Gerresheimer

Global supplier of pharma packaging solutions

Office Assistant

Executive SupportConfirmed live in the last 24 hours

Full-timeBolesławiec, PolandNo salary listedIn-person

About the Job

Requirements

Secondary or higher education is required; studies related to administration, management, economics, or a related field are preferred.
English proficiency sufficient for effective spoken and written communication is required.
Experience in administrative or office work is required.
Strong work organization and prioritization skills are required.
Good knowledge of Microsoft Office, particularly Word, Excel, and Outlook, is required.
Ability to maintain and organize documentation and company correspondence is required.
Accuracy, consistency, and responsibility in completing assigned tasks are required.
Ability to communicate and cooperate with other company departments is required.
Ability to work independently and demonstrate commitment is required.
Ability to work under time pressure and handle several tasks simultaneously is required.

Responsibilities

Handle correspondence and office documentation.
Organize and plan meetings and business trips, including trips for Management Board members.
Prepare and settle expenses for Management Board members’ business trips.
Enter and update data in computer systems.
Support the accounting department and handle invoices.
Prepare internal communications and publish information through company communication channels.
Maintain registers of contracts, invoices, and other documents related to the company’s ongoing operations.
Check documents for completeness and forward them to the appropriate departments and responsible people.
Maintain effective organization and smooth operation of the office.
Work with the Management Board and other company departments on administrative and organizational matters.
Carry out other ongoing administrative tasks related to the operation of the company.

Opis oferty pracy

Zakres obowiązków:

Obsługa korespondencji i dokumentacji biurowej
Organizacja i planowanie spotkań oraz podróży służbowych, w tym podróży członków Zarządu
Przygotowywanie i rozliczanie kosztów podróży służbowych członków Zarządu
Wprowadzanie i aktualizacja danych w systemach komputerowych
Wsparcie działu księgowości oraz obsługa faktur
Przygotowywanie komunikacji wewnętrznej oraz publikowanie informacji w firmowych kanałach komunikacji
Prowadzenie rejestrów umów, faktur oraz innych dokumentów związanych z bieżącą działalnością firmy
Weryfikacja kompletności dokumentów oraz przekazywanie ich do odpowiednich działów i osób odpowiedzialnych
Dbanie o prawidłową organizację i sprawne funkcjonowanie biura
Bieżąca współpraca z Zarządem oraz pozostałymi działami firmy w sprawach administracyjnych i organizacyjnych
Realizacja innych bieżących zadań administracyjnych związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa

Kwalifikacje

Od Kandydatów oczekujemy:

Wykształcenie średnie lub wyższe, preferowane kierunki związane z administracją, zarządzaniem, ekonomią lub pokrewne
Znajomość języka angielskiego umożliwiająca skuteczną komunikację ustną i pisemną
Doświadczenie w pracy administracyjnej lub biurowej
Bardzo dobra organizacja pracy oraz umiejętność ustalania priorytetów
Dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Word, Excel i Outlook
Umiejętność prowadzenia i porządkowania dokumentacji oraz korespondencji firmowej
Dokładność, systematyczność i odpowiedzialność w realizacji powierzonych zadań
Komunikatywność oraz umiejętność współpracy z innymi działami firmy
Samodzielność i zaangażowanie w wykonywanie obowiązków
Umiejętność pracy pod presją czasu i realizacji kilku zadań jednocześnie

Dodatkowe informacje

Oferujemy:

stabilne zatrudnienie w dużej organizacji;
wynagrodzenie wraz z pakietem dodatków;
szansę na uczestnictwo w międzynarodowych projektach, wykorzystanie wiedzy i dobrych praktyk do tworzenia optymalnych i dopasowanych do organizacji rozwiązań;
szanse rozwoju, w ramach poszerzania zakresu odpowiedzialności i możliwości awansu wewnętrznego;
przyjazną atmosferę;

About the Company

Gerresheimer

Global supplier of pharma packaging solutions

Gerresheimer creates specialized packaging and drug delivery devices for the pharmaceutical and biotech industries. Its offerings include packaging solutions and device components for medicines, such as inhalers and insulin pens, as well as complex drug delivery systems. The company works by designing, engineering, and manufacturing these components to meet strict pharma quality and regulatory standards, serving as a global partner to pharma and biotech customers. It differentiates itself by shifting from consumer glass products to focused, high-spec packaging and device solutions for pharma and cosmetics, building its business around close collaboration with customers and end-to-end support. The goal is to help pharmaceutical and biotech companies bring safe, reliable, and scalable packaging and delivery technologies to market across the globe.

Company size: 1,001-5,000
Company stage: IPO
Headquarters: Düsseldorf, Germany
Founded: 1864

Recently Posted Jobs

Explore more opportunities at Gerresheimer

See more jobs