Document Controller ACIS/FACTS

Job Description Summary

Grid Systems Integration entwickelt und realisiert integrierte Lösungen für eine widerstandsfähige und stabile Energieinfrastruktur. Dabei verbinden wir Energieanlagen, Systeme und Dienstleistungen zu leistungsfähigen Gesamtlösungen, die die großflächige Elektrifizierung unterstützen. Im Bereich AC Integrated Substations / FACTS setzen wir anspruchsvolle Projekte um, darunter Umspannwerksprojekte und Hochspannungsschaltanlagen, die dazu beitragen, Stromnetze zu modernisieren, ihre Effizienz zu steigern sowie Stabilität und Flexibilität im Netz sicherzustellen.

Für unseren Standort Dresden suchen wir einen Document Controller ACIS/FACTS (m/w/d). In dieser Rolle verantworten Sie die strukturierte Steuerung, Nachverfolgung und Qualitätssicherung der Projektdokumentation über den gesamten Projektverlauf. Sie arbeiten eng mit internen Fachbereichen, Projektteams, Kunden, Partnern und Lieferanten zusammen und tragen wesentlich dazu bei, dass Dokumentationsanforderungen termingerecht, vollständig und in hoher Qualität erfüllt werden. Damit leisten Sie einen wesentlichen Beitrag zum Erfolg unserer Projektabwicklung.

Job Description

Ihre Aufgaben:

• Steuerung, Pflege und Nachverfolgung der gesamten Projektdokumentation im Bereich ACIS/FACTS
• Unterstützung bei der Definition, Umsetzung und Einhaltung projektspezifischer Dokumentenmanagementprozesse gemäß internen Richtlinien und vertraglicher Anforderungen
• Erstellung, Pflege und Aktualisierung von Dokumentenlisten, Master Document Lists, Statusübersichten und Transmittals
• Sicherstellung, dass technische und projektrelevante Dokumente fristgerecht erstellt, geprüft, freigegeben, verteilt und archiviert werden
• Verwaltung aller dokumentenbezogenen Transaktionen in den eingesetzten Dokumentenmanagementsystemen (DMS) sowie Sicherstellung einer korrekten und vollständigen Datenerfassung
• Nachverfolgung interner Review- und Freigabeprozesse sowie aktive Koordination offener Dokumentationsvorgänge
• Übermittlung von Dokumenten an Kunden und Partner sowie Nachverfolgung von Rückmeldungen, Kommentaren, Freigabestatus und erforderlichen Wiedervorlagen
• Enge Zusammenarbeit mit Engineering, Projektmanagement, Qualität, Einkauf, Baustelle sowie externen Partnern, Lieferanten und Subunternehmern
• Unterstützung bei der Zusammenstellung, Pflege und Finalisierung der projektrelevanten Enddokumentation
• Sicherstellung der ordnungsgemäßen Ablage, Zusammenstellung und Archivierung der Projektdokumentation
• Erstellung regelmäßiger Statusberichte und Übersichten zur Transparenz des Dokumentationsfortschritts
• Unterstützung der Projektteams bei der Anwendung von Dokumentationsprozessen und DMS-Standards
• Sicherstellung der Einhaltung interner Qualitätsanforderungen, Arbeitsanweisungen und definierter Prozesse im Dokumentenmanagement
• Identifikation, Eskalation und Nachverfolgung von Abweichungen oder Unstimmigkeiten im Dokumentationsprozess
• Mitwirkung an der kontinuierlichen Verbesserung von dokumentationsbezogenen Abläufen und Standards

Ihr Profil:

• Abgeschlossenes Studium oder abgeschlossene Ausbildung in einem technischen, kaufmännischen oder administrativen Bereich bzw. eine vergleichbare Qualifikation
• Ein abgeschlossenes technisches Studium ist von Vorteil
• Berufserfahrung im Dokumentenmanagement, in der Dokumentenkontrolle oder in einer vergleichbaren Funktion im Projektumfeld
• Idealerweise Erfahrung in technischen Projekten, vorzugsweise im Bereich Energie, Anlagenbau, Infrastruktur, Hochspannungstechnik, Schaltanlagen, Umspannwerke oder vergleichbaren Industrieumfeldern
• Gutes Verständnis von Dokumentenlenkung, Review- und Freigabeprozessen, Versionierung sowie strukturierter Ablage und Archivierung
• Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS) und projektbezogenen Kollaborationsplattformen
• Gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Excel und Word; Kenntnisse in Adobe Acrobat Professional sind von Vorteil
• Strukturierte, sorgfältige und qualitätsorientierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie ein hohes Maß an Verbindlichkeit und Eigenverantwortung
• Kommunikationsstärke und professionelles Auftreten in der Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern
• Gute Kenntnisse technischer Dokumentation und ein grundlegendes Verständnis technischer Zusammenhänge
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift für die sichere Abstimmung mit deutschsprachigen Projektbeteiligten und die Bearbeitung projektrelevanter Dokumentation
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Von Vorteil sind außerdem:

• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und Subunternehmern im internationalen Projektumfeld
• Kenntnisse von Qualitätsanforderungen, Projektprozessen und dokumentationsbezogenen Schnittstellen in komplexen Projekten
• Erfahrung in der Erstellung von Reportings und Dokumentationsstatusübersichten

Was wir bieten:

• Eine verantwortungsvolle Position in einem internationalen und zukunftsorientierten Unternehmen der Energiebranche
• Die Möglichkeit, an Projekten mitzuwirken, die einen direkten Beitrag zur Energiewende und zur Modernisierung der Stromnetze leisten

• Ein integratives und internationales Arbeitsumfeld, in dem Vielfalt geschätzt wird und Zusammenarbeit im Mittelpunkt steht

• Flexible Arbeitsmodelle zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten mit Perspektiven für fachliches und persönliches Wachstum in einem internationalen Umfeld
• Attraktive Rahmenbedingungen sowie langfristige Entwicklungsperspektiven innerhalb von GE Vernova

GE Vernova steht für Chancengleichheit und begrüßt Bewerbungen von qualifizierten Personen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Seien Sie Teil von etwas Größerem — einem Team, das von Zielen getrieben, von Herausforderungen angetrieben wird und gemeinsam die Zukunft der Energie jeden Tag mitgestaltet.

Sie möchten mit Ihrer strukturierten und qualitätsorientierten Arbeitsweise zum Erfolg anspruchsvoller Energieinfrastrukturprojekte beitragen? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Additional Information

Candidates should be aware that this role involves a client's critical infrastructure; shortlisted candidates would therefore be subject to heightened security checks as directed by our clients. All personal data will be handled with the utmost confidentiality and in accordance with our data protection policies, solely for recruitment and security purposes.