Provincial Administrative Assistant - REACH Malaria Burundi, Global Health Programs

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PATH is a global nonprofit dedicated to achieving health equity. With more than 40 years of experience forging multisector partnerships and with expertise in science, economics, technology, advocacy, and dozens of other specialties, PATH develops and scales up innovative solutions to the world’s most pressing heath challenges. 

French Translation below:

Applications are to be submitted in English.

PATH has unparalleled expertise and experience in developing new tools and strategies for malaria elimination and has the potential to become a recognized leader in accelerating efforts toward global malaria elimination and eradication. PATH’s Center for Malaria Control and Elimination (CMCE) collaborates with PATH staff and strategic partners to coordinate expertise and programs and to maximize our collective impact in support of malaria elimination.

PATH is seeking a Provincial Administrative Assistant for the Global (REACH Malaria) project funded by the United States Government (USG): Reaching every at-risk community and household with malaria services. PATH aims to provide implementation support services and technical assistance to countries to accelerate progress in delivering comprehensive malaria services at health facility and community levels. This includes malaria case management, malaria prevention in pregnancy (MiP), health systems strengthening, data collection and use for service delivery, as well as other malaria prevention interventions.

The Administrative Assistant will report to the Provincial Coordinator and will provide logistical and administrative support to facilitate the introduction and implementation of malaria support services, in coordination with the relevant ministries of health, PATH technical teams, and other implementing partners.

Location: Burundi/Gitega, Muyinga, Makamba

Division: Global Health Programs

Responsibilities:

• Work closely with partners at the provincial level to assist and provide technical support during planned or unplanned events and meetings.

• Collaborate with the finance team and the program team to support implementation of projects defined in the work plan.

• Support the program and finance teams to prepare documentation for financial transactions, ensuring compliance with PATH policies.

• Participate in activities during and after meetings: organizing online conferences and calls, taking notes, and following up on action items.

• Assist with planning and coordinating end-to-end logistics for workshops, meetings, and field exercises.

• Develop detailed budgets for activities; prepare financial reports for workshops, meetings, and field exercises.

• Initiate payment processes in BusinessWorld and follow up with the accounting team to ensure timely settlement of supplier invoices.

• Ensure that all financial transactions are correctly coded and charged to the appropriate project codes.

• Coordinate with project teams to ensure effective management of administrative tasks.

• Work closely with the procurement team to coordinate acquisition of project services and supplies.

• Arrange travel for team members and consultants; track travel schedules, including any changes, and follow up on related activities such as reimbursement requests.

• Support the development and implementation of project management systems to coordinate, track, analyze, and report progress across all project-related activities.

• Contribute to monitoring implementation of key project tasks and recommendations, with a particular focus on operational aspects.

• Contribute to program development, proposal writing, and budget preparation as needed.

• Provide support to the finance team to ensure accuracy of the project inventory.

• Serve as a focal point and backup for other program assistants.

• Perform any other relevant tasks assigned by the supervisor.

Required skills and experience:

• Bachelor’s degree in accounting, management, business administration, or a related field, with at least 3 years of experience.

• Ability to work on a multi-site project team with minimal supervision, including a demonstrated track record of proactively solving problems and meeting deadlines.

• Excellent attention to detail and results orientation, while able to adapt to shifting priorities.

• Strong interpersonal and organizational skills.

• Ability to organize and deliver events for large groups and international guests.

• Demonstrated excellent organizational, communication, and writing skills.

• Ability to manage time effectively and work independently.

• Experience working with international NGOs and donors is preferred.

• Fluency in English and French, both written and spoken, is required.

•  Ability and willingness to travel.

• Proficiency in Microsoft Word, Excel, PowerPoint, and Outlook

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Position: Assistant(e) Administratif(ve) provincial

Localisation/emplacement: Burundi/Gitega, Muyinga, Makamba

Division: Global Health Programs

PATH est une organisation mondiale à but non lucratif dédiée à l’équité en matière de santé. Forte de plus de 40 ans d’expérience dans la création de partenariats multisectoriels et dotée d’une expertise en sciences, économie, technologie, plaidoyer et dans des dizaines d’autres disciplines, PATH conçoit et met à l’échelle des solutions innovantes aux défis sanitaires les plus pressants du monde. Le programme PATH's Malaria, Neglected Tropical Diseases program est un leader dans la lutte contre la morbidité et la mortalité liées au paludisme : il affine et développe des outils et approches, investit dans les programmes nationaux et construit des bases de données pour permettre aux gouvernements de poursuivre l’élimination du paludisme.

PATH possède une expertise et une expérience inégalées dans le développement de nouveaux outils et stratégies pour l’élimination du paludisme et a le potentiel de devenir un leader reconnu dans l’accélération des efforts vers l’élimination et l’éradication mondiale du paludisme. Le Centre pour le Contrôle et l’Élimination du Paludisme (CMCE) de PATH collabore avec le personnel de PATH et des partenaires stratégiques afin de coordonner l’expertise et les programmes et de maximiser notre impact collectif en faveur de l’élimination du paludisme.

PATH recherche un(e) Assistant(e) administratif provincial pour le projet Global (REACH Malaria) financé par le gouvernement des États-Unis (USG) : Reaching every at-risk community and household with malaria services. PATH vise à fournir des services de soutien à la mise en œuvre et une assistance technique aux pays afin d’accélérer les progrès dans la prestation complète de services de lutte contre le paludisme au niveau des établissements de santé et des communautés. Cela inclut la prise en charge des cas de paludisme, la prévention du paludisme pendant la grossesse (MiP), le renforcement des systèmes de santé, la collecte et l’utilisation des données pour la prestation de services, ainsi que d’autres interventions de prévention du paludisme.

L’Assistant(e) administratif relèvera du Coordinateur Provincial et fournira un appui logistique et administratif pour faciliter l’introduction et la mise en œuvre des services de soutien contre le paludisme, en coordination avec les ministères de la santé concernés, les équipes techniques de PATH et les autres partenaires de mise en œuvre.

Responsabilités :

• Travailler en étroite collaboration avec partenaires présents au niveau provincial pour assister et fournir un appui technique lors d’événements et réunions planifiés ou imprévus.

• Collaborer avec l’équipe financière et l’équipe programme pour soutenir la mise en œuvre des projets définis dans le plan de travail.

• Aider les équipes programme et finances à préparer la documentation des transactions financières en veillant au respect des politiques de PATH.

• Participer aux activités pendant et après les réunions : organisation de conférences et appels en ligne, prise de notes, suivi des activités.

• Aider à la planification et à la coordination de la logistique complète pour les ateliers, réunions et exercices de terrain.

• Élaborer des budgets détaillés pour les activités ; préparer des rapports financiers pour les ateliers, réunions et exercices de terrain.

• Initier les processus de paiement dans BusinessWorld et assurer le suivi avec l’équipe comptable pour garantir le règlement rapide des factures des fournisseurs.

• Veiller à ce que toutes les transactions financières soient correctement codées et imputées aux bons codes de projet.

• Coordonner avec les équipes projet pour assurer une bonne gestion des tâches administratives.

• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe des achats pour coordonner l’acquisition de services et fournitures du projet.

• Organiser les déplacements des membres de l’équipe et des consultants ; suivre les calendriers de voyage, y compris les changements éventuels et les activités de suivi telles que les demandes de remboursement.

• Soutenir le développement et la mise en œuvre de systèmes de gestion de projet pour coordonner, suivre, analyser et rendre compte des progrès de toutes les activités liées au projet.

• Participer au suivi de la mise en œuvre des principales tâches et recommandations du projet, avec un accent particulier sur les aspects opérationnels.

• Contribuer au développement de programmes, à la rédaction de propositions et à l’élaboration de budgets selon les besoins.

• Apporter un soutien à l’équipe financière pour garantir l’exactitude de l’inventaire du projet.

• Servir de personne-ressource et de remplaçant(e) pour les autres assistants de programme.

• Exécuter toute autre tâche pertinente confiée par le superviseu

Compétences et expérience requises :

• Diplôme en comptabilité, gestion, administration des affaires ou domaine connexe, avec au moins 3 ans d’expérience.

• Capacité à travailler dans une équipe de projet multi-sites avec une supervision minimale, y compris un historique démontré de résolution proactive de problèmes et de respect des délais.

• Excellente attention aux détails et orientation vers les résultats, tout en étant capable de s’adapter aux priorités changeantes.

• Solides compétences interpersonnelles et organisationnelles.

• Capacité à organiser et mettre en œuvre des événements pour de grands groupes et des invités internationaux.

• Excellentes compétences organisationnelles, de communication et de rédaction démontrées.

• Capacité à gérer efficacement son temps et à travailler de manière autonome.

• Expérience de travail avec des ONG internationales et des bailleurs de fonds souhaitée.

• Maîtrise de l’anglais et du français, à l’écrit comme à l’oral, exigée.

• Capacité et volonté de voyager.

• Maîtrise de Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Outlook.