Checking Intern

Company description

Re:Sources is the backbone of Publicis Groupe, the world’s third-largest communications group. Formed in 1998 as a small team to service a few Publicis Groupe firms, Re:Sources has grown to 4,000+ people servicing a global network of prestigious advertising, public relations, media, healthcare and digital marketing agencies. We provide technology solutions and business services including finance, accounting, legal, benefits, procurement, tax, real estate, treasury and risk management to help Publicis Groupe agencies do what they do best: create and innovate for their clients. In addition to providing essential, everyday services to our agencies, Re:Sources develops and implements platforms, applications and tools to enhance productivity, encourage collaboration and enable professional and personal development. We continually transform to keep pace with our ever-changing communications industry and thrive on a spirit of innovation felt around the globe. With our support, Publicis Groupe agencies continue to create and deliver award-winning campaigns for their clients.

Overview

Estamos em busca de um(a) estagiário(a) comprometido(a), organizado(a) e com interesse em desenvolver-se na área administrativa e financeira. A pessoa atuará no suporte às agências do grupo, auxiliando nos processos de checking, conferência de documentos e organização de processos para envio aos clientes.

O(a) estagiário(a) terá contato com diferentes processos e particularidades de cada agência e cliente, sendo fundamental ter atenção aos detalhes, organização, boa comunicação e facilidade para aprender novas atividades. Não é necessário ter experiência prévia, pois a pessoa será treinada nos processos e sistemas utilizados pela empresa

Responsibilities

Checking 

• Apoiar as atividades administrativas relacionadas ao checking dos clientes das agências.
• Realizar a conferência de documentos e informações pré-faturamento, considerando as particularidades de cada agência e cliente.
• Conferir, montar e emitir notas fiscais dos processos de faturamento.
• Realizar o lançamento de notas fiscais no sistema ERP.
• Receber e conferir faturas com os respectivos Pedidos de Inserção (PI).
• Acessar os portais dos veículos para consultar e baixar notas fiscais de terceiros.

Gestão de Documentos

• Fazer o arquivo digital dos processos de faturamento.
• Unificar, organizar e extrair documentos em formato PDF.
• Arquivar e controlar digitalmente processos e documentos.
• Garantir que os documentos necessários estejam completos e organizados para o faturamento e envio aos clientes.

Atividades Administrativas

• Apoiar as agências nas atividades administrativas relacionadas aos processos de checking e faturamento.
• Controlar a caixa de e-mails, organizando, respondendo e direcionando as solicitações conforme necessário.
• Apoiar o controle e acompanhamento de pendências junto às áreas envolvidas.
• Manter uma comunicação eficiente com as áreas internas e demais envolvidos nos processos.
• Apoiar a equipe em outras atividades administrativas relacionadas à área

Qualifications

• Estar cursando Administração, Contabilidade, Gestão Financeira ou áreas relacionadas.
• Conhecimento básico de Excel.
• Boa comunicação.
• Organização e atenção aos detalhes.
• Agilidade e facilidade para aprender novas tarefas.
• Proatividade e comprometimento.
• Interesse em desenvolver conhecimentos na área administrativa e financeira.
• Conhecimento em tecnologias de Inteligência Artificial (IA) será considerado um diferencial.

Additional information

Buscamos uma pessoa organizada, detalhista, proativa e com vontade de aprender, que tenha facilidade para trabalhar com documentos, números e diferentes tipos de processos. É importante ter boa comunicação e disposição para trabalhar em equipe e atender às necessidades das diferentes agências e clientes.

A experiência prévia não é obrigatória. O mais importante é ter interesse em aprender, comprometimento com as atividades e disposição para desenvolver novas habilidades.