Executive Assistant Family Office

Vacatureomschrijving

Ben jij een ervaren Executive Assistant die overzicht creëert, vooruitdenkt en ervoor zorgt dat directieleden en teams zich kunnen concentreren op hun inhoudelijke en strategische verantwoordelijkheden?

Als Executive Assistant ondersteun je de directieleden en verschillende aan Lanvi verbonden entiteiten op secretarieel, organisatorisch en coördinerend vlak. Je brengt structuur in agenda’s, afspraken, vergaderingen en informatiestromen, bewaakt de opvolging van acties en signaleert tijdig waar bijsturing nodig is.

Je werkt zelfstandig binnen gemaakte afspraken en bent een praktisch en toegankelijk aanspreekpunt voor collega’s, externe relaties en dienstverleners. Daarbij werk je nauw samen met de Senior Executive Assistant van de CEO. Jullie stemmen werkzaamheden af en kunnen elkaar bij afwezigheid op passende onderdelen vervangen, met inachtneming van vertrouwelijkheid, prioriteiten en bevoegdheden.

Wat ga je doen?

• Je beheert en coördineert agenda’s en afspraken van directieleden en stemt prioriteiten zorgvuldig af.
• Je bereidt interne en externe vergaderingen voor, verzamelt en verspreidt vergaderstukken en ondersteunt waar nodig bij presentaties en verslaglegging.
• Je houdt actie- en besluitpunten bij en bewaakt de tijdige opvolging in afstemming met de verantwoordelijke personen.
• Je organiseert bijeenkomsten, ontvangsten, evenementen en internationale zakelijke reizen en verzorgt de afstemming met deelnemers en leveranciers.
• Je ontvangt bezoekers gastvrij en professioneel en regelt waar nodig vergaderfaciliteiten en catering.
• Je zorgt voor een overzichtelijke administratie, correcte documentverwerking en passende informatie-uitwisseling.
• Je coördineert organisatorische onderdelen van projecten en bijzondere opdrachten en bewaakt planning, uitvoering en voortgang.
• Je behandelt zakelijke, financiële en personeelsgerelateerde informatie zorgvuldig en discreet.
• Je signaleert knelpunten tijdig en draagt actief bij aan een efficiënte en betrouwbare ondersteuning van de organisatie.

Wat maakt deze rol interessant?

Deze functie is meer dan secretariële ondersteuning. Je werkt voor meerdere directieleden en entiteiten binnen een family office en krijgt daardoor te maken met uiteenlopende activiteiten, contacten en organisatorische vraagstukken.

Je bijdrage is direct zichtbaar: door overzicht te houden, vooruit te plannen en afspraken zorgvuldig te coördineren, help je de dagelijkse organisatie soepel te laten verlopen. De rol past bij iemand die graag verantwoordelijkheid neemt, dienstverlenend is zonder afwachtend te zijn en zich thuis voelt in een omgeving met korte lijnen en wisselende prioriteiten.

Functie-eisen

We zoeken een ervaren en proactieve professional die zelfstandig werkt, discreet omgaat met vertrouwelijke informatie en plezier haalt uit het ontzorgen van anderen. Je brengt bij voorkeur het volgende mee:

• MBO-4/HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met een opleiding in secretariële ondersteuning of management support.
• Minimaal zes jaar relevante ervaring als management assistent, executive assistant of in een vergelijkbare ondersteunende functie.
• Sterke vaardigheden in plannen en organiseren, gecombineerd met een proactieve en zelfstandige werkwijze.
• Goede communicatieve vaardigheden en een professionele, representatieve en gastvrije houding (zowel intern als bij ontvangst van bezoekers).
• Flexibiliteit en het vermogen om rustig overzicht te houden wanneer prioriteiten veranderen.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Binnen onze organisatie hechten we grote waarde aan integriteit, betrouwbaarheid en veiligheid. Daarom voeren we als onderdeel van onze sollicitatieprocedure een pre-employment screening uit.

Aanvullende informatie

Een veelzijdige en verantwoordelijke ondersteunende rol binnen een professionele family office, met korte lijnen, veel zelfstandigheid en directe zichtbaarheid van jouw bijdrage. Je werkt in een betrokken organisatie waarin kwaliteit, vertrouwen en samenwerking belangrijk zijn.

• Uitstekende arbeidsvoorwaarden, waaronder tot 8 weken vakantie per jaar en een goede pensioenregeling. 
• Een salaris binnen de schaal van € 3.800 - € 5.200 bruto per maand op fulltime basis, waarin we graag zien dat er vanaf je startsalaris nog groeiruimte is richting de toekomst. 
• Samenwerken doen we met name op onze campus, met ruimte om soms vanuit huis te werken.
• Onze moderne Lely Campus biedt dagelijks toegang tot uitgebreide sportfaciliteiten: een indoor gym, outdoor padelbanen, een basketbal- en volleybalveld buiten, tafeltennis en tafelvoetbal. 
• Je kunt meedoen aan Hyrox-workouts of je inschrijven voor personal training – en je collega’s uitdagen tijdens een actieve pauze. 
• Geniet van verse koffie en thee van onze eigen barista én een gezond en betaalbaar bedrijfsrestaurant. 

Recruitment & selectie bureau, consultancy en/of uitzendbureau?
We waarderen de interesse, maar we werven al onze kandidaten rechtstreeks. We begrijpen dat je als intermediair kandidaten wilt aandragen voor onze mooie functies en wilt bijdragen aan onze ambities, maar dit is niet hoe wij ons recruitmentproces hebben ingericht. Dit betekent dat alle ongevraagde profielen die voor Lely vacatures worden aangeboden, zullen worden behandeld als directe sollicitaties.

Salary Range: 3.841 - 5.486