Operations Coordinator - Delivery

Job Description

<p>En tant qu’Operations Coordinator,&nbsp;vous&nbsp;êtes&nbsp;responsable&nbsp;de&nbsp;la mise&nbsp;en&nbsp;place de&nbsp;stratégies&nbsp;visant&nbsp;à&nbsp;faciliter&nbsp;le bon&nbsp;déroulement&nbsp;des&nbsp;livraisons dans le pays&nbsp;de la manière la plus&nbsp;efficace&nbsp;possible.&nbsp;Vous&nbsp;serez&nbsp;responsable de&nbsp;l’optimisation&nbsp;de nos&nbsp;opérations&nbsp;de&nbsp;livraisons&nbsp;qui&nbsp;respectent&nbsp;les&nbsp;indicateurs&nbsp;de performance&nbsp;définis, y&nbsp;compris,&nbsp;mais&nbsp;pas&nbsp;exclusivement, le&nbsp;temps&nbsp;d'attente, le&nbsp;rendement, les&nbsp;coûts&nbsp;par&nbsp;livraison, la&nbsp;satisfaction&nbsp;du&nbsp;client&nbsp;et&nbsp;l'exactitude&nbsp;des&nbsp;transactions.&nbsp;Vous&nbsp;veillerez&nbsp;à ce que les sites de&nbsp;livraison&nbsp;et les&nbsp;équipes&nbsp;opérationnelles&nbsp;Tesla&nbsp;soient&nbsp;efficaces&nbsp;et&nbsp;efficients.&nbsp;</p> <p>Vous travaillerez de manière transversale avec les équipes de ventes internes et de livraison&nbsp;(B2C &amp; B2B), d'opérations de commande, de services financiers, d'entreprise, de logistique, de service et d'autres équipes de soutien pour livrer les véhicules dans les délais impartis tout en garantissant les plus hauts niveaux de service à la clientèle.&nbsp;</p>

Job Responsibilities

• Etre le point de contact national sur tous les sujets logistiques et plus précisément concernant l’arrivée des véhicules en temps et en heure en France 
• Mettre en évidence les erreurs ou inexactitudes liées aux ETA afin d’améliorer leur fiabilité, permettant une meilleure visibilité pour les équipes locales et donc un scheduling plus précis. 
• Coordination et optimisation des process logistiques, incluant la planification des transports FR-FR, le management des inventaires
• Monitoring journalier des capacités de parking de chaque site
• Point de contact logistique pour coordination d’évènements, en collaboration avec Fleet, Logistique EU, Used Ops & les équipes de ventes locales 
• Assurer le suivi et de l'optimisation du process "Home Delivery" avec les équipes locales
• Coordination de l’envoi des communications en « bulk » à nos clients
• Vous serez garant de la mise en place et le suivi de nos opérations de "scheduling", en vous assurant que nos clients aient une date fixée de livraison dans les 48h suivant la confirmation de la date d'arrivée du véhicule
• Etre le point de contact pour les équipes pour tout ce qui concerne le scheduling. Proactivement travailler avec les équipes sur la gestion des planners, en s’assurant que nous avons suffisamment de créneaux disponibles pour les campagnes de scheduling
• Participer à la formation et à l'accompagnement du personnel afin qu'il atteigne de manière constante les standards de l'entreprise et assure des livraisons de véhicules efficaces et dans les délais
• Être en support sur les sujets tel que les Primes CEE pour venir en support aux équipes opérationnelles (validation et dépôt de primes, vérification documentaire, etc)
• Faire preuve d'agilité dans le soutien dans tous les domaines de l'entreprise selon les besoins.

Job Requirements

• Expérience dans la vente, le service ou les opérations
• Capacité avérée à se concentrer sur la résolution de problèmes, l'efficacité opérationnelle et l'obtention de résultats.  
• Capacité à établir des priorités, à gérer des tâches multiples et à respecter des délais critiques pour l'entreprise 
• Compétences avérées en matière d'organisation, de calcul et d'analyse 
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale (Anglais et Français) 
• Capacité à développer des relations de collaboration et à communiquer des informations pertinentes à tous les niveaux de l'organisation 
• Maîtrise la suite MS Office, principalement Excel
• Excellent stakeholder management et capacité à collaborer avec différentes équipes de l’organisation 
• Doit posséder et maintenir un permis de conduire valide et un dossier de conduite acceptable et sécuritaire
• Etre mobile afin de se rendre sur nos différents sites de livraison pour former les équipes sur de nouveaux process.

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Operations Coordinator, Delivery

As an Operations Coordinator, you are responsible for implementing strategies to facilitate smooth delivery operations across the country in the most efficient manner possible. You will be accountable for optimizing delivery operations to meet defined Key Performance Indicators (KPIs), including, but not limited to: wait times, throughput, cost per delivery, customer satisfaction, and transactional accuracy. You will ensure that Tesla delivery sites and operational teams are both effective and efficient.

You will work cross-functionally with internal Sales and Delivery teams (B2C & B2B), Order Operations, Financial Services, Enterprise, Logistics, Service, and other support teams to deliver vehicles within established timelines while guaranteeing the highest levels of customer service.

Responsibilities

• Serve as the national point of contact for all logistics matters, specifically regarding the on-time arrival of vehicles in France.
• Highlight errors or inaccuracies related to ETAs to improve reliability, providing better visibility for local teams and enabling more precise scheduling.
• Coordinate and optimize logistics processes, including FR-to-FR transport planning and inventory management.
• Monitor daily parking capacity for each site.
• Act as the logistics point of contact for event coordination, collaborating with Fleet, EU Logistics, Used Ops, and local Sales teams.
• Responsible for tracking and optimizing the "Home Delivery" process with local teams.
• Coordinate "bulk" communications sent to customers.
• Guarantee the implementation and monitoring of scheduling operations, ensuring customers have a fixed delivery date within 48 hours of vehicle arrival confirmation.
• Serve as the primary contact for teams regarding scheduling; proactively manage planners with teams to ensure sufficient slot availability for scheduling campaigns.
• Participate in staff training and coaching to consistently meet company standards and ensure efficient, timely vehicle deliveries.
• Support operational teams on specific topics such as CEE grants (validation, filing, document verification, etc.).
• Demonstrate agility by providing support across all areas of the business as needed.

Requirements

• Experience in Sales, Service, or Operations.
• Proven ability to focus on problem-solving, operational efficiency, and driving results.
• Ability to prioritize, manage multiple tasks, and meet business-critical deadlines.
• Strong organizational, numeracy, and analytical skills.
• Excellent written and verbal communication skills (English and French).
• Ability to build collaborative relationships and communicate relevant information across all levels of the organization.
• Proficiency in MS Office, particularly Excel.
• Excellent stakeholder management and ability to collaborate with diverse teams.
• Must possess and maintain a valid driver’s license and a safe driving record.
• Mobility required to visit various delivery sites to train teams on new processes.