Senior Billing Operations Specialist

Über die Rolle

Als Sr. Billing Operations Specialist bist du dafür verantwortlich, eine korrekte, regelkonforme und termingerechte Abrechnung für Kunden über verschiedene Aptean-Produktlinien und Gesellschaften hinweg sicherzustellen.

In dieser Rolle arbeitest du eng mit den Bereichen Sales, Customer Success, Revenue, Renewals, Finance und Collections zusammen. Vor der Rechnungserstellung prüfst du Kundenverträge, Salesforce Opportunities, Verlängerungen, Abrechnungsdaten und Kundendaten.

Du fungierst als letzte Qualitätskontrolle, bevor Rechnungen versendet werden, und stellst dabei die Einhaltung vertraglicher und umsatzsteuerlicher Anforderungen sowie die Richtigkeit und Vollständigkeit der Abrechnungsdaten sicher. Darüber hinaus unterstützt du sowohl wiederkehrende als auch verbrauchsabhängige Abrechnungsmodelle und klärst komplexere Fragen rund um die Rechnungsstellung.

Für diese Position sind insbesondere ausgeprägte analytische Fähigkeiten, eine sehr sorgfältige Arbeitsweise, ein gutes Urteilsvermögen sowie die Fähigkeit wichtig, auch bei einem hohen Arbeitsvolumen finanzielle Fristen zuverlässig einzuhalten.

Billing Operations

• Bearbeitung von ca. 750 Kundenrechnungen pro Monat über verschiedene Produktlinien und Gesellschaften hinweg, einschließlich Wartungs-, Abonnement-, wiederkehrender und verbrauchsabhängiger Abrechnungen.
• Prüfung von Verträgen, Abrechnungsplänen und relevanten Unterlagen, um eine korrekte und regelkonforme Rechnungsstellung sicherzustellen.
• Bearbeitung von Abrechnungsanpassungen, Gutschriften, Stornierungen und Korrekturen sowie Zurückhalten von Rechnungen, wenn Unstimmigkeiten zunächst geklärt werden müssen.
• Erstellung, Prüfung und Upload von Abrechnungsdateien unter Einhaltung definierter SLAs und Monatsabschlussfristen.

Salesforce & Vertragsadministration

• Prüfung von Salesforce Opportunities und Verlängerungen, um die Abrechnungsbereitschaft sowie die Richtigkeit von Preisen, Produkten, Kundendaten und Abrechnungsanforderungen sicherzustellen.
• Pflege von Kunden-, Asset- und Abrechnungsdaten in Salesforce und Finanzsystemen, einschließlich Stornierungen und Deaktivierungen von Assets.
• Identifizierung von Abweichungen in Verträgen, Abrechnungen und Daten sowie Koordination der notwendigen Klärungen vor der Rechnungsstellung.
• Prüfung der jeweils geltenden Umsatzsteueranforderungen für EMEA-Rechnungen.

Kundenbetreuung & bereichsübergreifende Zusammenarbeit

• Zentrale Ansprechperson für Fragen zur Abrechnung, zu Rechnungen sowie bei Unstimmigkeiten.
• Enge Zusammenarbeit mit Revenue, Renewals, Sales Operations, Customer Success, Finance und Collections, um Abrechnungsthemen zu klären und korrekte Kundendaten sicherzustellen.
• Klare und professionelle Kommunikation von Abweichungen sowie erforderlichen Korrekturen.

Reporting, Compliance & Prozessoptimierung

• Erstellung und Analyse von Reports aus Salesforce, Sage Intacct und weiteren Geschäftssystemen, um Abweichungen, Ursachen und Probleme bei der Datenqualität zu identifizieren.
• Sicherstellung der Einhaltung von Kundenverträgen, internen Kontrollen, Buchhaltungsprozessen und Unternehmensrichtlinien.
• Unterstützung bei Audits, Monatsabschlüssen, Systemoptimierungen, Tests und Sonderprojekten.
• Identifizierung von Möglichkeiten zur Verbesserung der Abrechnungsqualität, Effizienz und Customer Experience.

Dein Profil

• Abgeschlossenes Bachelorstudium im Bereich Accounting, Finance, Business Administration oder einem vergleichbaren Bereich von Vorteil, alternativ entsprechende Berufserfahrung.
• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Bereich Billing, Finance, Accounting, Revenue Operations oder in einem vergleichbaren Tätigkeitsfeld.
• Erfahrung mit Salesforce sowie ERP- bzw. Finanzsystemen; Erfahrung mit Sage Intacct ist von Vorteil.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Excel, einschließlich Pivot-Tabellen, XLOOKUP/VLOOKUP, Formeln und Datenanalyse.
• Erfahrung mit wiederkehrender Abrechnung, Subscription-, Maintenance- oder Software-Billing von Vorteil.

Kenntnisse & Fähigkeiten

• Ausgeprägte analytische Fähigkeiten sowie eine lösungsorientierte und strukturierte Arbeitsweise.
• Hohe Detailgenauigkeit und Qualitätsbewusstsein.
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Sehr gute Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten sowie die Fähigkeit, unterschiedliche Prioritäten und Deadlines gleichzeitig zu managen.
• Selbstständige Arbeitsweise und gleichzeitig Freude an der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit.
• Kundenorientierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Eigenverantwortung und Verbindlichkeit.
• Fähigkeit, Unstimmigkeiten zu erkennen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Themen eigenständig bis zur Lösung voranzutreiben.
• Kontinuierliches Interesse daran, Prozesse und Arbeitsweisen zu verbessern.

About Aptean

At Aptean, our mission is to solve tomorrow’s unique challenges today with unrivaled, purpose-built software and superior customer experiences from people who care. Aptean is a global provider of mission-critical, industry-specific software solutions.

Aptean’ s purpose-built ERP and supply chain management solutions help address the unique challenges facing process and discrete manufacturers, distributors and other focused organizations. Aptean’ s compliance solutions are built for companies serving specific markets such as finance, healthcare, biotech and pharmaceuticals, over 10,000 highly specialized organizations in more than 20 industries and 80 countries rely on Aptean to streamline their everyday operations.

“At Aptean, our global and diverse employee base is our greatest asset. It is through embracing and understanding our differences that we are able to harness our individual power to maximize the success of our customers, our employees and our company.” – TVN Reddy

Aptean pledges to promote a company culture where diversity, equity and inclusion are central. We are committed to applying this principle as we interact with our customers, build our teams, cultivate our leaders and shape a company in which any employee can succeed, regardless of race, color, sex, national origin, sexuality and gender identity, religion, disability or age. Celebrating our diverse experiences, opinions and beliefs allows us to embrace what makes us unique and to use this as an asset in bringing innovative solutions to our customer base.

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