Finance and Operations Manager

Position Summary

L'université de New York (NYU) s'engage à être une communauté universitaire accueillante qui reflète et incarne les valeursd'inclusion, de diversité, d'appartenance et d'équité qui sous-tendent l'excellence académique. Nous recherchons des candidats qui non seulement renforceront notre engagement envers ces valeurs, mais dont l'expérience, les compétences, les aptitudes et l'engagement communautaire contribueront à créer des environnements d'apprentissage et de travail diversifiés, équitables et inclusifs pour nos étudiants, notre personnel et notre corps enseignant.

Il s'agit d'un poste à temps plein relevant du directeur adjoint.

En tant que bras droit du directeur adjoint pour les questions financières et organisationnelles, le.la responsable des finances et des opérations est chargé d’organiser les processus comptables et de superviser les opérations conformément aux normes comptables françaises et américaines. Il ou elle prépare et organise les budgets, les communique et supervise leur mise en œuvre. Il ou elle veille à l’élaboration des rapports financiers et opérationnels.Le.La Responsable des finances et des opérations est également chargé de mettre en œuvre et de contrôler les politiques informatiques de l’université.Il ou elle travaille en étroite collaboration avec le directeur adjoint sur la mise en œuvre opérationnelle des projets de développement.À ce titre, le responsable des finances et des opérations supervise deux collaborateurs à temps plein.

Le/La Responsable des finances et des opérations est également responsable de la mise en œuvre et du suivi des politiques informatiques de l'université, et gère le poste d'Assistant(e) Finance et Opérations ainsi que le poste informatique sur site (prestataire de services).Ce poste exige des compétences en gestion des données, une capacité à analyser les situations et à appréhender la nature multidimensionnelle des problématiques dans un environnement où tout va très vite.

Comptabilité : normes françaises et américaines (US GAAP) (30%): 

• Gérer un processus efficace pour régler les fournisseurs dans les délais impartis ;
• Contrôle mensuel des écritures comptables effectuées par l’assistant(e) aux finances et aux opérations.
• Préparer les rapprochements bancaires ;
• Préparer les rapprochements mensuels entre Pennylane et FAME ;
• Veiller à la fiabilité des comptes statutaires. Tâches comptables de fin d’exercice (sous la supervision d’un expert-comptable) ;
• Veiller à l’exactitude / Préparer les déclarations fiscales et sociales (TVA, IS…)
• Préparer les rapprochements mensuels entre les normes comptables françaises et américaines (French GAAP et US GAAP) ;
• Collaborer avec les auditeur.rices internes et externes ;
• Rédiger ou corriger toutes les procédures financières locales nécessaires, dans le respect de lalégislation locale et des politiques de NYU.

Budget et rapports financiers (30 %) :

• Préparation du budget en collaboration avec 1/ les responsables budgétaires, 2/ le directeur adjoint et 3/ le Bureau des programmes internationaux à New York
• Avec l’aide de l’Assistant(e) Finance et Opérations préparer une analyse mensuelle des données réelles à ce jour et des prévisions. Veiller à l’exactitude des données.
• Partager avec les départements chargés de la vie universitaire et de la vie étudiante une analyse mensuelle de leurs dépenses.
• Organiser des réunions de discussion si nécessaire.
• Avec l’aide de l’Assistant(e) Finance et Opérations examiner le budget soit lorsque cela s’avère nécessaire, soit à la demande du directeur adjoint ou du Bureau des programmes internationaux.
• Sur demande, fournir à l’équipe de direction toutes les données et analyses nécessaires à la prise de décision.
• Préparer en temps voulu tous les rapports exigés par le Bureau des programmes internationaux (OGP) concernant le budget et la comparaison entre les chiffres réels et le budget, ou toute analyse spécifique.
• Veiller à la réalisation régulière d’analyses de trésorerie.

Operations (20 %) :

• Assurer le bon déroulement des événements internes et externes (conférences, symposiums,colloques…)
• Vérifier l’exactitude des factures internes établies par l’assistant(e) aux finances et aux opérations et transmises aux départements et aux écoles
• Organiser et superviser la gestion des flux de circulation et des autorisations d’accès au sein du bâtiment
• En collaboration avec le directeur adjoint, travailler sur des initiatives de développement économique
• En collaboration avec le directeur adjoint, travailler sur de nouvelles initiatives visant à optimiser les opérations

Chef de projet informatique et audiovisuel (20 %) :

• Veiller à la mise en œuvre locale des politiques informatiques des universités en matière d'informatique et de protection des données ;
• Organiser et gérer le service d'assistance informatique destiné au personnel, en mettant particulièrement l'accent sur les services d'assistance aux enseignants en salle de cours ;
• Assurer la gestion des projets informatiques et audiovisuels, en collaboration avec le service compétent de New York, en vue de la modernisation technologique du centre universitaire.

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NYU is committed to being a welcoming campus community that reflects and enacts the values of inclusion, diversity, belonging, and equity that inform academic excellence. We seek candidates who will not only enhance our commitment to these values but whose experience, competencies, skills, and community engagement efforts contribute to diverse, equitable, inclusive learning and working environments for our students, staff, and faculty.

This is a full-time position reporting to the Deputy Director. 

As the deputy director’s right-hand person on financial and organizational matters, the Manager Finance and Operations is responsible for organizing accounting processes and overseeing operations under both French and U.S. accounting standards. He.She prepares and organizes budgets, communicates them and oversees their implementation. He.She ensures the production of financial and operational reports.

The Manager, Finance and Operations is also responsible for implementing and monitoring the University’s IT policies.

He.She works closely with the Deputy Director on the operational implementation of development projects.

In this role, The Manager, Finance and Operations supervises two full-time staff.

The Manager, Finance and Operations is also responsible for implementing and monitoring the University's IT policies, and manages the position of Finance and Operations Assistant as well as the on-site IT position (service provider).

This position requires data management skills, ability to analyze situations and understand the multidimensional nature of problematics in a fast-paced environment.

Communication (30%):

• Manage an efficient process to pay in due times the suppliers;
• Monthly control of the entries done by the Finance and Operations Assistant. Prepare the bank reconciliations;
• Prepare monthly reconciliations between Pennylane and FAME;
• Ensure the reliability of the statutory accounts. Year-end accounting tasks (under the supervision of a certified public accountant);
• Ensure the accuracy / Prepare tax and social filings (VAT, IS…)
• Prepare monthly reconciliations between French and US GAAP;
• Collaborate with internal and external auditors;
• Write or correct all necessary local financial procedures in respect of local laws and NYU policies.

Budget & Financial reportings (30%):

• Budget preparation together with 1/ budget holders 2/ Deputy Director 3/ Office of Global Programs in NY;
• With the assistance of the Financial & Operations Assistant, prepare a monthly analysis of actuals to date and projected analyses. Ensure the accuracy of data.
• Share with Academic and Student Life departments a monthly analysis of their spending. Organize discussions when necessary.
• With the assistance of the Finance and Operations Assistant review the budget either when necessary or upon request from the Deputy Director or the Office of Global Programs.
• Upon request provide the leadership team with all necessary data and analysis to make decisions.
• Prepare all reviews required by OGP regarding budget and actual vs budget, or specific analyses in due time
• Ensure regular cash flow analysis

Operations (20%):

• Ensure the successful organization of internal and external events (conferences, symposium, colloquia…)
• Ensure the accuracy of internal invoices prepared by the Finance & Operations Assistant and sent to departments and schools
• Organize and oversee the management of traffic flow and access permissions within the building
• In collaboration with the Deputy Director work on economic development initiatives
• In collaboration with the Deputy Director work on new initiatives to optimize operations

IT/AV project manager: (20%):

• Ensure local implementation of Universities’ IT policies regarding computers and data protection policies;Organize and manage the IT support service to employees, with a particular focus on support services for Faculty in the classroom;IT/AV project management in collaboration with the relevant department in New York for the technological upgrade of the academic center.

Qualifications

Formation requise• Master en finance, comptabilité, audit ou gestion des organisations

Expérience requise

• Une expérience avérée de 5 à 10 ans

Connaissances, compétences et aptitudes requises

• Anglais et français, à l'oral comme à l'écrit ;
• Compréhension et maîtrise des enjeux financiers d'une organisation ;
• Orientation vers les données et sensibilité aux dynamiques humaines ;
• Solides compétences en matière d'organisation et de gestion de projet ;
• Esprit proactif pour recueillir les retours d'expérience et mener à bien les améliorations ;
• Doit être capable de préserver et de favoriser un environnement de travail collaboratif et positif ainsi que la réputation de l'entreprise à l'extérieur, et doit incarner une conduite éthique irréprochable et l'inclusion au sein de toute l'organisation.

Preferred Experience, Skills, and Abilities

• Une expérience dans le secteur associatif est un atout ;
• Une expérience dans un environnement dynamique est souhaitable ;
• Une expérience avec des commissaires aux comptes (CAC) est indispensable.

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Required Education

• Master degree in Finance, Accounting, Audit or Management of Organisations

Required Experience 

• Proven 5-10 years of experience

Required Knowledge, Skills, and Abilities 

• English and French, spoken and written;
• Understanding and mastering the financial challenges of an organization;
• Data-oriented and sensitive to human dynamics
• Strong organisational and project management ability;
• Proactive in gathering feedback and driving improvements;
• Must be able to preserve and foster a collaborative, positive work environment and external reputation and will model high ethical conduct and inclusion throughout the organisation.

Preferred Experience, Skills, and Abilities

• Experience in non-profit sector is appreciated;
• Experience in a fast-paced environment is preferable;
• An experience with external auditors (CAC) is essential.

Additional Information

Veuillez consulter les politiques de traitement des données de NYU basées sur le nouveau Règlement général sur la protection des données (RGPD) que vous pouvez trouver ici : www.nyu.edu/it/gdpr/prospective-employee.

Les candidats doivent avoir les autorisations administratives à travailler et vivre en France avant leur nomination.NYU France ne prend pas en charge les frais de déménagement.NYU France est un employeur garantissant l'égalité des chances et engagé en faveur de l'équité, de la diversité et de l'inclusion sociale.NYU vise à être parmi les campus urbains les plus verts du pays et neutre en carbone d'ici 2040. En savoir plus sur nyu.edu/nyugreen.EOE/AA/Minorités/Femmes/Vétérinaire/Personnes handicapées/Orientation sexuelle/Identité de genre

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Please consult NYU’s data processing policies based on the new General Data Protection Regulations (GDPR) that can be found here: www.nyu.edu/it/gdpr/prospective-employee.

Candidates must have the unrestricted right to work and live in Paris prior to appointment.

NYU France does not provide relocation packages.

NYU France is an equal opportunity employer committed to equity, diversity and social inclusion.

NYU aims to be among the greenest urban campuses in the country and carbon neutral by 2040. Learn more at nyu.edu/nyugreen.

EOE/AA/Minorities/Females/Vet/Disabled/Sexual Orientation/Gender Identity