European Sales Administrative Manager

Pour des raisons de clarté et d'accessibilité, nous avons choisi de ne pas utiliser l'écriture inclusive dans nos communications. WPP Media est fermement engagé en faveur de la diversité : nous valorisons l'inclusion et l'égalité des chances, en considérant l'ensemble des candidatures sans distinction d'identité de genre, d'origine ethnique, de religion ou de handicap.

À propos de WPP Media

WPP est une entreprise de transformation créative. Nous mettons le pouvoir de la créativité au service d'un avenir meilleur pour nos collaborateurs, nos clients et nos communautés.

WPP Media est le réseau média mondial de WPP. Dans un univers où les canaux média se multiplient, nous réunissons les meilleures plateformes, technologies et expertises pour concevoir des stratégies innovantes et générer une croissance durable pour nos clients.

Nos valeurs fondamentales :

• Be Extraordinary : Cultiver un leadership collectif qui inspire des idées transformatrices.
• Create an Open environment : Créer un équilibre fondé sur la confiance mutuelle, l'écoute et l'épanouissement des équipes.
• Lead with Optimism : Stimuler activement l'apprentissage et le développement pour faire grandir l'organisation.

Le Rôle

Au sein de l'équipe dédiée à l'un de nos plus prestigieux clients internationaux dans l'univers du luxe, le Sales Administrative Manager joue un rôle pivot pour assurer la conformité financière, le pilotage budgétaire et l'efficacité des processus de facturation à l'échelle pan-européenne.

Ce poste est à la croisée du planning média, de la direction financière back-office et de l'interlocuteur média chez le client. Vous êtes le garant de la cohérence entre les dépenses engagées sur les campagnes digitales/médias et les montants facturés.

Vos Missions Principales

1. Rapprochement budgétaire & Intégrité des données (Bumblebee)

• Administrer l'outil interne de pilotage budgétaire (Bumblebee), considéré comme la source de vérité contractuelle entre l'agence et le client.
• Travailler au quotidien avec les leads d'expertises média (Search, Social, Display) pour s'assurer de l'exactitude des budgets engagés avant émission des factures.
• Identifier les écarts éventuels entre prévisions, dépenses réelles et engagements contractuels, et apporter les corrections nécessaires.

2. Gestion des Bons de Commande (Purchase Orders - PO) & Relation Client

• Assurer la création, l'émission, le suivi rigoureux et le classement de l'ensemble des POs liés aux campagnes européennes et centrales.
• Animer le point de contact hebdomadaire avec le client média pour passer en revue le statut des budgets, des devis et des commandes en attente.
• Répondre avec précision et pédagogie aux questions de réconciliation financière formulées par le client.

3. Invoice Management & Coordination Européenne

• Coordonner le flux de facturation émis vers le client et valider les factures fournisseurs/régies.
• Piloter le calendrier de facturation (échu, non échu, encours) en étroite collaboration avec les équipes back-office finance de l'agence.
• Assurer la liaison avec les agences locales des différents marchés européens pour harmoniser la consolidation budgétaire au niveau central (HQ).

Profil Recherché

• Expérience : 3 à 5 ans d'expérience dans une fonction d'administration des ventes (ADV), de facturation média, de coordination financière ou d'AdOps/Sales Operations, idéalement en agence média ou dans le secteur publicitaire/digital.
• Aisance avec les chiffres : Vous avez une excellente maîtrise d'Excel, un esprit analytique développé et le souci constant du détail et de l'exactitude.
• Langues : Anglais courant / bilingue indispensable (réunions de travail, interlocuteurs clients et marchés internationaux 100 % anglophones). La maîtrise du français est appréciée.
• Posture & Client-Facing : Vous faites preuve de maturité relationnelle, de sang-froid et d'assertivité face à des interlocuteurs exigeants. Vous savez expliquer des données chiffrées avec clarté.
• État d'esprit : Rigueur, autonomie, proactivité pour résoudre les blocages administratifs, esprit d'équipe et sens de l'humour.

Avantages & Vie chez WPP Media

• Télétravail : Jusqu'à 2 jours par semaine + 2 semaines complètes par an (télétravail délocalisé).
• Congés & RTT : Jours de repos offerts complémentaires (dont Lundi de Pentecôte) et congés supplémentaires liés à l'ancienneté.
• Politique Santé & Handicap : 5 jours de télétravail supplémentaires par mois pour les personnes atteintes d'endométriose, 3 jours d'absence rémunérés par an et CESU pour les collaborateurs en situation de handicap (RQTH).
• Engagement solidaire : Participation possible à des missions d'intérêt général via notre programme We care and we act.

Processus de Recrutement

1. Échange préliminaire : Entretien de qualification RH (téléphone ou visio) avec l'équipe Talent Acquisition.
2. Entretien opérationnel : Rencontre en présentiel avec les managers opérationnels de l'équipe luxe.
3. Cas pratique (Business Case) : Test pratique de simulation budgétaire / facturation suivi d'un débriefing.

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