GA & AP Data Controller

GA & AP Data Controller

Vivo Energy · Conakry, Guinea · Full-time · Posted 2026-05-12

Workplace: on_site

Department: Finance

Description

Job Purpose

Planifier et encadrer les activités de ses collaborateurs sur l’ensemble des comptes de comptabilité générale, à l’exception des banques et des taxes. Assurer le suivi et le déploiement des indicateurs de performance de la section en coordination avec le FC.

Appuyer le FC dans l’élaboration des états financiers de VEG ainsi que les SPV.

Réaliser des revues analytiques des comptes à chaque clôture. Veiller quotidiennement au suivi des états d’intégrité en lien avec les travaux menés au sein de la section.

Principal Accountabilities

Accounting

• Veiller à l’organisation et à la tenue effective des comités de réconciliation, en s’assurant que l’ensemble des comptes du bilan (Balance Sheet) est analysé, justifié et validé.
• Garantir que tous les comptes sont dûment signés par le Financial Controller (FC) et le Finance Manager (FM), attestant de leur fiabilité et de leur conformité.
• S’assurer également que les procès-verbaux (minutes) des réunions sont formalisés de manière claire, exhaustive et transmis au FM dans les délais requis.
• Assurer un suivi rigoureux et proactif des actions identifiées lors des comités de réconciliation, en mettant en place un outil de suivi (tracking) permettant de monitorer l’état d’avancement de chaque point.
• Relancer les équipes concernées, lever les éventuels blocages et veiller à ce que toutes les actions soient clôturées dans les délais convenus, conformément aux objectifs fixés.
• S’assurer que l’ensemble des comptes est réconcilié de manière régulière et conforme dans l’outil à nos process de (lettrage), en respectant les procédures internes et les exigences du groupe.
• Veiller à la qualité des réconciliations, à la cohérence des données et à la disponibilité des justificatifs associés.
• Garantir que tous les écarts font l’objet d’une analyse approfondie, documentée et étayée par des pièces justificatives pertinentes.
• S’assurer que chaque écart est clairement expliqué, que son ancienneté est suivie et qu’un plan d’action est défini pour sa résolution.
• Contribuer à l’amélioration continue des processus de réconciliation et du dispositif de contrôle interne, en identifiant les anomalies récurrentes, en proposant des mesures correctives et en renforçant la fiabilité globale des informations financières.
• Suivre les KPI du département et s’assurer qu’ils sont tous au-dessus des objectifs
• S’assurer que toutes les dépenses d’investissement sont correctement examinées et capitalisées conformément aux politiques de l’entreprise et aux normes comptables applicables (IAS 16 / IFRS).
• Vérifier que seuls les coûts éligibles sont capitalisés et que l’ensemble des pièces justificatives est complet et exact.
• Maintenir un registre des immobilisations à jour et précis, incluant les descriptions des actifs, leur emplacement, leur durée de vie utile, les méthodes d’amortissement et le suivi des étiquettes d’actifs.
• Veiller à la classification correcte des actifs par catégorie.
• Effectuer régulièrement les rapprochements entre le registre des immobilisations et le grand livre général. Identifier, expliquer et résoudre rapidement toute divergence.

Integrity

• S’assurer que l’ensemble des rapports d’intégrité figurant dans la checklist GOAL ZERO est entièrement conforme (clean), sans anomalies ni écarts non justifiés.
• Mettre en place un contrôle régulier de ces rapports, identifier rapidement toute irrégularité et veiller à sa correction dans les meilleurs délais.
• Garantir que toutes les écritures sont correctement comptabilisées dans les périodes comptables appropriées, en conformité avec les règles de cut-off.
• Vérifier que toute différence ou anomalie identifiée est analysée, réconciliée et apurée avant la clôture mensuelle.
• En cas d’impossibilité de résolution immédiate, s’assurer que les écarts sont formellement documentés et remontés via l’Application Helpdesk, avec un suivi rigoureux jusqu’à leur résolution définitive.

AR & AP

Rapprochements des comptes
Effectuer les rapprochements suivants et transmettre les résultats au Financial Controller (FC) pour révision et validation:

• AR ageing balance vs GL Accounts: comparer le vieillissement des comptes clients avec le grand livre général pour identifier tout écart ou retard de paiement.
• Open AP vs GL Accounts: rapprocher les comptes fournisseurs ouverts avec le grand livre général afin de détecter les factures non comptabilisées ou les écarts.
• GRNI vs GL Accounts: vérifier la concordance entre les biens reçus mais non facturés (Goods Received Not Invoiced) et le grand livre général, en s’assurant que toutes les transactions sont correctement enregistrées.
• Suivi du compte “Unapplied Cash”
• S’assurer que le compte des encaissements non appliqués est quotidiennement rapproché et que les correspondances sont effectuées. Maintenir le solde à un niveau minimum pour éviter tout impact sur la trésorerie et les états financiers.

• Validation des comptes clients en espèces
  Vérifier et valider les rapprochements des comptes clients payant en espèces, et communiquer les résultats au FC pour approbation.

• Rapprochements mensuels
  S’assurer que tous les comptes clients et fournisseurs sont systématiquement rapprochés à la fin de chaque mois, conformément aux procédures internes et aux exigences de clôture financière. Identifier, documenter et résoudre rapidement les écarts éventuels.

• Rapprochement des E-Services
  Garantir que les comptes liés aux services électroniques (E-services) sont correctement rapprochés. Vérifier la concordance entre les transactions enregistrées dans les systèmes électroniques et le grand livre général, en s’assurant de l’exactitude, de la cohérence et de la traçabilité des informations.
• Reporting et suivi
  Documenter tous les rapprochements réalisés, signaler les écarts significatifs, mettre en place des plans d’action pour leur résolution et assurer un suivi rigoureux jusqu’à la clôture complète des points ouverts.

OPEX

• Analyse par catégorie de charges (COB – Class of Business)

- Examiner les dépenses par catégorie d’activité (COB).

- Comparer les coûts actuels avec:  le budget prévisionnel, les périodes précédentes (analyse des écarts), identifier et expliquer toute variation significative.

• Vérification des principales rubriques

- M&S (Maintenance & Services): vérifier la cohérence des dépenses, leur justification et leur rattachement à la bonne période.

- Frais bancaires : vérifier les prélèvements, commissions et leur concordance avec les relevés bancaires ; s’assurer de la bonne classification (OPEX vs CAPEX) et de l’imputation correcte.

• Contrôle de l’imputation comptable

- Vérifier que chaque charge est enregistrée dans le bon compte comptable.

- S’assurer que les centres de coûts et les COB sont correctement attribués.

- Identifier les erreurs d’imputation et proposer des reclassements si nécessaire.

• Revue des engagements et des achats

- Contrôler toutes les réquisitions et bons de commande (PO): correspondance avec les factures, validation des montants,

- Vérifier les charges engagées mais non encore facturées (charges à payer).

• Contrôle de la complétude et de la cut-off

- S’assurer que toutes les charges du mois sont bien comptabilisées.

- Vérifier le respect du principe de séparation des périodes (cut-off).

- Identifier les charges à payer et les charges constatées d’avance.

• Justification et documentation

- Fournir des justificatifs pour les dépenses significatives.

- Documenter les écarts et les corrections apportées.

- Préparer les supports pour validation par le Financial Controller (FC).

• Reporting et validation

- Produire un rapport synthétique des OPEX: analyse des écarts, points d’attention, actions correctives.

- Donner une assurance que les charges sont fiables avant la clôture mensuelle.

Key Challenges:

• Le poste de GA Data Controller exige une excellente capacité d’organisation, une forte rigueur analytique et une parfaite maîtrise des données financières. Le volume élevé de transactions quotidiennes implique une gestion proactive afin d’éviter tout backlog, de garantir la qualité des données
• Maîtrise du cycle Order to Cash (O2C) : assurer la fiabilité, le suivi et la cohérence des données liées aux ventes, facturations et encaissements.
• Solide connaissance des principes comptables (normes, cut-off, rapprochements) et capacité à garantir la conformité des écritures.
• Maîtrise des processus de clôture mensuelle, trimestrielle et annuelle : préparation, revue, ajustements et respect des deadlines.
• Lettrage et réconciliation des comptes : assurer l’exactitude des soldes et identifier rapidement les écarts.
• Analyse des créances et gestion du risque client : suivi des balances âgées, anticipation des risques et optimisation du recouvrement.
• Gestion de la qualité des données (data integrity) : garantir l’exhaustivité, la cohérence et la fiabilité des informations financières.
• Capacité à traiter un volume important de données avec précision dans un environnement exigeant.
• Rigueur, organisation et respect des délais : priorisation efficace des tâches en période de forte activité (clôture).
• Contribution à l’amélioration continue des processus (standardisation, automatisation, contrôles internes).
• Management et encadrement d’équipe : supervision des activités, montée en compétences des collaborateurs et suivi de la performance.

Job Knowledge, Skills & Experiences:

• Diplôme : BAC+4 en finance comptabilité ou équivalent.
• Expérience : 3 à 5 ans dans la profession.
• Connaissance de la fiscalité et des normes comptables SYSCOA.
• Connaissance en bureautique particulièrement maitrise de l’outil EXCEL.
• Connaissance de SAP et en particulier le module Fixed Asset SAP et AR.
• Capacité à travailler sous la pression et à répondre aux requêtes dans le temps imparti.

Date de clôture: 30 Juin 2026

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