E-commerce Operations Specialist

Functie in het kort

Als E-commerce Operations Specialist zorg je ervoor dat onze webshop (https://shop.wolterskluwer.nl/ en http://shop.wolterskluwer.be/) dagelijks goed functioneert en klanten snel en goed geholpen worden. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de interne organisatie voor operationele vragen over de webshop en zorgt ervoor dat producten, content en acties correct en op tijd online staan.

Je houdt je bezig met het opvoeren en beheren van producten, verwerkt wijzigingen en klantvragen en zorgt dat praktische zaken zoals kortingen, facturatie, klanttoegang en zichtbaarheid van producten goed geregeld zijn. Daarnaast houd je de klantfeedback en webshopervaring nauwlettend in de gaten. Je weet daardoor wat er speelt, houdt onze NPS bij en signaleert verbeterpunten wanneer iets niet goed werkt.

Kortom: jij zorgt ervoor dat achter de schermen alles klopt, zodat onze klanten aan de voorkant een goede webshopervaring hebben.

Wat ga je doen?

Je bent in deze rol eindverantwoordelijk voor 3 onderdelen voor onze webshop in Nederland en België.

1. Webshopbeheer & productcontent: Je zorgt ervoor dat ons assortiment en de bijbehorende informatie correct en actueel in de webshop staan.

• Je voert nieuwe producten op en controleert bestaande productinformatie, zoals covers, teksten, categorieën, attributen en andere productgegevens.
• Je verwerkt wijzigingen en zorgt dat deze correct zichtbaar zijn op de webshop.
• Je beheert praktische onderdelen van de webshop, zoals kortingspercentages, meldingen bij lange levertijden of updaten van inkijkexemplaren.
• Je controleert regelmatig welke nieuwe producten beschikbaar zijn en onderneemt actie wanneer informatie ontbreekt of niet correct staat.
• Je verwerkt marketingmaterialen en printadvertenties en zorgt dat deze op de juiste plekken beschikbaar zijn.
• Je ondersteunt bij campagnes en andere operationele e-commerceactiviteiten.

2. Klant- & organisatieondersteuning: Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor vragen over de webshop en zorgt dat klanten en collega's snel verder kunnen.

• Je beantwoordt vragen van klanten en interne collega's over producten, bestellingen en de werking of beschikbaarheid van de webshop.
• Je behandelt aanvragen van zakelijke klanten die op factuur willen bestellen en controleert hiervoor de benodigde gegevens.
• Je ondersteunt bij vragen vanuit specifieke klantgroepen, zoals bv. docenten of studentenvereniging, en zorgt dat deze op de juiste manier worden afgehandeld.
• Je monitort gedurende de dag de verschillende mailboxen en zorgt dat vragen en verzoeken tijdig worden opgepakt.
• Je signaleert terugkerende vragen of problemen en stemt deze af met collega's wanneer verdere actie nodig is.
• Je houdt klantreacties op social media in de gaten en zorgt dat relevante vragen of signalen bij de juiste collega's terechtkomen.

3. E-commerce administratie & monitoring: Je zorgt dat administratieve processen rondom de webshop zorgvuldig worden uitgevoerd en houdt in de gaten waar zich problemen of kansen voordoen.

• Je controleert periodiek bestellingen en signaleert eventuele afwijkingen, bijvoorbeeld bij bestellingen met meerdere digitale producten.

• Je monitort klantfeedback en webshopervaring via tools zoals Mouseflow en verwerkt relevante signalen en scores.

• Je signaleert knelpunten in de dagelijkse webshopoperatie, draagt bij aan het oplossen of zet acties uit bij het eCommerce-team of andere betrokken collega's.

• Je beheert het administratieve proces van de facturaties in ons systeem (SAP) en zorgt voor het aanmaken van bedrijfs- en klantgegevens en de correcte verwerking naar onze financiële administratie.

Wat breng je mee?

We zoeken iemand die nauwkeurig en zelfstandig werkt, graag zaken uitzoekt en energie krijgt van een webshop die gewoon goed moet draaien.

Jij bent:

• Nauwkeurig: je hebt oog voor detail en zorgt dat productinformatie en administratieve gegevens kloppen.
• Proactief: je wacht niet af wanneer je ziet dat iets niet goed staat, maar zoekt uit wat er nodig is en onderneemt actie.
• Klantgericht: je denkt vanuit de klant en zorgt ervoor dat vragen en problemen op een prettige en efficiënte manier worden opgelost.
• Communicatief vaardig: je schakelt makkelijk met klanten, collega's en verschillende teams binnen de organisatie.

Jij hebt de volgende opleiding/ervaring:

• MBO 4 / HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve, commerciële of marketing richting.
• Minimaal 2 jaar relevante werkervaring, bij voorkeur in een B2B-omgeving of e-commerce afdeling.
• Je hebt ervaring met administratieve en/of klantgerichte werkzaamheden.
• Je bent digitaal vaardig en maakt nieuwe systemen en applicaties snel eigen.
• Ervaring met e-commerce, webshopbeheer of productcontent is een pluspunt.
• Je spreekt vloeiend Nederlands en ervaring met de Franse taal is een pluspunt.

Wat mag je verwachten?

• Een afwisselende functie waarbij je samenwerkt met collega's uit Nederland en België binnen een internationale organisatie.
• Een enthousiast e-commerce team met korte lijnen, nauwe samenwerking en veel ruimte voor eigen initiatief.
• Een 32-urige werkweek.
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband.
• Een marktconform salaris passend bij je kennis en ervaring.
• Hybride werken, waarbij je 2 dagen op onze locatie in Deventer of Alphen a/d Rijn werkt. 
• Een Persoonlijk Keuze Budget van 4% van je salaris, dat je bijvoorbeeld kunt inzetten voor extra vakantiedagen.
• Een aantrekkelijke winstbonusregeling gebaseerd op de prestaties van het bedrijf.
• Een goede pensioenregeling waarbij Wolters Kluwer twee derde van de premie betaalt.

Geïnteresseerd in de functie van E-commerce Operations Specialist?

Solliciteer dan door de knop Apply aan te klikken. Heb je vragen, neem dan contact op met Véronique Van Mello ([email protected]).

Our Interview Practices

To maintain a fair and genuine hiring process, we kindly ask that all candidates participate in interviews without the assistance of AI tools or external prompts. Our interview process is designed to assess your individual skills, experiences, and communication style. We value authenticity and want to ensure we’re getting to know you—not a digital assistant. To help maintain this integrity, we ask to remove virtual backgrounds and include in-person interviews in our hiring process. Please note that use of AI-generated responses or third-party support during interviews will be grounds for disqualification from the recruitment process.

Applicants may be required to appear onsite at a Wolters Kluwer office as part of the recruitment process.