Facilities Coordinator

施設の日常的な点検・監視を含む、総合的なFM（ファシリティマネジメント）サービスを提供します。

物件管理担当者と連携して、以下を含む日常的な不動産管理業務を担当します：建物運営に必要な物品・サービスの購入手続き、注文書の作成・発行、ベンダー選定のための入札手続きの管理、メンテナンス・工事業者との契約管理、支払いおよび請求処理業務。

＜主要業務と責任＞

事務業務

• ファシリティマネジメントチームの計画作成において、チームの目標・目的達成をサポート

• プロジェクト管理チームに対し、必要時または依頼時に施設関連のサポートを提供

• 担当する小規模な施設管理業務の実施・維持

• クライアントまたはJLLを支援する特別行事の企画・調整

• 必要時および指示に応じて会議・会議室予約のサポートを提供

• 保守点検作業の調整・スケジュール管理をサポート

施設運営管理

• チームメンバーと共にコンシェルジュサービスを提供

• 受付・郵便業務をサポート

• 従業員向け行事の企画・サポート（会議室予約、会場準備、FM関連全般サポート等）

• 情報をまとめ、上司が必要とするレポート・連絡書類・資料を作成

• 建物の運営手順・品質基準が常に維持されるよう、現地点検・評価を実施

• クライアントが必要とする情報をまとめ、レポート・連絡書類・資料を作成

• サービス向上のため、常にチームの目標・改善課題を設定

業者管理

• 現場の全ての業者が必要な品質基準を満たすよう管理をサポート（ベンダーの作業の検査を含む）

• 必要に応じて業者・サービスの調達をサポート

＜必要な知識・スキル＞

• Excel、Word、PowerPointの使用経験

• 英語・日本語のビジネスレベル

• ファシリティマネジメントまたはホスピタリティサービスでの2年以上の経験

＜求められる能力＞

• クライアント第一の考え方

• 親しみやすく協力的で、クライアントのニーズを満たすために期待以上の努力を惜しまない姿勢

• 効果的な優先順位付け能力

• 積極的で前向きな姿勢

• チームワークを大切にする姿勢

• 守秘義務・気配りを含む優れた人間関係・コミュニケーション能力

• 優れた同時進行・プロジェクト管理・組織運営能力

• 忙しい環境で働き、期限を守る能力

雇用形態：契約社員（期間の定めあり）

　　　　　 パフォーマンスに応じて1年後に正社員登用制度あり

就業場所　：常駐先　東京都（他県の勤務地の可能性あり）

就業時間・休日

• 就業時間： 9:00～17:10（休憩60分）＊ 常駐先企業によって変更の可能性あり）

• 休日： 週休2日制（土・日）、祝日、年末年始

給与

• 想定基本年収： 4,000,000円～5,200,000円　

＊上記はあくまでも目安の金額であり、選考を通じてご経験・能力及び業務内容を考慮し決定します

• 残業代： 有り　固定残業代を基本年収に含む（月30時間相当額）

• 賞与：なし

• 試用期間：有

募集人数：1名

選考プロセス

• 書類選考

• 面接（複数回実施予定）

• 最終面接

~English~

<Overall Role >

Provide general overall FM services including continuous monitoring of facility. Work with property managers to handle routine property management operations, including: procurement of property supplies and services, issuing purchase orders, managing bid requests and service/construction contracts, and processing of accounts payable and accounts receivable.

<Key Tasks & Responsibilities>

Administrative Function

• Assist Facility Management Team with tactical planning for the team’s goals and objectives

• Provide facility specific assistance to the project management team as needed or requested

• Manage and maintain small facility management tasks as assigned § Coordinate special events in support of client or JLL

• Provide support for meetings and conference room reservations as needed and directed

• Assist with the coordination and scheduling of maintenance activities

Site Operations Management

• Provide concierge services with team members

• Support Reception and Mail Center operations

• Coordinate and assist employees on the events (e.g. Meeting room booking, Room setup, Support anything related FM)

• Consolidate information & generate reports, communications & documents as required by management.

• Conduct site inspections and assessments to ensure all building procedures and performance measures are always maintained.

• Consolidate information & generate reports, communications & documents as required by client.

• Always setup the target / challenge for the team to improve our services

Vendor Management

• Assist in the management of all contractors on site to ensure they perform to the required standards (including inspection of vendors’ works)

• Assist in the procurement of vendors and services as required

<Knowledge And Skills Required>

• Experience of Excel, Word and PowerPoint

• Business level of English and Japanese

• At least 2 years or more experience on Facilities Management or Hospitality services

<Competency>

• Customer service-oriented attitude

• Friendly, helpful and willing to go above and beyond to help meet our customer’s needs

• Able to prioritize effectively

• Proactive and positive attitude

• Team player

• Excellent interpersonal and communication skills, including understanding for the use of confidentiality and diplomacy

• Excellent multi-tasking, project management and organizational skills

• Ability to work in a fast-paced environment and meet deadlines

Employment Type: Contract Employee
Work Location: Tokyo
Smoking Policy: No smoking on premises (designated smoking areas available)

Working Hours: 9:00 AM to 5:10 PM (hours may vary when working at client sites)
Remote Work: On-site attendance required (Remote work requests require consultation)
Holidays: Two days off per week (Follows Japanese calendar)

Salary: Expected Base Salary: 4,000,000 - 5,200,000 yen

*The above amount is a guideline only. Final compensation will be determined through the selection process based on experience, abilities, and job responsibilities.

Overtime Pay: Included - Fixed overtime allowance is included in the base annual salary (equivalent to 30 hours per month)

Bonus: None

Probationary Period: Yes

Number of Openings: 1

Number of interviews: From 2 to 3