BESIX

Builds infrastructure and develops property

Legal Assistant

Executive Support +1Confirmed live in the last 24 hours

Full-timeSchelle, BelgiumNo salary listedIn-person

About the Job

Requirements

A Professional Bachelor's degree in Legal Practice or equivalent experience.
Affinity with or a strong interest in corporate law; experience with corporate housekeeping is a significant advantage.
Excellent command of Dutch and basic knowledge of French and English.
Experience in a legal or administrative environment is an advantage.
Experience with SharePoint, file management, or legal administration is welcome but not required.
Work accurately, punctually, and with attention to detail; be discreet, inquisitive, able to work independently, and assertive when needed.
Be tolerant and empathetic, work well with colleagues with different profiles, and keep work organized, structured, and correctly documented.

Responsibilities

Manage and monitor the calendars of the director and legal manager.
Provide general support to the director and Legal Team, including preparing PowerPoint presentations and minutes, preparing meetings, and handling DocuSign.
Manage and timely update corporate-law documents and resolutions, monitor the related calendar, and ensure stakeholders provide input on time; receive content guidance and training as needed.
Monitor and prepare legal correspondence, including seizure notices and direct claims.
Administratively manage the Legal Team's SharePoint environment and take initiative and responsibility for developing it.
Contribute to improving knowledge sharing and information maintenance, and help develop templates.

Desired Qualifications

Experience with corporate housekeeping.
Experience in a legal or administrative environment.
Experience with SharePoint, file management, or legal administration.

Vacatureomschrijving

Functie profiel

Ben jij iemand die structuur brengt, graag dingen uitzoekt en voldoening haalt uit nauwkeurig administratief werk? Zoek je een rol waar je zowel ondersteunt op hoog niveau als inhoudelijk kan groeien binnen een legal team? Dan kan deze functie perfect bij jou passen.

Wij zijn op zoek naar een betrokken, discrete en leergierige Legal Assistant / Management Assistant die zowel onze CFO als het Legal Team ondersteunt.

Wat ga je doen?

De taakverdeling bestaat uit ongeveer 80% administratief werk (op niveau, mét begrip van de inhoud) en 20% inhoudelijke taken waar je – afhankelijk van je ervaring – verder in kan groeien.

Je beheert en volgt de agenda op van de directeur en de legal manager
Algemene ondersteuning van de directeur en het legal team: opmaak powerpoints, verslagen, voorbereiding vergaderingen, docusign, etc.
Corporate housekeeping: je beheert en actualiseert tijdig de vennootschapsrechtelijke documenten en besluiten. Je bewaakt daarvoor de agenda en zorgt dat je stakeholders tijdig input geven. Waar nodig word je inhoudelijk begeleid en opgeleid.
Je volgt juridische briefwisseling op en bereidt die voor: beslagberichten, rechtstreekse vorderingen, enzovoort.
Je beheert administratief de ‘sharepoint’ omgeving van het legal team. Je neemt initiatief en verantwoordelijkheid op bij de uitbouw van de sharepointomgeving van het legal team. Ook denk je actief mee hoe kennis het best wordt gedeeld en informatie bijgehouden. Je werkt en denkt mee bij de opstelling van templates.

Functie-eisen

Wie zoeken we?

We zoeken iemand die graag orde brengt, taken vasthoudt en zich comfortabel voelt in een rol met veel verantwoordelijkheid en vertrouwelijke informatie.

Je herkent jezelf in dit profiel:

Je werkt nauwgezet, punctueel en met oog voor detail
Je bent discreet, zowel intern als extern
Je bent onderzoekend en pakt graag de telefoon vast wanneer iets uitgeklaard moet worden
Je kan zelfstandig werken en assertief zijn wanneer nodig
Je bent verdraagzaam, empathisch en vindt gemakkelijk aansluiting bij verschillende types collega’s
Je bent een echte teamplayer
Je houdt ervan dat alles goed georganiseerd, gestructureerd en correct gedocumenteerd is

Je achtergrond:

Professionele Bachelor in de Rechtspraktijk of gelijkwaardig door ervaring
Affiniteit of sterke interesse in Vennootschapsrecht. Ervaring met corporate housekeeping is een belangrijke plus.
Uitstekende beheersing van het Nederlands en noties van Frans en Engels
Ervaring binnen een legal of administratieve omgeving is een plus
Ervaring met SharePoint, dossierbeheer of legal administratie is welkom — maar niet vereist

Belangrijk: Voldoe je niet aan álle eisen maar zie je jezelf wel groeien in deze rol?
Dan moedigen we je zeker aan om te solliciteren. We geloven sterk in leergierigheid en potentieel. 4/5 positie is ook mogelijk.

Aanvullende informatie

Wat maakt deze functie bijzonder?

Je ondersteunt topmanagement en speelt een sleutelrol in de werking van het Legal Team
Je krijgt een brede job: administratief sterk, maar mét inhoudelijke uitdagingen
Je groeit mee in een team waar kwaliteit, vertrouwen en discretie voorop staan

About the Company

BESIX

Builds infrastructure and develops property

BESIX Group builds complex buildings, civil infrastructure and marine works for public and private clients. Its construction teams deliver high-rise and industrial buildings, roads, tunnels, bridges, utilities and water-related projects across Europe, the Middle East, Africa and Australia. Flagship examples include the Burj Khalifa in Dubai, the Grand Egyptian Museum in Cairo and the Oosterweel Link in Antwerp. Its contracting business earns project revenue, while selected public-private partnerships include financing and operation as well as construction and maintenance services. Founded in 1909, BESIX Group is headquartered in Sint-Lambrechts-Woluwe, Brussels, Belgium.

Company size: 10,001+
Company stage: Not listed
Total funding: Not listed
Headquarters: Woluwe, Belgium
Founded: 1909

Recently Posted Jobs

Explore more opportunities at BESIX

See more jobs