Office Services & Reception Coordinator

(English Version will follow)

Joignez-vous à une entreprise dont le siège social est situé à Montréal et qui aide des organisations partout dans le monde à créer un parcours personnalisé d’impact et d’épanouissement pour leurs employés. Explorance offre des solutions innovantes d’analytique de rétroaction, car nous croyons que chaque expérience compte.

Responsabilités

• Assurer l'accueil chaleureux, professionnel et bilingue des employés, visiteurs, fournisseurs et invités, en leur offrant une expérience de qualité.
• Maintenir un environnement de bureau propre, organisé, confortable, accueillant et fonctionnel, favorisant la productivité des employés et reflétant un haut niveau d'excellence.
• Superviser les services de bureau quotidiens, notamment les fournitures, les salles de réunion, les espaces communs, le courrier, les livraisons, la cuisine, la préparation des bureaux et les besoins généraux du lieu de travail.
• Coordonner les activités avec la direction de l'immeuble, les entreprises de nettoyage, les prestataires de maintenance, les traiteurs et autres prestataires de services externes afin de garantir une prise en charge rapide et professionnelle des besoins du bureau.
• Gérer les tâches administratives telles que la préparation de documents, la saisie de données, la planification, le traitement des factures, le classement, la coordination interne et autres activités de soutien administratif.
• Suivre les stocks de bureau et commander proactivement les fournitures, équipements, collations, boissons et autres articles nécessaires au bon fonctionnement du bureau. • Apporter un soutien aux réunions internes, aux événements d'entreprise, aux visites de la direction, aux programmes d'intégration et aux rassemblements de l'entreprise en préparant les salles, le matériel, la restauration, la logistique et en assurant la coordination sur place.
• Contribuer au succès des événements de l'entreprise en participant à la planification, à la coordination des prestataires, à l'aménagement des salles, à la communication avec les employés, à la gestion des fournitures, à l'accueil des invités et au nettoyage après l'événement.
• Identifier et résoudre proactivement les problèmes au travail, en prenant en charge les détails et en assurant un suivi jusqu'à leur résolution complète.
• Contribuer à un environnement de travail positif en apportant énergie, attention, professionnalisme et un véritable sens du relationnel au quotidien.

Exigences

• Expérience préalable en réception, coordination administrative, gestion des installations, administration, hôtellerie, service client, organisation d'événements ou poste similaire.
• Bilinguisme français-anglais, avec la capacité de communiquer professionnellement avec les employés, la direction, les visiteurs, les fournisseurs et les partenaires externes dans les deux langues.
• Excellentes compétences organisationnelles, avec la capacité de gérer plusieurs tâches, demandes, événements, priorités et détails tout au long de la journée. • Un véritable amour des relations humaines, associé à une approche positive, accueillante, généreuse et dévouée au service des autres.
• Des exigences élevées et une recherche constante de l'excellence, avec la fierté de contribuer à un environnement de travail soigné, réfléchi et bien organisé.
• Capacité avérée à travailler de manière autonome, à prendre des initiatives, à anticiper les besoins et à mener à bien les projets sans supervision étroite.
• Un grand souci du détail et un engagement à maintenir un lieu de travail propre, confortable, organisé et de haute qualité.
• Capacité à assurer le bon déroulement des événements, réunions, activités des employés et visites de la direction avec professionnalisme, fiabilité et attention.
• Un jugement sûr, de la discrétion et une grande fiabilité dans le traitement des informations confidentielles ou sensibles.
• Des compétences pratiques en résolution de problèmes et la capacité de réagir avec calme, positivité et efficacité aux imprévus liés au bureau ou aux événements.
• Maîtrise des outils bureautiques courants tels que la messagerie électronique, les systèmes d'agenda, les tableurs, les logiciels de traitement de texte et les plateformes de communication interne.

Autres exigences :

Ne postulez que si vous résidez à Montréal (ou dans les environs) et que vous souhaitez faire partie d’une culture dynamique et très engagée au bureau.

Chez Explorance, nous prenons l’inclusion à cœur et la vivons chaque jour. Nous mettons l’humain au premier plan dans tout ce que nous faisons et sommes fiers de notre authenticité et de notre culture de l’inclusion. Nous encourageons donc les personnes de toute race, religion, ethnie, identité de genre, orientation sexuelle, âge, statut d’immigration, handicap ou autres caractéristiques protégées par la loi à postuler. Nous prenons nos décisions en matière d’emploi sans tenir compte de ces caractéristiques. Et pour garantir un espace de travail sûr à tous nos employés, tout emploi est subordonné à la réception d’une vérification satisfaisante des antécédents et des références.

À propos d’Explorance
Explorance permet aux organisations de disposer d’analytique de données au service du feedback organisationnel nouvelle génération afin d’accélérer la transition de l’information à l’action, encourageant ainsi la philosophie du « Feedback for the brave » pour stimuler l’objectif, l’impact, et la croissance.

Forte de ses 20 ans d’expertise, Explorance, membre du Forum économique mondial et partenaire de confiance de 35 % des entreprises du Fortune 100 et de 25 % des meilleurs établissements d’enseignement supérieur au monde, a influencé plus de 25 millions de personnes grâce à des solutions primées telles que Blue, Metrics That Matter, et MLY.Constamment parmi les meilleurs employeurs selon le Great Places to Work Institute®, Explorance, lauréat du prix Brandon Hall AI, est également deux fois leader mondial sur le marché du feedback à 360 degrés selon Fortune Business Insights.

Pour plus d’informations, visitez explorance.com ou contactez-nous sur LinkedIn, Facebook et X.

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Join a Montreal headquartered company that helps organizations around the world create a personalized journey of impact and fulfillment for their people. Explorance offers innovative Feedback Analytics solutions because we believe that each experience matters.

Responsibilities

• Serve as the first point of contact for employees, visitors, vendors, and guests, creating a warm, professional, bilingual, and highly service-oriented front-desk experience.
• Maintain a clean, organized, comfortable, welcoming, and functional office environment that supports employee productivity and reflects a high standard of excellence.
• Oversee day-to-day office services, including supplies, meeting rooms, common areas, mail, deliveries, kitchen areas, office readiness, and general workplace needs.
• Coordinate with building management, cleaning providers, maintenance vendors, caterers, and other external service providers to ensure office needs are handled quickly and professionally.
• Handle administrative tasks such as document preparation, data entry, scheduling support, invoice processing, filing, internal coordination, and other office support activities.
• Monitor office inventory and proactively order supplies, equipment, snacks, beverages, and other materials needed to keep the office running smoothly.
• Support internal meetings, employee events, leadership visits, onboarding activities, and company gatherings by preparing rooms, materials, catering, logistics, and on-site coordination.
• Contribute to the successful execution of company events by supporting planning, vendor coordination, room setup, employee communication, supplies, guest experience, and post-event clean-up.
• Identify and resolve workplace issues proactively, taking ownership of details and following through until matters are fully addressed.
• Help create a positive employee experience by bringing energy, care, professionalism, and a genuine love of people to the office every day.

Requirements

• Previous experience in reception, office coordination, facilities support, administration, hospitality, customer service, event coordination, or a similar role.
• Bilingualism in French and English, with the ability to communicate professionally with employees, leaders, visitors, vendors, and external partners in both languages.
• Strong organizational skills, with the ability to manage multiple tasks, requests, events, priorities, and details throughout the day.
• A genuine love of people, with a positive, welcoming, generous, and service-minded approach to supporting others.
• High standards and an excellence-oriented mindset, with pride in creating an office environment that is polished, thoughtful, and well run.
• Demonstrated ability to work autonomously, take initiative, anticipate needs, and follow through without requiring close supervision.
• Strong attention to detail and commitment to maintaining a clean, comfortable, organized, and high-quality workplace.
• Ability to support office events, meetings, employee activities, and leadership visits with professionalism, reliability, and care.
• Good judgment, discretion, and reliability when handling confidential or sensitive information.
• Practical problem-solving skills and the ability to respond calmly, positively, and effectively to unexpected office or event-related needs.
• Proficiency with common office tools such as email, calendar systems, spreadsheets, document tools and workplace communication platforms.

Other Requirements:

Only apply if you are a Montreal (or surroundings) resident that is interested in being part of a vibrant and highly engaged at-the-office culture. 

At Explorance, we take inclusion to heart and live it each day. We put the ‘human’ first in everything we do and take pride in our authenticity and culture of inclusion. We therefore encourage persons of any race, religion, ethnicity, gender identity, sexual orientation, age, immigration status, disability or other applicable legally protected characteristics to apply. We make employment-related decisions without regard to any of these characteristics. And to ensure a safe workspace for all our employees, all employment is contingent upon receipt of a satisfactory background and reference check.

About Explorance

Explorance empowers organizations with next-generation feedback analytics to accelerate the insight-to-action cycle, encouraging the philosophy of “Feedback for the brave” to drive purpose, impact, and growth.

Bringing 20 years of expertise, Explorance, a member of the World Economic Forum and a trusted partner for 35% of Fortune 100 companies and 25% of the world’s top higher education institutions, has influenced over 25 million individuals with award-winning solutions like Blue, Metrics That Matter, and MLY.
Consistently among the top employers by the Great Places to Work Institute®, Explorance, a Brandon Hall AI award winner, is also a two-time Global Leader in the 360-degree feedback market by Fortune Business Insights.

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