Admin Manager People & Culture

Description du poste

Le poste et son contexte

Rattaché(e) à la Head of People & Culture Paris Society, vous êtes le pivot administratif de l’équipe P&C et le gardien de la fiabilité de l’information RH.
Vous assurez la bonne circulation des informations entre les HRBP, les équipes Administration du Personnel et Paie, la Responsable Juridique Sociale et les établissements. Rien ne vous échappe : vous suivez les dossiers, anticipez les échéances et alertez quand il le faut.
Vous comprenez les réalités du terrain et la vie des établissements, et vous savez parler aux Directeurs d’Exploitation comme aux équipes du siège. Votre rôle repose sur une grande autonomie, une rigueur sans faille et le goût du travail bien fait, plus que sur une exposition opérationnelle au quotidien.

Les missions principales :

Piloter l’administration du personnel et sécuriser les données
• Superviser le cycle de vie administratif des collaborateurs (contrats, avenants, déclarations, dossiers du personnel, sorties) en coordination avec les équipes Administration du Personnel et Paie.
• Garantir la fiabilité et la conformité des données et des documents RH : autorisations de travail, visites médicales, registres, échéances de contrats et périodes d’essai.
• Tenir et analyser les tableaux de suivi (effectifs, entrées et sorties, alternants, échéances) et alerter sur les anomalies.

Coordonner et faire circuler l’information
• Centraliser, qualifier et redistribuer les demandes entre les HRBP, la Paie, le juridique et les établissements.
• Assurer une veille sociale et réglementaire (convention collective HCR, évolutions légales) et en diffuser les points utiles de façon claire et concise.
• Construire et maintenir la mémoire documentaire de l’équipe : procédures, modèles, notes de service, base de référence.

Soutenir le pilotage de l’équipe P&C
• Appuyer les campagnes et projets P&C (entretiens annuels, plan de formation, mise à jour des données dans les outils RH du Groupe) : planning, relances, suivi de réalisation.
• Contribuer au suivi des sujets de conformité juridique avec la Responsable Juridique Sociale et les prestataires externes.
• Assurer l’intégration administrative des nouveaux arrivants, en lien avec les HRBP et le Talent Acquisition.
• Préparer le reporting régulier destiné à la Head of People & Culture.
 

Qualifications

Votre profil

• Vous êtes diplômé(e) d’une formation en Ressources Humaines, droit social ou gestion administrative (Bac+3 minimum).
• Vous justifiez d’au moins cinq années d’expérience en administration du personnel, coordination RH ou dans une fonction RH comparable.
• Vous maîtrisez le droit du travail et ses obligations administratives ; la connaissance de la convention collective HCR est un atout.
• Vous êtes à l’aise avec les outils RH et SIRH, et les assistants IA et exigeant(e) sur la qualité des données.
• Vous avez une vraie curiosité pour la veille, la documentation et la structuration de l’information.
• Vous comprenez les enjeux des opérations dans un environnement exigeant, où la réactivité et la gestion des priorités sont essentielles.
• Vous faites preuve de maturité, de discrétion, de rigueur et d’un sens aigu du détail, en cohérence avec les standards du luxe et de l’hospitalité.

Votre posture : vous êtes la sentinelle de l’information de l’équipe, fiable, calme et organisé(e). Vous travaillez en autonomie, vous trouvez votre accomplissement dans la qualité d’exécution et vous savez coordonner sans vous mettre en avant. Connecté(e) au business, vous apportez aux HRBP et aux managers la bonne information, au bon moment, sous la bonne forme.

Informations supplémentaires

Notre philosophie :

« Notre ambition est simple et exigeante : créer des expériences durables, désirables et sincères, fidèles à l’esprit Paris Society, aujourd’hui à Paris, et demain bien au-delà. »