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Facilities Coordinator

Facilities ManagementUpdated on Nov 13

Full-time€3.3k - €4.8k /moIn-person

About the Job

Requirements

At least five years of professional experience in facility management, building management, or technical building maintenance.
Completed relevant training or certification in facility management or a related technical field.
Good technical understanding and familiarity with basic requirements for building safety, occupational safety, and operational maintenance.
Ability to work in a structured, solution-oriented, and independent manner while managing several tasks at once.
Organization skills and clear, reliable communication, including the ability to find pragmatic solutions to unexpected challenges.
Computer proficiency, good knowledge of common office applications, and experience with digital maintenance-planning or building-management systems.
Ability to collaborate with different teams and external service providers, and to organize and improve processes independently.
Schedule flexibility and willingness to align work as needed with early and late shifts.

Responsibilities

Support the development of the new site and coordinate the setup and development of building infrastructure, ensuring the facilities needed for smooth operations are available.
Develop and implement structured processes, maintenance and cleaning schedules, and monitoring systems for safe and efficient site operations.
Identify and commission suitable external service providers and tradespeople, coordinate their work, and build reliable long-term partnerships.
Work closely with occupational-safety contacts, support implementation of safety measures, risk assessments, and emergency plans, and ensure compliance with relevant legal requirements.
Inspect the condition of buildings and technical facilities, identify required action, and coordinate maintenance, repairs, and improvements.
Organize procurement and management of operational supplies, materials, and technical equipment, ensuring economical availability aligned with business needs.
Develop appropriate waste-disposal processes, coordinate proper disposal of waste and hazardous materials, and ensure compliance with relevant environmental regulations.
Establish clear documentation and monitoring systems, record maintenance work and safety incidents, and continuously improve facility processes.
Support planning and monitoring facility costs, compare quotes, and identify cost-effective solutions for site setup and ongoing operations.

Desired Qualifications

Experience setting up or commissioning new sites.
Facility-management experience at logistics, warehouse, or production sites.
Initial experience coordinating or leading employees.

Über Vintage.com

Bei Vintage.com geben wir wertvollen Dingen ein zweites Leben. Wir kaufen gebrauchte Artikel wie Schmuck, Uhren, Edelmetalle, Kameras und Sammlerstücke an und verkaufen sie über verschiedene Online-Plattformen weiter.

Mit Standorten in Österreich, den Niederlanden und Großbritannien verbinden wir Fachwissen mit moderner Technologie. Für den Aufbau unseres neuen Standorts in Korneuburg suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die den Aufbau unseres Facility Managements aktiv mitgestaltet und für einen sicheren und reibungslosen Standortbetrieb sorgt.

Das erwartet dich

Du hast ein gutes technisches Verständnis, bist ein Organisationstalent und sorgst gerne dafür, dass Gebäude, Anlagen und Arbeitsplätze zuverlässig funktionieren? Du arbeitest selbstständig, findest pragmatische Lösungen und möchtest beim Aufbau eines neuen Standorts aktiv mitgestalten?

Dann bist du bei uns richtig!

Als Facilities Manager begleitest du den Aufbau unseres neuen Standorts in Korneuburg und schaffst die organisatorischen und technischen Grundlagen für einen reibungslosen Betrieb. Du koordinierst die Einrichtung und Betreuung unserer Gebäudeinfrastruktur, organisierst externe Dienstleister und entwickelst effiziente Abläufe für Wartung, Reinigung und Gebäudemanagement.

Dabei arbeitest du eng mit unserem Operations-Team und den Verantwortlichen für Arbeitssicherheit zusammen. Du stellst sicher, dass unsere Räumlichkeiten und Einrichtungen den betrieblichen Anforderungen entsprechen und sowohl während der Früh- als auch der Spätschicht zuverlässig funktionieren.

Standortaufbau und Infrastruktur: Du begleitest den Aufbau unseres neuen Standorts, koordinierst die Einrichtung und Weiterentwicklung der Gebäudeinfrastruktur und sorgst dafür, dass alle notwendigen Einrichtungen für einen reibungslosen Betrieb zur Verfügung stehen.
Aufbau von Facility-Prozessen: Du entwickelst und implementierst strukturierte Abläufe, Wartungs- und Reinigungspläne sowie Kontrollsysteme für einen sicheren und effizienten Standortbetrieb.
Dienstleistermanagement: Du identifizierst und beauftragst geeignete externe Dienstleister und Handwerksbetriebe, koordinierst deren Einsätze und baust langfristige, zuverlässige Partnerschaften auf.
Arbeitssicherheit und Compliance: Du arbeitest eng mit den Verantwortlichen für Arbeitssicherheit zusammen, unterstützt bei der Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen, Gefährdungsbeurteilungen und Notfallkonzepten und achtest auf die Einhaltung relevanter gesetzlicher Vorgaben.
Gebäudemanagement und Instandhaltung: Du überprüfst den Zustand unserer Gebäude und technischen Einrichtungen, erkennst notwendigen Handlungsbedarf und koordinierst Wartungsarbeiten, Reparaturen und Verbesserungsmaßnahmen.
Beschaffung und Ausstattung: Du organisierst die Beschaffung und Verwaltung notwendiger Betriebsmittel, Materialien und technischer Ausstattung und stellst deren wirtschaftliche und bedarfsgerechte Verfügbarkeit sicher.
Entsorgung und Umweltmanagement: Du entwickelst geeignete Entsorgungsabläufe, koordinierst die fachgerechte Entsorgung von Abfällen und gefährlichen Materialien und achtest auf die Einhaltung relevanter Umweltvorschriften.
Dokumentation und Prozessoptimierung: Du etablierst übersichtliche Dokumentations- und Kontrollsysteme, erfasst Wartungsarbeiten und Sicherheitsvorfälle und entwickelst unsere Facility-Prozesse kontinuierlich weiter.
Budget und Kostenkontrolle: Du unterstützt bei der Planung und Überwachung von Facility-Kosten, vergleichst Angebote und identifizierst wirtschaftliche Lösungen für den Aufbau und den laufenden Betrieb unseres Standorts.

Du verfügst über mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Facility Management, Gebäudemanagement oder in der technischen Gebäudeinstandhaltung.
Du hast eine einschlägige Ausbildung oder Zertifizierung im Facility Management oder einem verwandten technischen Bereich abgeschlossen.
Du verfügst über ein gutes technisches Verständnis und kennst die grundlegenden Anforderungen an Gebäudesicherheit, Arbeitsschutz und betriebliche Instandhaltung.
Du arbeitest strukturiert, lösungsorientiert und eigenverantwortlich und behältst auch bei mehreren gleichzeitigen Aufgaben den Überblick.
Du hast Organisationstalent, kommunizierst klar und zuverlässig und findest auch bei unerwarteten Herausforderungen pragmatische Lösungen.
Du bist sicher im Umgang mit dem Computer, verfügst über gute Kenntnisse gängiger Office-Anwendungen und hast Erfahrung mit digitalen Systemen zur Wartungsplanung oder zum Gebäudemanagement.
Du arbeitest gerne mit unterschiedlichen Teams und externen Dienstleister zusammen und hast Freude daran, Abläufe eigenständig zu organisieren und zu verbessern.
Du bist zeitlich flexibel und bereit, deine Tätigkeit bei Bedarf auf die Anforderungen unserer Früh- und Spätschicht abzustimmen.

Von Vorteil, aber kein Muss: Erfahrung beim Aufbau oder der Inbetriebnahme neuer Standorte, im Facility Management von Logistik-, Lager- oder Produktionsstandorten sowie erste Erfahrung in der Koordination oder Führung von Mitarbeiter:innen.

About the Company

Vintage.com

Free postage vintage item resale service

Vintage Cash Cow helps people declutter by turning old vintage or unwanted items into cash through a free service. Customers request a prepaid postage pack, send in items (including broken ones), and receive a fair price offer; if accepted, the items are resold or recycled. The company stands out by providing an end-to-end, free service that handles evaluation, payment, resale, and recycling for a wide range of vintage items. Its goal is to help people monetize their vintage possessions and promote sustainable living by reusing or recycling items instead of discarding them.

Company size: 51-200
Company stage: Not listed
Total funding: Not listed
Headquarters: Leeds, United Kingdom
Founded: 2015

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