps opportun au gestionnaire des opérations, en maintenant la confidentialité lorsque cela est approprié.
• Participer aux rencontres bimensuelles avec les autres superviseur(es) de ville et les gestionnaires des opérations afin de recevoir les  mises à jour, partager des apprentissages et collaborer à l'amélioration des opérations.

• Agir à titre de superviseur·e pour les événements privés et les événements pop-up (sur place et hors site), lorsque requis. Cela inclut la préparation du matériel avant l’événement, s’assurer que tout l’inventaire est récupéré et bien rangé après, ainsi que d’agir comme personne-ressource principale pour le client. Veiller à ce que le déroulement de l’événement (run of show) soit exécuté avec précision et dans les délais prévus. Gérer toute situation qui survient afin d’assurer une expérience fluide et réussie pour tous les participants.
• Maintenir un haut niveau de professionnalisme dans tes interactions avec les invités, clients, fournisseurs et partenaires en bien-être animal, en agissant comme représentant·e de Puppy Sphere et en incarnant nos valeurs et standards.
• Faire preuve de jugement pour déterminer quand résoudre une situation de façon autonome et quand l’escalader, en assurant une communication rapide avec le/la gestionnaire des opérations pour toute décision hors de ton champ de responsabilité.

Leadership et développement de l’équipe

• Incarner et représenter de façon constante les valeurs fondamentales et la mission de Puppy Sphere, en contribuant à créer une culture d’équipe positive, collaborative et soutenante.
• Donner l’exemple en démontrant du professionnalisme, une prise de décision calme et réfléchie, et agir comme point de référence principal sur place pour l’équipe événementielle.
• Soutenir l’engagement et le moral de l’équipe en favorisant un environnement de travail respectueux, responsable, inclusif et performant.
• Maintenir une attitude positive et démontrer de l’enthousiasme afin que chaque membre de l’équipe et chaque invité se sente accueilli.
• Agir comme porteur·euse de culture et leader sur place, en établissant les attentes par ton comportement, ton sens des responsabilités et ton soutien, et en veillant à ce que l’équipe opère avec professionnalisme et en cohérence avec les valeurs de Puppy Sphere.
• Offrir de la formation en continu et en temps réel à l’équipe pendant les événements afin de maintenir les meilleures pratiques.
• Soutenir l’équipe de gestion dans le déploiement de nouvelles initiatives de manière positive et professionnelle, en agissant comme lien de communication clé entre la direction et l’équipe terrain: communiquer clairement les changements, recueillir les commentaires et faire remonter les enjeux de façon constructive via les bons canaux.
• Donner et soutenir des formations en présentiel pour les nouveaux animateur·trices ou superviseur·es dans le cadre de leur intégration.
• Contribuer au développement des futurs responsables ou superviseur·es en démontrant des comportements de leadership et en partageant tes connaissances.
• Fournir des directives claires et complètes sur les procédures événementielles et les standards de l’entreprise afin que toute l’équipe soit bien préparée à offrir une expérience exceptionnelle.

Exigences

• Expérience démontrée en leadership et intérêt pour le développement d’équipe.
• Capacité éprouvée et motivation à développer et diriger une équipe afin de créer une culture positive et performante.
• Intérêt sincère pour le bien-être animal et capacité à assumer la responsabilité des soins aux chiots pendant les périodes de travail.
• Disponibilité minimale de 4 périodes de travail par mois, incluant au moins 3 fins de semaine par mois.
• Disponibilité pour te déplacer au studio du lundi au vendredi selon les besoins de l’entreprise et tes disponibilités.
• À l’aise dans un environnement de startup en forte croissance, où les processus, priorités et initiatives évoluent constamment.
• Excellentes compétences en gestion du temps, sens de l’organisation et souci du détail, avec une approche proactive et orientée vers les solutions.
• Capacité à soulever, transporter, pousser et tirer des charges pouvant aller jusqu’à 30 lb.
• Capacité à rester debout et à marcher pendant de longues périodes, notamment durant toute la durée des événements.
• Capacité à se pencher, s’agenouiller, s’accroupir, s’étirer et effectuer des mouvements répétitifs lors de l’installation, du déroulement et du démontage des événements.
• À l’aise avec l’utilisation de produits d’entretien standards, en respectant les consignes de sécurité.
• Capacité à travailler dans un environnement avec un niveau de bruit modéré, la présence d’animaux et une forte interaction avec le public.
• Atout : accès  à un véhiculeet détiens un permis de conduire valide afin de répondre aux besoins opérationnels.

Avantages

🚀 Évoluer dans une startup en pleine croissance
🦮 Travailler entouré·e de chiots
🧘 6 cours de puppy yoga gratuits (toi + proches)
🔖 35 % de rabais sur les cours
✨ Opportunité de travailler avec des clients et marques d’envergure

Nos valeurs

• Nous créons du bonheur
• Nous prenons soin
• Nous nous adaptons
• Nous sommes présents
• Nous élevons les standards

Nous sommes très reconnaissants de ton intérêt pour Puppy Sphere ! En raison du grand nombre de candidatures, nous ne pouvons pas contacter tout le monde, mais nous apprécions sincèrement le temps que tu as pris pour postuler 🤍

ENGLISH:

About Puppy Sphere:

We are a high-growth startup redefining the wellness category through puppy therapy! We’re on a mission to bring people together in welcoming spaces where the gentle power of puppies helps them slow down, boost their mood, and return again and again.

As North America’s original puppy yoga company, we’ve built a community of over 400,000 people, making puppy therapy part of their everyday wellbeing ritual. We’ve partnered with global brands including the NBA, TikTok, and Google to bring the gentle power of puppies to even more workplaces, events, and communities!

Job Description:

As we continue to grow in Montréal we are looking for a passionate and knowledgeable leader to step into this role. If you are a highly organized, hardworking, and creative individual, this could be a great opportunity for you. In this role, you will play an integral part in orchestrating our captivating puppy-centric events across the city while supporting, motivating, and leading the local team.

This is a part-time, onsite role located in Montréal.

Job Requirements: 

Event Operations:

• Oversee on-site and off-site execution of Puppy Sphere events to ensure a seamless, high-quality, and positive team and guest experience.
• Monitor event flow and environment to proactively identify and resolve issues related to the event, animals, staff, and guest experience.
• Act as the floor supervisor and work alongside the event team.
• Be a resource and provide support during the entire event flow including event set up, class check-in,  event speeches, yoga session, social period, post event reset, and event break down.
• Ensure the completion of daily, weekly, and monthly tasks, following opening and closing checklists to help maintain high standards of cleanliness and organization.
• Conduct short on-shift meetings with the event team to review updates from the Operations Manager, discussing company updates, roll outs, launches, and ensure alignment with event objectives.
• Oversee and support guest check-in procedures including ticket scanning, ID verification, class age limit verification, and ensuring completion of signed waivers. 
• Facilitate and assist with the safety of puppies, team, and guests during the entirety of events.
• Ensure all team members on-shift follow safe handling practices and guidelines, upholding Puppy Sphere’s animal welfare standards.
• Manage add-ons, beverage and food inventory, assisting staff with operational tasks during sessions as needed.
• Monitor inventory levels for studios, including merchandise, supplies, food and beverages, water access, and facility readiness. Communicate and coordinate with management for urgent inventory needs.
• Act as a point of contact for all support situations with guests, liaising with management or customer service as necessary.
• Assist as the on-site lead for emergency procedures and maintain familiarity with emergency plans and safety protocols.
• Ensures all required puppy wellness checks are completed and proactively monitors puppy health, communicating any concerns through the appropriate channels.
• Handle all aspects of animal welfare, team, and guest injury reporting, including documentation and communication with operations managers.
• Ensure completion of Animal Welfare, Studio Inventory, and End-of-Day report forms to communicate any needs, issues, feedback, or remarks from the day's events.
• Coordinate and communicate necessary breaks to event staff during events to ensure all team members receive required meal and rest breaks in compliance with local labor laws.
• Uphold and ensure all events comply with applicable company, local, city, provincial/state policies.
• Responsibility for protecting studio assets by following procedures and policies for safety, security, maintenance, and cleanliness.
• Maintain open communication and proper escalation channels with the Operations Manager and other relevant stakeholders throughout events to promptly address any interruptions or issues. 
• Communicate and escalate essential information in a timely manner to Operations Manager, maintaining confidentiality where appropriate.
• Attend bi-weekly meetings with other city supervisors and Operations Managers to receive updates, share insights, and collaborate on solutions to enhance event operations.
• Serve as event supervisor for pop-up and private events (on-site and off-site) when scheduled. Including preparation of supplies before the event, ensuring all event inventory items are returned and stored afterward, and serving as the main point of contact for the client. Ensure run-of-show is executed accurately and on time. Manage any situations that arise during the event to ensure a smooth and successful experience for all attendees.
• Maintain a high level of professionalism when interacting with guests, clients, vendors, and animal welfare partners, acting as a representative of Puppy Sphere to exemplifying our values and standards.
• Exercise sound judgment in determining when to resolve issues independently versus when escalation is required, ensuring timely communication with the Operations Manager for decisions outside the Supervisor’s authority.

Leadership and Team Development:

• Consistently exemplify and role model Puppy Sphere’s core values and mission, creating a positive, collaborative, and supportive team culture and environment.
• Lead by example, demonstrating professionalism, calm decision making, and serve as the primary point of contact on-site for the event team.
• Support team engagement and morale by fostering a respectful, accountable, inclusive, and high-performing work environment.
• Uphold positive attitude and demonstrate enthusiasm to ensure all team members and guests feel welcomed.
• Act as a culture carrier and on-site leader, setting expectations through behavior, accountability, and support, and ensuring teams operate with professionalism, respect, and alignment to Puppy Sphere values.
• Provide ongoing and in-the-moment coaching to the team during events to uphold best practices.
• Supports the management team in rolling out new initiatives in a positive and professional manner, acting as a key communication link between leadership and event staff by clearly communicating changes, gathering feedback, and escalating concerns constructively and through the appropriate channels.
• Conduct and assist in-person training sessions for new event facilitators or supervisors during their onboarding process. 
• Support the development of future leads or supervisors by modeling leadership behaviors and sharing knowledge.
• Provide comprehensive guidance on event procedures and company standards to ensure all team members are well-prepared to deliver exceptional experience.

The Requirements Are:

• Demonstrated leadership capability and interest in team development.
• Proven ability and excitement to develop and lead teams to foster a positive, high-performance culture.
• A genuine interest in animal welfare and the ability to take ownership of puppy care responsibilities while on shift.
• Must be available to work at least 4 shifts per month and have availability of a minimum of three weekends per month.
• Must be available to go to the studio Monday - Friday where business needs require and employee is available.
• Comfortable working in a fast-growing, evolving startup environment where processes, priorities, and initiatives continue to develop and change.
• Effective time management skills, organised, detail-oriented, with a proactive and solution-oriented approach to resolving challenges. 
• Ability to lift, carry, push, and pull items weighing up to 30 lbs.
• Ability to stand and walk for extended periods, including throughout the duration of events.
• Ability to bend, kneel, crouch, reach, and perform repetitive motions as required during event setup, execution, and breakdown.
• Comfortable working with standard cleaning supplies and solutions, following proper safety and handling guidelines.
• Ability to work in environments with moderate noise levels, animals present, and high guest interaction.
• Bonus if you have access to a car and ability to drive. 

Perks:

🚀 Join a fast-growing startup with upward mobility.
🦮 Experience the happiness of working around puppies. 
🧘 6 complimentary puppy yoga classes for you, family and friends. 
🔖 35% discount on individual puppy yoga classes. 
✨ Opportunity to work with celebrity clients and industry giants.

Puppy Sphere Values:

• We create happiness. 
• We care. 
• We adapt. 
• We show up. 
• We raise the bar. 

We’re so grateful for your interest in joining the team here at Puppy Sphere! Due to the high number of applications we receive, we may not be able to personally reach out to everyone, but please know we truly appreciate the time and effort you’ve taken to apply 🤍