Human Resources Administration Specialist

Récapitulatif du poste

Le Spécialiste, Administration RH est un membre de première ligne de l’équipe Opérations RH chargé d’apporter un soutien précis, réactif et professionnel aux employés, gestionnaires et partenaires RH de Motion en Amérique du Nord. Ce poste fait office de point de contact principal pour les demandes RH, aide les clients à appréhender les processus RH et la navigation dans Workday et a pour mission de traiter les opérations administratives et liées au cycle de vie des employés avec précision et ponctualité. Ses responsabilités comprennent la gestion des dossiers, le soutien avant l’emploi et lors de l’intégration, les modifications de données sur les employés et les postes, la vérification de l’emploi et des revenus, l’administration du chômage, le soutien documentaire et d’autres services RH lui étant affectés. Le Spécialiste consigne et gère les demandes dans ServiceNow, utilise des connaissances et procédures approuvées pour répondre aux questions dans les meilleurs délais, préserve les renseignements confidentiels des employés et remonte les problèmes complexes ou sensibles s’il y a lieu. Exerçant dans un environnement de services partagés intensif, le Spécialiste témoigne d’un service à la clientèle de qualité supérieure tout en faisant preuve de souci du détail, de discernement et de fiabilité dans son accompagnement afin de créer une expérience cohérente pour les employés et les gestionnaires.

Responsabilités clés

Service à la clientèle en première ligne

• Agir en qualité d’interlocuteur principal pour les questions des employés, des gestionnaires et des partenaires RH transmises par téléphone, courriel, ServiceNow ou d’autres canaux.
• Assurer un soutien réactif, professionnel et orienté services tout en appliquant une écoute active, une communication claire, et en faisant preuve de discernement et de fiabilité dans l’accompagnement.
• Utiliser des politiques, procédures, aide-mémoire et articles de bases de connaissances approuvés pour répondre aux questions RH générales et satisfaire aux demandes dans les meilleurs délais.
• Accompagner les employés et les gestionnaires concernant la navigation dans Workday, le libre-service, les formulaires, les politiques et d’autres ressources RH sans effectuer les actions qui demeurent de la responsabilité du client.
• Expliquer clairement la nature des exigences, les étapes à venir, le calendrier attendu et le statut des demandes, et réorienter ou faire remonter les questions hors champ de compétences, complexes ou sensibles selon les canaux définis.

• Gestion des dossiers et des demandes
• Créer ou mettre à jour un dossier ServiceNow pour chaque demande prise en charge, en consignant avec rigueur le problème soulevé, les mesures prises, les renseignements requis, la solution apportée et la communication avec le client.
• Gérer les dossiers attribués jusqu’à leur résolution ou leur transmission, en assurant un suivi en temps utile, un acheminement approprié et le respect des attentes en matière de niveau de service.
• Passer en revue les priorités et files d’attente attribuées, traiter les éléments vieillissants et faire part des obstacles rencontrés, des problèmes récurrents ou des risques émergents au gestionnaire.
• Se coordonner avec les équipes Opérations RH, Paie, Avantages sociaux, Absences, Acquisition de talents, Systèmes collaborateurs, les partenaires RH et les autres équipes afin de contribuer à l’identification d’une solution rapide et cohérente.
• Protéger la vie privée des employés et préserver la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels et professionnels, tels que l’emploi et la paie.

Traitement des opérations liées au cycle de vie des employés

• Traiter les opérations administratives liées aux RH et au cycle de vie des employés dans Workday et les systèmes connexes de manière fiable, exhaustive et selon les échéances convenues.
• Faciliter l’administration avant l’emploi et lors de l’intégration, notamment en matière d’approbations requises, de vérification des antécédents, de dépistage de drogues, d’activités d’intégration et de communication du statut aux parties prenantes concernées.
• Traiter les changements relatifs aux employés et aux postes, comme les embauches et réembauches, la paie, l’emploi, l’emplacement, le statut, le transfert, la cessation d’emploi, l’organisation et les informations sur la gestion des postes, dans la limite du pouvoir accordé.
• Valider les demandes et les pièces justificatives par rapport aux procédures approuvées, aux approbations requises, aux normes en matière de données et aux obligations de contrôle avant traitement.
• Effectuer des vérifications sur les opérations et suivre les mécanismes de contrôle en vigueur pour préserver l’intégrité des données et contribuer à la qualité des résultats en aval en matière de paie, d’avantages sociaux, de rapports, d’accès et de conformité.
• Identifier les renseignements manquants, contradictoires ou insuffisamment clairs et échanger avec le demandeur ou un partenaire approprié en vue de résoudre les problèmes avant toute opération de traitement.

Soutien à l’administration RH, au traitement documentaire et à la conformité

• Remonter les exceptions, les résultats ambigus ou non satisfaisants à la sélection, les questions sur les politiques, les préoccupations en matière de données ou les risques de conformité au gestionnaire ou à l’expert approprié.

• Accompagner les partenaires RH sur les demandes approuvées en matière de rapports, de documentation, de projets et de nature administrative, dans le cadre des attributions de l’équipe Opérations RH.

• Préparer ou distribuer les renseignements sur les opérations et les rapports opérationnels de manière précise et ponctuelle.

• Compiler, conserver et transmettre les documents sur les employés ou les opérations conformément aux procédures approuvées, aux exigences documentaires et aux contrôles d’audit.

• Effectuer les vérifications attribuées de l’emploi et des revenus, l’administration des questions relatives au chômage, les activités documentaires liées aux employés, le traitement de la documentation demandée par l’État, le soutien aux audits et les autres activités administratives RH récurrentes.

Connaissances, qualité et amélioration continue

• Entretenir une maîtrise professionnelle des politiques RH attribuées, des processus de cycle de vie des employés, des opérations Workday, des pratiques ServiceNow et des ressources en libre-service disponibles.
• Suivre les procédures, les scripts, les exigences de qualité, les étapes de contrôle et les modèles standardisés afin de garantir un service et un traitement cohérents.
• Identifier les questions récurrentes, les erreurs d’opérations, les failles des processus, les insuffisances en matière de connaissances ou les problèmes d’utilisation du système, et communiquer les tendances au gestionnaire.
• Recommander des améliorations pratiques aux procédures, aux articles de la base de connaissances, aux formulaires, aux processus d’acheminement, aux recommandations en libre-service et aux communications avec les clients.
• Participer à des formations, des formations croisées, des activités d’étalonnage, des revues de qualité, des essais et des activités de partage des connaissances en équipe.
• Développer des relations de travail efficaces avec les collègues, les gestionnaires, les partenaires RH et les autres équipes de services afin de contribuer à une résolution rapide et cohérente des problèmes.

Qualifications

• Diplôme d’études secondaires ou équivalent requis; diplôme associé ou baccalauréat en ressources humaines, administration des affaires ou dans un domaine connexe souhaité.
• Au moins 2 ans d’expérience dans l’administration RH, le service à la clientèle, un centre de relation client, les services partagés, le traitement d’opérations ou un environnement de services connexe.
• Expérience reconnue dans la saisie de données, la gestion des documents des employés, le traitement administratif ou les opérations RH.
• Capacité reconnue à fournir un service à la clientèle de haute qualité dans un environnement intensif, tant en matière de rythme que de volume.
• Solides compétences en matière de communication orale et écrite (écoute active, communication par courriel professionnelle, explication claire des processus, documentation précise des dossiers).
• Grand sens du détail, organisation, gestion du temps, accompagnement et capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers, opérations et échéances avec une supervision limitée.
• Discernement et résolution de problèmes, notamment la capacité à déterminer les étapes à venir et à reconnaître quand un problème nécessite d’être remonté.
• Capacité à traiter les renseignements confidentiels avec discrétion et à suivre les exigences en vigueur en matière de respect de la vie privée, de sécurité, de conformité et de gestion documentaire.
• Maîtrise de Microsoft Office, notamment Outlook, Excel et Word, et disposition à apprendre l’utilisation de technologies RH, de gestion des cas, de bases de connaissances et en libre-service.

Qualifications préférables

• Expérience avec Workday HCM, notamment en matière d’utilisation en libre-service des données des employés, d’opérations sur ces données ou de gestion des postes.
• Expérience avec ServiceNow HR Service Delivery ou une plateforme comparable de gestion des connaissances et des dossiers.
• Expérience de travail dans les opérations RH, un centre de services pour les employés, un centre de relation client ou une organisation de services partagés.
• Expérience de prise en charge des vérifications pré-emploi, de l’intégration, de l’administration du chômage, des vérifications liées à l’emploi, des documents RH, des saisies relatives à la paie ou des demandes d’audit.
• Maîtrise professionnelle des processus de cycle de vie des employés, des politiques RH, des normes relatives aux données et des pratiques d’exécution des services.
• Expérience dans l’accompagnement des employés, des gestionnaires ou des équipes RH dans plusieurs lieux ou territoires de compétence.
• Bilinguisme anglais/espagnol ou anglais/français, selon les besoins de l’entreprise et des clients.

Attentes en matière de direction

• Placer le client au cœur de chaque interaction et assurer un accompagnement fiable.
• Travailler en collaboration, communiquer proactivement et contribuer à un environnement d’équipe positif et responsable.
• Suivre les processus en vigueur tout en exploitant les possibilités d’améliorer les services, la qualité et l’efficacité.
• Faire preuve de rigueur, de discrétion, de fiabilité, de respect et d’agilité en matière d’apprentissage dans le travail quotidien.
• Faire preuve de discernement, solliciter des conseils s’il y a lieu et préserver l’intégrité des renseignements des employés.

Exigences physiques / Environnement de travail

Le travail est effectué dans un environnement de bureau ou hybride professionnel et requiert de savoir utiliser du matériel de bureau et de centre de relation client standard. Ce poste pourrait comporter des périodes prolongées d’utilisation d’un ordinateur et d’un téléphone et nécessiter le respect de calendriers et d’exigences de couverture établis.

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