Operations Manager

La vie chez Bloom

Rejoignez l’équipe dynamique de Bloom, une agence numérique innovante avec des bureaux à Montréal et Toronto. Ici, on place la flexibilité, le bien-être de nos employés et l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle au cœur de nos priorités.

Depuis 19 ans, nous sommes fiers d’être reconnus comme l’un des meilleurs employeurs au Canada. Avec plus de 75 spécialistes passionnés, nous aidons les marques à se démarquer en ligne grâce à une approche marketing 360. Bloom offre un modèle de travail hybride, et nos entrevues se déroulent par vidéoconférence. Certains postes peuvent nécessiter des rencontres en personne.

Notre candidat(e) idéal(e)

Nous recherchons un(e) gestionnaire des opérations très organisé(e), calé(e) en technologie et adaptable pour superviser et optimiser les systèmes internes, les outils numériques et les flux de travail opérationnels de Bloom.

Vous possédez une solide expérience des opérations en agence numérique (ou une expérience compatible dans des environnements technologiques/services professionnels au rythme soutenu). Vous êtes tout aussi à l'aise pour gérer des logiciels internes, dépanner des flux de travail automatisés, superviser des processus de facturation récurrents et collaborer avec l'ensemble des équipes pour assurer le bon fonctionnement de notre moteur opérationnel.

Aperçu du poste

En tant que gestionnaire des opérations, vous prendrez en charge l'infrastructure opérationnelle de Bloom, en gérant les outils, les flux de travail et les processus administratifs qui soutiennent le travail quotidien de notre équipe, la facturation des clients et l'exécution transversale. Vous superviserez directement l'équipe Dev/Analytique, gérerez les applications internes (telles que nos plateformes propriétaires de facturation, de suivi budgétaire média, d'intelligence d'affaires et de gestion des connaissances), superviserez la gouvernance des comptes SaaS et l'accès à l'infrastructure technique, maintiendrez les automatisations clés et travaillerez en étroite collaboration avec les responsables de département et les finances pour maintenir l'efficacité, la précision et la scalabilité au sein de l'agence

Responsabilités clés

1. Opérations des plateformes et de l'infrastructure de l'agence

• Gouvernance des outils internes : Maintenir l'état de préparation opérationnelle et les accès utilisateurs pour les applications internes clés, y compris les plateformes utilisées pour les ententes de services clients (mandats), les achats médias, les feuilles de facturation mensuelles, le suivi budgétaire média, l'intelligence d'affaires (suivi du temps, des coûts et des revenus) et la formation de l'équipe.
• Administration technique et des comptes : Superviser les accès, les permissions et la sécurité des comptes de l'agence dans les environnements de développement, l'infrastructure info-nuagique et les entrepôts de données.
• Intégrations comptables et systèmes : Superviser la liaison opérationnelle entre les systèmes de facturation internes et le logiciel de comptabilité de l'agence, en garantissant l'exactitude des données sur les feuilles de facturation clients et les dossiers financiers.

2. Supervision de l'équipe Dev/Analytique et gestion du SaaS

• Leadership d'équipe : Superviser et gérer directement l'équipe Dev/Analytique, en guidant les initiatives techniques, l'allocation des ressources et la réalisation des projets pour soutenir l'infrastructure de l'agence.
• Supervision des automatisations : Maintenir, tester et dépanner les automatisations internes pour la messagerie d'équipe, les outils d'intégration, les plateformes d'analyse de réunions et les processus d'intégration des clients.
• Gestion de projets et gouvernance tech RH : Maintenir les normes de gouvernance pour les plateformes de gestion de projets de l'agence (gestion des billets et des listes de facturation) et l'administration des systèmes RH.
• Gestion des outils et identifiants : Gérer l'attribution des comptes, la gestion des licences et les transferts d'accès sur les plateformes logicielles de l'agence (outils collaboratifs, gestion de projets, SIRH, analytique marketing, CRM et outils de développement).

3. Opérations financières et de facturation

• Exécution de la facturation récurrente : Coordonner et exécuter les flux de facturation mensuels, incluant la vérification des livrables, la tarification des billets fermés et le traitement mensuel des lignes de facturation spécialisées (comme le SEO et l'Analytique) avant les échéances.
• Contrats et gestion intersociétés : Tenir à jour les dossiers de contrats clients, la facturation intersociétés et les exigences administratives connexes.

4. Amélioration des processus et soutien des équipes

• Collaboration transversale et planification de la capacité : Collaborer avec les responsables des départements Service conseil, Médias payants, Création & Médias sociaux, SEO et Analytique. Établir des critères d'évaluation de la charge de travail et une planification proactive de la capacité pour équilibrer stratégiquement les ressources, résoudre les goulots d'étranglement et clarifier les processus.
• Efficacité axée sur le ROI et initiative : Promouvoir les principes de gestion du changement pour favoriser une culture d'amélioration continue. Donner à l'équipe les moyens de prendre des initiatives sur des projets à fort impact, stimulant l'efficacité et la productivité pour offrir un retour sur investissement (ROI) mesurable.
• Documentation et formation : Mettre à jour continuellement la documentation opérationnelle, affiner les processus de transfert de l'agence et former les membres de l'équipe à l'utilisation des outils internes afin d'assurer des transitions harmonieuses, de réduire les résistances et de favoriser l'adoption durable des nouveaux flux de travail.
• Évaluation de la pile technologique et alignement — Audit et optimisation des systèmes : Évaluer et gérer continuellement la pile technologique opérationnelle de l'agence. S'assurer que toutes les plateformes sont parfaitement alignées, intégrées et optimisées pour soutenir les flux de travail de l'agence, éliminer les redondances et veiller à ce que les outils aident réellement les équipes qui les utilisent.
• Direction de projets d'opérations de l'agence : Piloter les initiatives opérationnelles internes, de l'analyse initiale à la mise en œuvre. Prendre en charge le déploiement de nouveaux systèmes, flux de travail ou refontes de processus, en traitant les opérations internes avec la même rigueur que les projets clients.

Connaissances et compétences

• Expérience : 5+ ans d'expérience progressive en gestion des opérations, administration de systèmes ou gestion de projets techniques, avec une expérience éprouvée dans la supervision de personnel technique/analytique, idéalement au sein d'une agence de marketing numérique, média ou technologique (ou environnement compatible).
• Aisance technique et systémique : Connaissance de la gestion des outils info-nuagiques, des environnements de développement et des plateformes SaaS (p. ex. contrôle de version, bases de données, outils de gestion de projet, SIRH et outils d'automatisation des flux de travail).
• Logiciel de gestion de projets : Maîtriser ClickUp est essentiel.
• Sens financier et de la facturation : Compréhension des cycles de facturation en agence, du suivi du temps, de la portée des mandats clients et des processus de conciliation financière.
• Compétences en gestion de processus et en organisation : Fortes capacités d'analyse et de résolution de problèmes, avec une aptitude démontrée à documenter, auditer et améliorer les processus opérationnels.
• Gestion de projet pour les opérations : Solide expérience dans la gestion des échéanciers, des attentes des parties prenantes et la livraison réussie de projets internes à l'échelle de l'agence.
• Communication et collaboration : Excellentes compétences en communication orale et écrite pour interagir efficacement avec la direction, les responsables techniques et les équipes transversales.
• Bilinguisme : Maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit, pour soutenir les équipes bilingues de Bloom ainsi que sa clientèle nationale et internationale.
• Maîtrise de l'IA et de l'automatisation : Capacité démontrée à utiliser les outils d'IA pour automatiser les flux de travail, améliorer l'assurance qualité (QA) et optimiser les opérations de l'agence. Expérience dans le prototypage rapide ou le développement d'applications personnalisées via l'IA, un grand atout.

Pourquoi ce rôle?

La croissance de Bloom repose sur une structure opérationnelle claire et sans friction. Dans ce rôle, vous façonnerez la manière dont notre agence fonctionne au quotidien, en offrant à nos équipes des outils fiables, des processus efficaces et la clarté structurelle nécessaire pour réaliser un travail d'excellence.

Chez Bloom, nous offrons

Avantages

• La semaine de travail de 4,5 jours;
• Modèle de travail hybride, comprenant la flexibilité de travailler depuis chez vous, vous offrant ainsi un équilibre parfait entre vie professionnelle et personnelle, tout en favorisant la productivité;
• 3 semaines de vacances et de 5 jours flexibles;
• Agence fermée entre Noël et le Nouvel An;
• Assurance maladie et dentaire;
• Accès à la télémédecine;
• (PAE) Programme d’aide aux employés;
• Régime de participation différée aux bénéfices et régime d'épargne-retraite;
• Flexibilité pour travailler de n'importe où dans le monde pour une certaine période de temps (certains postes peuvent exiger que vous soyez présent au bureau, cet avantage est offert aux Bloomers permanents à temps plein qui remplissent les conditions minimales);
• Horaire de travail flexible;
• Activités de consolidation d'équipe virtuelles et en personne;
• Formation et certifications;
• Programme de reconnaissance : nous donnons et recevons des points par le biais de notre plateforme de reconnaissance par les pairs, où vous accumulez des points pour obtenir la récompense ou la carte-cadeau de votre choix; 
• Remises d'entreprise sur les lunettes, les lunettes de soleil, les lentilles et autres.

À nos bureaux

• Bureaux à Montréal et à Toronto, facilement accessibles par les transports en commun;
• Réductions sur les transports en commun avec Opus & Cie;
• Collations santé, café et thé gratuits;
• Espace de travail collaboratif;
• Parking à vélo au bureau.

Merci pour votre intérêt

Nous remercions sincèrement tous les candidats qui posent leur candidature, mais nous ne communiquerons qu'avec ceux qui auront été sélectionnés pour une entrevue.

Bloom est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et s'engage à prendre toutes les mesures d'adaptation nécessaires, sur demande, pendant toute la durée du processus de recrutement et de sélection. 

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Life at Bloom

Join the dynamic team at Bloom, an innovative digital agency with offices in Montreal and Toronto. Here, flexibility, employee well-being, and work-life balance are at the heart of our priorities.

For 19 years, we’ve been proud to be recognized as one of Canada’s top employers. With over 75 passionate specialists, we help brands stand out online through a 360 marketing approach. Bloom offers a hybrid work model, and our interviews are held via video conference. Some roles may require in-person meetings.

Our Ideal Candidate

We are looking for a highly organized, tech-savvy, and adaptable Operations Manager to oversee and optimize Bloom’s internal systems, digital tools, and operational workflows.

You bring a strong background in digital agency operations (or compatible experience in fast-paced tech/professional services environments). You are equally comfortable managing internal software tools, troubleshooting automated workflows, overseeing recurring billing processes, and collaborating across teams to ensure our operational engine runs smoothly.

Role Overview

As Operations Manager, you will take ownership of Bloom’s operational infrastructure, managing the tools, workflows, and administrative processes that support our team’s daily work, client billing, and cross-functional execution. You will directly oversee the Dev/Analytics team, manage internal applications (such as our proprietary billing, media pacing, business intelligence, and knowledge platforms), oversee SaaS account governance and technical infrastructure access, maintain key workflow automations, and partner closely with department leaders and Finance to maintain efficiency, accuracy, and scalability across the agency.

Key Responsibilities

1. Internal Agency Platforms & Infrastructure Operations

• Internal Tool Governance: Maintain operational readiness and user access for core internal applications, including platforms used for client service agreements (mandates), media buys, monthly billing sheets, media budget pacing, business intelligence (time, cost, and revenue tracking), and team knowledge/training.
• Technical & Account Administration: Oversee agency account access, permissions, and security across developer environments, cloud infrastructure, and data warehouses.
• Accounting & System Integrations: Oversee the operational connection between internal billing systems and agency accounting software, ensuring data accuracy across client billing sheets and financial records.

2. Dev/Analytics Team Oversight & SaaS Management

• Team Leadership: Directly oversee and manage the Dev/Analytics team, guiding technical initiatives, resource allocation, and project delivery to support agency infrastructure.
• Automation Oversight: Maintain, test, and troubleshoot internal automations across chat messaging workflows, integration tools, meeting intelligence platforms, and client onboarding processes.
• Project Management & HR Tech Governance: Maintain governance standards for agency project management platforms (managing ticket desks and billing lists) and HR system administration.
• Tool & Login Management: Manage account provisioning, license management, and login transfers across agency software platforms (collaboration suites, project management, HRIS, marketing analytics, CRMs, and developer tooling).

3. Financial & Billing Operations

• Recurring Billing Execution: Coordinate and run monthly billing workflows, including verifying project delivery, pricing closed tickets, and posting monthly runs for specialized billing lines (such as SEO and Analytics) before monthly deadlines.
• Contracts & Intercompany Admin: Maintain records for client contracts, intercompany billing, and related administrative requirements.

4. Process Improvement & Team Enablement

• Cross-Functional Collaboration & Capacity Planning: Partner with department leads in Client Success, Paid Media, Creative & Social, SEO, and Analytics. Establish workload benchmarking and proactive capacity planning to strategically balance resource loads, resolve process bottlenecks, and support operational clarity.
• ROI-Driven Efficiency & Initiative: Champion change management principles to foster a culture of continuous improvement. Empower the team to take initiative on high-impact projects, driving efficiency and productivity improvements that deliver a measurable return on investment (ROI).
• Documentation & Training: Continually update operational documentation, refine agency handoff processes, and onboard team members on internal tool usage to ensure seamless transitions, minimize resistance, and drive sustained adoption of new workflows.
• Tech Stack Evaluation & Alignment- System Auditing & Optimization: Continuously evaluate and manage the agency’s operational technology stack. Ensure all platforms are fully aligned, integrated, and optimized to serve the agency’s workflows, eliminating redundancies and ensuring the tools actually support the teams using them.
• Lead Agency Ops Projects: Spearhead internal operational initiatives from discovery to implementation. Take ownership of rolling out new systems, workflows, or process overhauls, treating internal operations with the same rigor as client projects.

Knowledge and Skill Requirements

• Experience: 5+ years of progressive experience in operations management, systems administration, or technical project management, with proven experience overseeing technical/analytics personnel, ideally within a digital marketing, media, or tech agency (or compatible environment).
• Technical & Systems Fluency: Familiarity with managing cloud tools, developer environments, and SaaS platforms (e.g., version control, databases, project management tools, HRIS, and workflow automation tools). 
• Project Management Software : Expertise with ClickUp is a must.
• Financial & Billing Acumen: Understanding of agency billing cycles, time tracking, client scopes, and financial reconciliation workflows.
• Process & Organizational Skills: Strong analytical problem-solving skills with a proven ability to document, audit, and improve operational processes.
• Project Management for Ops: A strong track record of managing timelines, stakeholder expectations, and delivering successful rollouts for agency-wide internal initiatives.
• Communication & Collaboration: Clear written and verbal communication skills to interface effectively with executive leadership, technical leads, and cross-functional teams.
• Bilingualism: Fluency in spoken and written English and French to support Bloom’s bilingual teams and national/international  clients.
• AI & Automation Proficiency: Demonstrated ability to leverage AI tools to automate workflows, enhance quality assurance (QA), and streamline agency operations. Experience with rapid prototyping or developing custom applications via AI is a strong plus.

Why This Role?

Bloom’s growth depends on a clear, frictionless operational foundation. In this role, you will shape how our agency operates every day, empowering our teams with reliable tools, efficient workflows, and the structural clarity needed to deliver great work.

At Bloom, We Offer

Benefits

• 4.5 days work week;
• Hybrid work model, which includes the flexibility to work from home, offering you a perfect blend of work-life balance and productivity; 
• 3 weeks of vacation and 5 flex days;
• Agency closed between Christmas and New Years;
• Health and Dental Insurance; 
• Access to telemedicine;
• (EAP) Employee Assistance Program;
• Deferred Profit Sharing Plan and Retirement Savings Plan;
• Flexibility to work from anywhere in the world for certain periods of time (some positions may require you to be present in the office, this benefit is available to full-time permanent Bloomers who meet the minimum requirements);
• Flexible work schedule;
• Virtual and in person team-building activities;
• Training and certifications;
• Recognition Awards Program: we give and receive points through our peer recognition platform, where you accumulate points towards your preferred reward or gift card;
• Corporate discounts on glasses, sunglasses, contacts and others.

Office Perks

• Offices in Montreal and Toronto, easily accessible by public transportation;
• Discounts of public transit with Opus & Cie;
• Free healthy snacks, coffee & tea;
• Collaborative workspace;
• In-office bike parking.

Thank You For Your Interest

We sincerely thank all candidates who apply, however only those selected for an interview will be contacted.

Bloom is an equal opportunity employer and commits to make any necessary disability-related accommodations, upon request, throughout the entirety of the recruitment and selection process.

 

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